Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế như thế nào?

Trong thời đại công nghệ hóa, kỹ thuật điện tử đang không ngừng phát triển như hiện nay. Việc sử dụng hóa đơn điện tử ngày được phổ biến rộng rãi với các tính năng mà nó mang đến khi cung cấp được đủ những thông tin từ người bán, từ người cung cấp hóa đơn mà còn nhanh chóng được in ấn, phát hành tạo sự tiện lợi cho người bán cũng như người mua. Sau đây, Luật sư X cung cấp đến quý đọc giả những thông tin về sử dụng hóa đơn điện tử theo các chính sách được Nhà nước thi hành cũng như hướng dẫn thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Mời quý đọc giả đón xem ngay nhé!

Căn cứ pháp lý

Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thông tư 32/2011/TT-BTC

Quy định bắt buộc khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được hiểu là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Vậy sử dụng hóa đơn điện tử có quy định bắt buộc gì? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu ngay nhé!

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử vừa góp phần giảm thời gian, chi phí về hoá đơn cho doanh nghiệp, vừa góp phần hạn chế các hành vi gian lận về hoá đơn, vừa giảm thời gian làm thủ tục hành chính về hóa đơn. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, theo đó, hoá đơn giấy truyền thống chỉ được sử dụng đến hết ngày 30.6.2022. Từ ngày 1.7.2022, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT).

Đối tượng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức. Đảm bảo hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý thì trên hóa đơn điện tử phải bao gồm những nội dung, thông tin sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có mã số thuế);

– Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT;

– Tổng số tiền thanh toán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

– Mã của cơ quan thuế với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung liên quan khác (nếu có).

Đồng thời, căn cứ tại khoản 2 Điều 46 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về đối tượng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử cụ thể:

1. Tổng cục Thuế là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương. Cục Thuế, Chi cục Thuế cung cấp thông tin đối với đề nghị của cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp.

2. Các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm:

a) Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ;

b) Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường;

c) Các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng;

d) Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

đ) Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Như vậy theo quy định trên những đối tượng sau sử dụng thông tin hóa đơn điện tử:

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ.

– Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.

– Các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng.

– Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

– Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Như đã đề cập, từ ngày 01/7/2022, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ sử dụng hóa đơn điện tử. Để sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức cần đáp ứng những điều kiện gì? Dưới đây Luật sư X cung cấp đến quý đọc giả những thông tin về điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Và theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn chứng từ, hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Để thực hiện sử dụng HĐĐT, người nộp thuế cần chuẩn bị điều kiện như sau:

Người nộp thuế theo phương pháp kê khai cần chuẩn bị máy tính/thiết bị thông minh (điện thoại thông minh, máy tính bảng) có kết nối mạng internet, chữ ký số và phần mềm lập HĐĐT đáp ứng quy định về việc lập hoá đơn theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và Quyết định số 1450/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế quy định thành phần dữ liệu nghiệp vụ và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế.
Người nộp thuế theo phương pháp khoán cần chuẩn bị máy tính/thiết bị thông minh (điện thoại thông minh, máy tính bảng) có kết nối mạng internet.
Trước khi sử dụng HĐĐT, người nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 NĐ123 và được cơ quan thuế gửi thông báo điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến người nộp thuế về việc chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.
Cùng với đó, người nộp thuế theo phương pháp khoán gửi đề nghị cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải kê khai, nộp thuế cho phần phát sinh của hóa đơn trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn.

Lưu ý, trước khi đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế, trường hợp người nộp thuế có thông báo của cơ quan thuế về việc áp dụng HĐĐT theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nhưng chưa đảm bảo các điều kiện nêu trên thì phải có phương án triển khai ngay phần mềm HĐĐT theo quy định và có phản hồi, trao đổi với cơ quan thuế quản lý để thống nhất việc áp dụng HĐĐT.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế năm 2023

Có thể nói hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp. Để cho việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Thủ tục đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 49 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

(1) Đăng ký mới, bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử

Đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/CCTT-ĐK.
Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Tổng cục Thuế thực hiện việc đăng ký mới hoặc bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử và thông báo kết quả theo Mẫu số 01/CCTT-NT cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản. Trường hợp có các nội dung thông tin không được chấp nhận đăng ký mới hoặc bổ sung thì phải nêu rõ lý do.

(2) Thủ tục đăng ký mới tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng hoặc thu hồi tài khoản theo Mẫu số 01/CCTT-ĐK;
Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Tổng cục Thuế thực hiện việc cấp tài khoản mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng của tài khoản hoặc thu hồi tài khoản và thông báo cho bên sử dụng thông tin bằng văn bản. Trường hợp không chấp nhận đăng ký tài khoản hoặc không bổ sung thời hạn sử dụng của tài khoản phải nêu rõ lý do.

Các tài khoản đăng ký mới cấp cho từng cá nhân được thông báo bằng hình thức gửi thư điện tử hoặc gửi tin nhắn từ các địa chỉ, số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức;

Thời hạn sử dụng tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử đối với cả trường hợp đăng ký mới và bổ sung thời hạn sử dụng là 24 tháng hoặc do bên sử dụng thông tin đề nghị nhưng không quá 24 tháng tính từ ngày Tổng cục Thuế gửi văn bản thông báo kết quả đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin.

Trước thời điểm hết thời hạn sử dụng 30 ngày, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo cho cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản về việc chuẩn bị hết thời hạn sử dụng. Việc thông báo được thực hiện dưới hình thức thư điện tử hoặc tin nhắn từ các địa chỉ, số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức.

(3) Đăng ký mới sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động

Đầu mối đăng ký của cơ quan kiểm tra gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng hoặc thu hồi hiệu lực sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động theo Mẫu số 01/CCTT-NT;
Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Tổng cục Thuế thực hiện việc đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng hoặc thu hồi hiệu lực sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động và thông báo kết quả cho đầu mối đăng ký của cơ quan kiểm tra bằng văn bản. Trường hợp không chấp nhận đăng ký sử dụng hoặc bổ sung thời hạn sử dụng phải nêu rõ lý do;
Thời hạn sử dụng hình thức nhắn tin của số điện thoại di động đối với cả trường hợp đăng ký mới và bổ sung thời hạn sử dụng là 24 tháng hoặc do bên sử dụng thông tin đề nghị nhưng không quá 24 tháng tính từ ngày Tổng cục Thuế gửi văn bản thông báo kết quả đăng ký mới hoặc bổ sung thời hạn sử dụng cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin.

Trước thời điểm hết thời hạn sử dụng 30 ngày, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản về việc chuẩn bị hết thời hạn sử dụng. Việc thông báo được thực hiện dưới hình thức thư điện tử hoặc tin nhắn từ các địa chỉ, số điện thoại do Tổng cục Thuế công bố chính thức.

(4) Đăng ký kết nối, dừng kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử để sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị kết nối hoặc dừng kết nối với Cổng thông tin điện tử theo Mẫu số 01/CCTT-KN;
Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị, Tổng cục Thuế thông báo cho đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin bằng văn bản về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đề nghị của bên sử dụng thông tin, trường hợp không chấp nhận đề nghị phải nêu rõ lý do;
Đối với trường hợp chấp nhận kết nối hệ thống: Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo, Tổng cục Thuế cử đoàn khảo sát đến địa điểm, cơ sở vật chất triển khai hệ thống thông tin của bên sử dụng thông tin để kiểm tra việc đáp ứng các yêu cầu.
Trường hợp biên bản kết luận của đoàn khảo sát xác nhận hệ thống thông tin của bên sử dụng thông tin đáp ứng các yêu cầu thì trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, Tổng cục Thuế thông báo bằng văn bản với bên sử dụng thông tin về việc đủ điều kiện kết nối và phối hợp tiến hành kết nối các hệ thống để cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử;
Trường hợp biên bản kết luận của đoàn khảo sát xác nhận hệ thống thông tin của bên sử dụng thông tin không đáp ứng các yêu cầu thì trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, Tổng cục Thuế thông báo bằng văn bản với bên sử dụng thông tin về việc không đủ điều kiện kết nối với Cổng thông tin điện tử.
Đối với trường hợp chấp nhận dừng kết nối hệ thống: kể từ ngày gửi thông báo, Tổng cục Thuế phối hợp với bên sử dụng thông tin tiến hành dừng kết nối các hệ thống.

Mẫu đăng ký hóa đơn điện tử 01ĐKTĐ/HĐĐT

Mời quý đọc giả tham khảo và tải xuống ngay mẫu đăng ký hóa đơn điện tử 01ĐKTĐ/HĐĐT dưới đây:

Loading…

Taking too long?

Reload document

Open in new tab

Download [54.50 KB]

Mời các bạn xem thêm bài viết

Thông tin liên hệ

Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế năm 2023”. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến dịch vụ tư vấn pháp lý như Thừa kế đất đai cần được giải đáp, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833.102.102 để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.

FB: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp

Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không?

Khi bạn xuất hoá đơn điện tử có nghĩa là bạn đã ban hành đó nên ngày ký hoá đơn với ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau (đối với hoá đơn giấy là ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống). Tuy nhiên hiện tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định chính thức về vần đề ngày ký trên hoá đơn và ngày xuất hoá đơn phải trùng nhau hay không

Có phải in HĐĐT ra giấy rồi lưu như hóa đơn giấy không?

– Theo căn cứ của Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.
Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.
– Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu.
– Vì hoá đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, …
– Chỉ in ra giấy trong trường người mua muốn sử dụng bản thể hiện của hoá đơn điện tử để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.

Người mua hàng có cần ký số vào hóa đơn điện tử không?

– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế: nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu.. thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).
– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.
– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.

5/5 - (1 bình chọn)

Liên hệ để được hỗ trợ tốt nhất

Liên hệ và gửi thông tin vụ việc

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử Đối tượng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử Mẫu đăng ký hóa đơn điện tử 01ĐKTĐ/HĐĐT Quy định bắt buộc khi sử dụng hóa đơn điện tử Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế năm 2023