Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo quy định pháp luật

Vì nhiều lý do khác nhau mà doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty. Tuy nhiên, thủ tục này gồm nhiều bước phức tạp và tốn nhiều thời gian. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty nhanh chóng và đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ:

  • Luật doanh nghiệp 2014
  • Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
  • Thông tư số 95/2016/TT- BTC

Nội dung tư vấn

Trụ sở của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, nơi hoạt động của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có sự thay đổi, doanh nghiêp cần làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty phù hợp theo quy định của pháp luật.

Theo đó, pháp luật quy định về các bước thực hiện thay đổi địa chỉ công ty gồm những thủ tục sau:

  1. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
  2. Thay đổi thông tin đăng ký thuế

1. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Bước 1: Lựa chọn địa chỉ trụ sở công ty phù hợp với quy định của pháp luật

Trước hết, để thực hiện thủ thủ tục thay đổi địa chỉ, công ty phải lựa chọn địa chỉ trụ sở mới.

Cần chú ý rằng việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Khi tiến hành thay đổi trụ sở chính của công ty, xác định rõ phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương của nơi đặt trụ sở mới để tiến hành thay đổi địa chỉ chính thuận lợi.

Lưu ý: Trụ sở chính của doanh nghiệp không được là nhà chung cư, nhà tập thế trừ khi chứng minh được mục đích sử dụng theo quy hoạch xây dựng là toà nhà văn phòng, hoặc có quyền sử dụng hợp pháp thông qua Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Để thực hiện thủ tục tại cơ quan hành chính, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tài liệu hợp lệ. Thành phần hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở bao gồm:

  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty
  • Biên bản họp về việc đổi địa chỉ trụ sở (đối với công ty cổ phần, công ty hợp danh và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên)
  • Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
  • Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ – trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
  • Thông báo về việc sử dụng con dấu mới – nếu con dấu cũ có khắc địa chỉ công ty

Lưu ý: Đối với con dấu khắc mới theo quy định pháp luật doanh nghiệp hiện hành doanh nghiệp không nên khắc quận của trụ sở công ty lên con dấu để tránh sau này có sự thay đổi lại phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu pháp nhân công ty.

  • Giấy đề nghị công bố thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp
  • Văn bản khác liên quan đến việc thay đổi địa chỉ

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bước tiếp theo phải nộp đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Cụ thể, cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục thay đổi trụ sở là Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở. Bộ phận thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký kinh doanh  là Bộ phận một cửa – Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch & Đầu tư tỉnh/ thành phố.

Lưu ý: Tại địa bàn thành phố Hà Nội thì sẽ bắt buộc phải nộp hồ sơ qua mạng tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Nếu nộp trực tiếp sẽ bị từ chối.

Bước 4: Công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở Kế hoạch đầu tư doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy phép chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công nhận địa chỉ công ty mới.

Sau đó, doanh nghiệp phải thực hiện Công bố thông tin – đây là thủ tục bắt buôc khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp nên thực hiện công bố thông tin thay đổi đúng hạn để tránh bị xử lý vi phạm hành chính, gây ảnh hưởng về công việc kinh doanh của công ty.

2. Thay đổi thông tin đăng ký thuế

Bước 1: Làm hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế

    Theo quy định tại Thông tư số 95/2016/TT- BTC, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

    • Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu số 08- MST) 
    • Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
    • 02 bản sao Giấy phép kinh doanh mới của doanh nghiệp

    Bước 2: Nộp tại cơ quan thuế có thẩm quyền

    Doanh nghiệp nộp trực tiếp tại Chi cục thuế quận cũ của công ty. Sau khi chi cục thuế quận cũ của công ty ra Thông báo về việc chuyển cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp sẽ đem thông báo này qua cơ quan thuế quận mới để cơ quan thuế quận mới tiếp nhận quản lý.

    Bước 3: Nhận kết quả

    Trong vòng 10 – 15 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ lên Chi cục thuế, cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế. Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan thuế thông báo bằng văn bản và hướng dẫn doanh nghiệp thay đổi, bổ sung hồ sơ.

    Lưu ý: Sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở tại cơ quan thuế, doanh nghiệp cần xử lý hóa đơn cũ sau khi thay đổi nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc kinh doanh, tạo sự minh bạch rõ ràng:

    1. Làm lại biển đặt tại trụ sở công ty
    2. Xử lý hoá đơn cũ sau khi thay đổi:
    • Trong quá trình làm hồ sơ chuyển quận bên thuế, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn.
    • Trường hợp, hóa đơn theo địa chỉ cũ vẫn còn, doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng thì phải làm thông báo hủy hóa đơn nộp lên Cơ quan thuế và khi đặt in hóa đơn

    Hy vọng bài viết hữu ích đối với bạn

    Trân trọng.

    Khuyến nghị

    1. LSX là thương hiệu hàng đầu về Dịch vụ doanh nghiệp tại Việt Nam
    2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay