Xin chào Luật sư X. Gia đình tôi có tổ chức cuộc họp gia đình. Trong cuộc họp có thỏa thuận về việc phân chia tài sản. Hiện nay, gia đình chúng tôi muốn công chứng biên bản họp gia đình này. Vậy xin Luật sư cho tôi biết về Thủ tục công chứng biên bản họp gia đình thực hiện như thế nào? Tôi rất mong nhận được phản hồi sớm nhất từ phía luật sư. Trân trọng cảm ơn.
Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho Luật Sư X. Với thắc mắc của bạn chúng tôi xin được đưa ra quan điểm tư vấn về Thủ tục công chứng biên bản họp gia đình thực hiện như thế nào? như sau:
Nội dung tư vấn
Biên bản họp gia đình là gì?
Biên bản họp gia đình là một dạng văn bản thường được sử dụng trong những buổi họp gia đình để thỏa thuận hợp tác về những quyền lợi giữa những thành viên với nhau, thường là trong trường hợp phân chia tài sản, quyền sử dụng đất,… Theo đó, do đặc thù thỏa thuận hợp tác và đưa ra quyết định hành động thống nhất giữa những thành viên nên biên bản họp gia đình cần phải được lập khi có sự tham gia vừa đủ của những thành viên có liên quan.
Đồng thời, để biên bản họp gia đình có tính pháp lý thì biên bản họp gia đình phải được sự xác nhận của cơ quan có thẩm quyền hay nói cách khác là được thực hiện thủ tục công chứng biên bản họp gia đình tại các tổ chức hành nghề công chứng theo đúng quy định pháp luật về Luật Công chứng.
Thủ tục công chứng biên bản họp gia đình thực hiện như thế nào?
Thủ tục công chứng biên bản họp gia đình thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người có yêu cầu sẽ chuẩn bị đủ 01 bộ hồ sơ, bao gồm những giấy tờ, tài liệu như sau :
- Biên bản họp gia đình có vừa đủ người tham gia;
- Phiếu yêu cầu công chứng: có liệt kê những thông tin như họ tên, địa chỉ của người nộp, nội dung công chứng biên bản họp gia đình, hạng mục giấy tờ, tài liệu có liên quan,…
- Bản sao CMND hoặc CCCD hoặc hộ khẩu của những thành viên;
- Bản sao giấy ghi nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản (Nếu thỏa thuận hợp tác có liên quan đến gia tài);
- Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).
Sau đó, người có yêu cầu nộp hồ sơ tại trụ sở tổ chức triển khai hành nghề công chứng, đó là phòng công chứng, văn phòng công chứng.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và thụ lý hồ sơ
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ. Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ và hợp lệ thì sẽ được tiếp nhận và ghi vào sổ công chứng.
Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng không hợp lệ thì Công chứng viên yêu cầu nộp bổ sung hồ sơ. Nếu hồ sơ vẫn tiếp tục không hợp lệ thì Công chứng viên hoàn toàn có thể từ chối tiếp nhận hồ sơ và nêu rõ lý do từ chối.
Bước 3: Hướng dẫn quy định
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu một số thông tin pháp lý của thủ tục công chứng, triển khai biên bản, quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm cũng như ý nghĩa, hậu quả pháp lý của những người yêu cầu khi tham gia thỏa thuận trong biên bản này .
Bước 4: Làm rõ các vấn đề (nếu có) và kiểm tra dự thảo biên bản họp gia đình
Trường hợp công chứng viên phát hiện có căn cứ cho rằng hồ sơ còn một số yếu tố chưa rõ hay không tương thích pháp lý thì có quyền yêu cầu người nộp làm rõ hoặc đề xuất xác định, giám định. Nếu người yêu cầu không thực hiện được thì có quyền phủ nhận công chứng.
Công chứng viên kiểm tra dự thảo biên bản họp gia đình có bảo vệ tương thích với những điều kiện kèm theo theo pháp luật của pháp lý, đạo đức hay không. Trường hợp không tương thích thì hoàn toàn có thể yêu cầu kiểm soát và điều chỉnh.
Bước 5: Trả kết quả công chứng
Nếu người yêu cầu đồng ý chấp thuận nội dung dự thảo thì thực thi ký xác nhận. Đồng thời xuất trình bản chính những giấy tờ, tài liệu cho Công chứng viên.
Sau khi đã so sánh, đối chiếu thì Công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của biên bản họp gia đình được công chứng.
Cuối cùng, người yêu cầu sẽ được trả kết quả công chứng sau khi hoàn thành thủ tục công chứng biên bản họp gia đình.
Nội dung biên bản họp gia đình gồm những gì?
Biên bản họp gia đình có thể được soạn theo nhiều dạng khác nhau. Trong đó, nội dung của biên bản họp gia đình cần có những nội dung sau đây :
- Có quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng năm;
- Các thông tin của thành viên tham gia như họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND hoặc CCCD, … ;
- Ghi chép lại những quan điểm được nêu ra trong cuộc họp;
- Các thông tin quan trọng của cuộc họp như về gia tài, thừa kế, đất đai, …
- Biểu quyết của những thành viên về những nội dung được đưa ra;
- Kết luận thống nhất ở đầu cuối giữa những thành viên ;
- Khẳng định tính pháp lý của biên bản họp gia đình dựa trên sự xác nhận thông tin, tự nguyện của tổng thể thành viên;
- Chữ ký của người viết biên bản.
Lưu ý: về việc cần công chứng biên bản họp gia đình thì cần có thêm xác nhận của tổ chức triển khai hành nghề công chứng sau khi đã triển khai xong thủ tục công chứng.
Thông tin liên hệ Luật sư X
Trên đây là tư vấn của Luật sư X về Thủ tục công chứng biên bản họp gia đình thực hiện như thế nào?. Chúng tôi hi vọng bạn có thể vận dụng kiến thức trên. để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn; giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến các dịch vụ liên quan đến tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp; giải thể công ty, giải thể công ty tnhh 1 thành viên, tạm dừng công ty;…. của Luật sư X, hãy liên hệ: 0833102102. Hoặc qua các kênh sau:
- Facebook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Người viết cũng như những người có trách nhiệm liên quan cần lưu ý về biên bản họp gia đình.
– Người viết phải lắng nghe lời nói của những người tham gia để ghi chép lại. Cần nhớ và ghi lại ý chính để tiết kiệm thời gian, có sự tập trung tốt hơn.
– Nội dung trong biên bản là nội dung trọng tâm. Nếu là thông tin để biết, chỉ cần ghi ý là đủ; nếu thông tin quan trọng thì cần ghi chi tiết hơn.
– Người viết cần linh hoạt trong việc thay đổi cấu trúc câu, sử dụng câu ngắn gọn; đảm bảo ngắn gọn nhưng đủ và đúng ý. Một số từ có thể được viết tắt.
Theo khoản 4 Điều 57 Luật Công chứng năm 2014, quy định:
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.
Có thể thấy, nếu xem biên bản họp gia đình như một văn bản thỏa thuận phân chia di sản giữa những người thừa kế di sản do người đã mất để lại thì để văn bản này có hiệu lực pháp lý buộc phải qua thủ tục công chứng hoặc chứng thực và phải có mặt của tất cả những người thừa kế.
Căn cứ theo quy định tại Điều 656 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về họp mặt những người thừa kế như sau:
Họp mặt những người thừa kế
1. Sau khi có thông báo về việc mở thừa kế hoặc di chúc được công bố, những người thừa kế có thể họp mặt để thỏa thuận những việc sau đây:
a) Cử người quản lý di sản, người phân chia di sản, xác định quyền, nghĩa vụ của những người này, nếu người để lại di sản không chỉ định trong di chúc;
b) Cách thức phân chia di sản.
2. Mọi thỏa thuận của những người thừa kế phải được lập thành văn bản
Theo đó, biên bản họp gia đình phân chia đi sản thừa kế chỉ được tiến hành khi có mặt của tất cả những người thừa kế.
