Thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh

Trong quá trình kinh doanh, chuyển đổi địa chỉ trụ sở công ty đã không còn là một vấn đề xa lạ, nhất là trong điều kiện kinh tế như hiện nay. Tuy nhiên, chuyển đổi trụ sở công ty trong cùng một tỉnh thành khác tỉnh thành có khác nhau không? Các bước để chuyển đổi là gì? là câu hỏi được rất nhiều chủ thể thắc mắc. Trong khuôn khổ bài viết dưới đây, hãy cùng Luật sư X tìm hiểu Thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh nhé. 

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2014
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP
• Nghị định số 50/2016/NĐ-CP

Nội dung tư vấn

1.Trụ sở công ty là gì?

Trụ sở có thể hiểu là nơi để doanh nghiệp trực tiếp giao dịch và vận hành hoạt động kinh doanh hay các hoạt động pháp lí với cơ quan nhà nước. Trụ sở công ty chính là thông tin quan trọng và cần thiết nhất thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Do đó khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có sự thay đổi, doanh nghiêp cần làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty phù hợp theo quy định của pháp luật.

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định về trụ sở của doanh nghiệp như sau: 

Điều 43. Trụ sở chính của doanh nghiệp
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Theo quy định trên, thì hai công ty có thể được đăng ký cùng một địa điểm làm trụ sở chính chỉ cần đó là địa chỉ thật và chính xác. Luật Doanh nghiệp không hề cấm việc hai doanh nghiệp cùng đăng kí một địa chỉ cho trụ sở công ty.

Tuy nhiên, để thuận lợi khi đăng ký địa điểm kinh doanh, tránh nhầm lẫn khi giao dịch với khách hàng sau này, cũng như các tranh chấp không đáng có trong quá trình vận hành công ty, các bên phải làm rõ ranh giới trụ sở, tài sản, trách nhiệm giữa hai doanh nghiệp, giám sát hoạt động của người đại diện theo pháp luật.

Luật doanh nghiệp 2014 hiện nay đã có những quy định rõ ràng tiến bộ và cởi mở hơn so với luật doanh nghiệp 2005. Quy định về cách đặt địa chỉ công ty phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong luật doanh nghiệp 2005 đã được loại bỏ. Điều đó cởi bỏ và giảm bớt thủ tục hành chính không đáng có và phiền hà cho doanh nghiệp.

2.Thủ tục chuyển địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh.

Để có thể hoàn thiện việc chuyển địa chỉ công ty khác tỉnh, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau: 

Bước 1: Thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm.

Theo quy định tại điều 40 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, quy định về đăng kí thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp thì: 

Điều 40: Đăng kí thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

1.Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Cụ thể:

• Làm hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế. Hồ sơ bao gồm:
  • Tờ khai điều chỉnh thông tin thuế
  • Quyết định chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần
  • Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
• Nộp lên chi cục thuế tại cả địa chỉ đặt trụ sở cũ và địa chỉ đặt trụ sở mới.
  • Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Chi cục thuế Tinh cũ của công ty.
  • Sau khi chi cục thuế tỉnh cũ của công ty ra thông báo về việc chuyển cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp sẽ đem thông báo này qua cơ quan thuế tỉnh mới để cơ quan thuế tỉnh mới tiếp nhận quản lý.
• Nhận kết quả. 

Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc sở kế hoạch đầu tư Tỉnh nơi có địa chỉ mới.

• Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo quy định, gồm:
  • Thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
  • Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;
  • Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
  • Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
  • Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh (bản gốc)
  • Thông báo về việc sử dụng con dấu mới.
• Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh và nhận biên nhận hồ sơ;
• Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên
• Nhận kết quả thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh.

Bước 3:  Công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công nhận địa chỉ công ty mới, doanh nghiệp phải thực hiện Công bố thông tin – đây là thủ tục bắt buôc khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Một số công việc sau khi hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác tỉnh.

• Thứ nhất là về con dấu. Nếu thay đổi địa điểm công ty đến một khác, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thực hiện thủ tục khắc lại con dấu và công bố lại việc sử dụng con dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Thứ hai, về hóa đơn công ty. Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh mới, doanh nghiệp cần: 
  • Trường hợp 1: Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn cũ.
    • Nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế
    • Nộp Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng
    • Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn
    • Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi
  • Trường hợp 2: Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn mới.
    • Nộp thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế
    • Nộp thông báo phát hành hóa đơn mới.

Hy vọng bài viết hữu ích cho quý độc giả!

Khuyến nghị 

1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ doanh nghiệp tại Việt Nam.
2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay 0833102102