Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi xây dựng một cơ chế để bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan, bao gồm nhà cung cấp, nhân viên và đối tác kinh doanh. Nhằm đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện theo đúng thỏa thuận và giúp tạo lòng tin và sự ổn định trong quan hệ kinh doanh. Thực hiện quy trình thanh toán ủy nhiệm chi giúp tăng cường khả năng quản lý và hiệu suất của tổ chức. Nó giúp tạo ra sự cấu trúc và tổ chức trong hoạt động tài chính và thanh toán, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực của tổ chức. Vậy, quy tình thanh toán ủy nhiệm chi diễn ra như thế nào năm 2023? Mời quý đọc giả theo dõi bài viết dưới đây của LSX.
Căn cứ pháp lý
Ủy nhiệm chi là gì?
Ủy nhiệm chi được hiểu là một loại văn bản pháp lý mà một người (được gọi là người uỷ quyền) ủy quyền cho một người khác (được gọi là người được uỷ quyền) để hoạt động thay mặt mình trong các vấn đề pháp lý hoặc tài chính. Điều này cho phép người được uỷ quyền thực hiện các hành động và quyết định thay mặt cho người uỷ quyền, như ký kết hợp đồng, quản lý tài sản, giao dịch ngân hàng, hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến tài sản của người uỷ quyền. Ủy nhiệm chi có thể có giới hạn với một số hành động cụ thể hoặc được uỷ quyền rộng rãi để đại diện cho tất cả các quyền và trách nhiệm của người uỷ quyền. Nó có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, bao gồm khi người uỷ quyền không có thể hiện hoặc không thể hoạt động một cách độc lập, hoặc khi người uỷ quyền muốn ủy quyền quyền lực cho người khác để giúp đỡ trong việc quản lý tài sản hoặc các vấn đề pháp lý.
Theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 46/2014/TT-NHNN, dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi là việc ngân hàng thực hiện yêu cầu của bên trả tiền trích một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để trả hoặc chuyển tiền cho bên thụ hưởng. Bên thụ hưởng có thể là bên trả tiền.
Ủy nhiệm chi gồm có những loại nào?
Ủy nhiệm chi là một công cụ hữu ích để bảo vệ và quản lý tài sản của một người khi họ không có khả năng hoặc mong muốn tự mình thực hiện các hành động pháp lý. Tuy nhiên, việc ủy nhiệm chi cần được thực hiện cẩn thận và theo quy định pháp luật của từng quốc gia để đảm bảo rằng quyền lợi của người uỷ quyền được bảo vệ và không bị lạm dụng. Vậy ủy nhiệm chi bao gồm những hình thức nào, LSX sẽ làm rõ thông qua nội dung dưới đây:
Hiện nay khách hàng có thể sử dụng mẫu ủy nhiệm chi online hoặc mẫu ủy nhiệm chi được in sẵn tại quầy giao dịch ngân hàng.
Ủy nhiệm chi online
Ủy nhiệm chi online là mẫu ủy nhiệm chi được in trực tiếp từ trên website của ngân hàng xuống. Theo đó khách hàng chỉ cần truy cập vào website ngân hàng, điền theo form thông tin có sẵn trên website và in ra mang đến ngân hàng.
Ủy nhiệm chi tại quầy
Nếu như không muốn viết ủy nhiệm chi online thì bạn có thể ra các quầy giao dịch của ngân hàng đễ lấy các mẫu giấy ủy nhiệm chi để viết trực tiếp. Với những khách hàng có giao dịch thường xuyên thì ngân hàng thường sẽ cho khách hàng một quyển ủy nhiệm chi để chủ động viết nội dung trước nhằm tiết kiệm thời gian.
Thông thường uỷ nhiệm chi sẽ có 2 liên, bao gồm:
– Liên 1: Ngân hàng giữ lại
– Liên 2: Sau khi ngân hàng xác nhận sẽ đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp căn cứ làm hạch toán
Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi diễn ra như thế nào năm 2023?
Ủy nhiệm chi có những ưu, nhược điểm gì?
Ủy nhiệm chi cũng như những phương thức thanh toán khác cũng có những ưu, nhược điểm. Sự lựa chọn giữa ủy nhiệm chi và các phương thức thanh toán khác phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể và sự tiện lợi, tin cậy, an toàn và giới hạn của từng phương thức trong trường hợp đó. Thanh toán bằng hình thức ủy nhiệm chi sẽ có thuận lợi, ưu nhược điểm riêng. Tùy theo nhu cầu và tình hình thực tế khách hàng có thể cân nhắc sử dụng.
Ưu điểm thanh toán bằng ủy nhiệm chi
– Quá trình thanh toán được kiểm soát chặt chẽ bởi ngân hàng nên ít có sai sót.
– Hình thức thanh toán đơn giản và nhanh chóng.
– Khách hàng ủy quyền cho ngân hàng thanh toán trực tiếp cho người thụ hưởng
Nhược điểm thanh toán bằng ủy nhiệm chi
– Người ủy quyền thanh toán ủy nhiệm chi sẽ phải trả cho ngân hàng một khoản phí.
– Ngân hàng sẽ từ chối thực hiện giao dịch nếu như trong tài khoản của người ủy quyền không có đủ tiền để chi trả theo nội dung trên giấy ủy nhiệm chi. Do đó quá trình thanh toán có thể bị chậm trễ.
Các nội dung trên mẫu chứng từ ủy nhiệm chi
Căn cứ Khoản 1 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN quy định Mẫu chứng từ ủy nhiệm chi bao gồm các yếu tố chính sau:
– Chữ lệnh chi (hoặc ủy nhiệm chi), số chứng từ;
– Ngày, tháng, năm lập ủy nhiệm chi;
– Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên trả tiền;
– Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền;
– Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng;
– Tên ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng;
– Nội dung thanh toán;
– Số tiền thanh toán bằng chữ và bằng số;
– Ngày, tháng, năm ủy nhiệm chi có giá trị thanh toán;
– Chữ ký (chữ ký tay đối với chứng từ giấy và chữ ký điện tử đối với chứng từ điện tử) của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền và chữ ký những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật; dấu đơn vị (nếu có).
Ngân hàng được quy định thêm các yếu tố trên ủy nhiệm chi cho phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù hoạt động của đơn vị mình nhưng phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.
Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi diễn ra như thế nào năm 2023?
Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi là một quy trình quản lý tài chính và thanh toán trong các tổ chức, công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận. Góp phần giúp kiểm soát và quản lý tài chính của tổ chức theo cách có hệ thống, nó đảm bảo rằng các khoản thanh toán chỉ được thực hiện khi có các tài liệu và thông tin cần thiết, giúp tránh lãng phí và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả. Ngân hàng xây dựng, ban hành quy trình nội bộ thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi, đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác, an toàn và đầy đủ các bước sau:
* Lập, giao nhận ủy nhiệm chi
Bên trả tiền lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản thanh toán) để trích tài khoản trả cho bên thụ hưởng. Ngân hàng hướng dẫn khách hàng lập, phương thức giao nhận ủy nhiệm chi tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định tại Thông tư này và các quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.
* Kiểm soát ủy nhiệm chi
Khi nhận được ủy nhiệm chi, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, cụ thể:
– Đối với chứng từ giấy: Chứng từ phải được kiểm soát đầy đủ, chặt chẽ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, trong đó: Chứng từ phải lập đúng mẫu, đủ số liên để hạch toán và lưu trữ. Chứng từ phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố, khớp đúng nội dung giữa các liên, có đủ chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng và ngân hàng trên tất cả các liên. Chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng trên chứng từ phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng nơi mở tài khoản.
– Đối với chứng từ điện tử: Ngân hàng phải kiểm soát nội dung chứng từ, thông tin kỹ thuật (chữ ký điện tử, tính hợp lệ của bên khởi tạo dữ liệu, loại, khuôn dạng dữ liệu, mã chứng từ,…) theo đúng quy định về chứng từ điện tử.
– Ngân hàng phải kiểm tra số dư trên tài khoản thanh toán và khả năng thanh toán của bên trả tiền.
Nếu ủy nhiệm chi không hợp pháp, hợp lệ hoặc không được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng báo cho bên trả tiền để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho bên trả tiền.
* Xử lý chứng từ và hạch toán
– Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền:
Sau khi kiểm soát, nếu ủy nhiệm chi hợp pháp, hợp lệ và được đảm bảo khả năng thanh toán thì xử lý:
+ Nếu bên thụ hưởng và bên trả tiền có tài khoản thanh toán cùng ngân hàng thì chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng.
+ Nếu bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, báo Nợ cho bên trả tiền và lập lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp.
– Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:
Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng tiến hành kiểm soát chứng từ và xử lý:
+ Nếu lệnh chuyển tiền hợp pháp, hợp lệ, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng phải hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng và báo Có cho bên thụ hưởng.
+ Nếu lệnh chuyển tiền có sai sót, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng gửi yêu cầu tra soát hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền. Khi nhận được trả lời tra soát, trong thời gian tối đa 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng thực hiện lệnh chuyển tiền hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.
+ Nếu tài khoản bên thụ hưởng đã đóng, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.
– Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng:
Khi nhận được lệnh chuyển tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc, ngân hàng kiểm soát chứng từ, hạch toán vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng. Trường hợp bên thụ hưởng nhận tiền mặt xử lý như sau:
+ Nếu bên thụ hưởng là cá nhân, khi đến nhận tiền khách hàng phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp khác (sau đây gọi chung là giấy tờ tùy thân). Trong trường hợp người nhận là người được ủy quyền thì xuất trình thêm văn bản ủy quyền phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu bên thụ hưởng là tổ chức thì người đại diện cho tổ chức đến nhận tiền ngoài việc xuất trình giấy tờ tùy thân, còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp cho tổ chức đó.
+ Tối đa 15 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền đến nếu bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc ngân hàng không liên hệ được với bên thụ hưởng, ngân hàng phải lập lệnh chuyển trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.
* Ngân hàng thực hiện báo Nợ, báo Có đầy đủ, kịp thời cho khách hàng theo phương thức, thời điểm báo Nợ, báo Có đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng phù hợp với quy định của pháp luật.
(Khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN)
Một số điều cần phải lưu ý khi tiến hành giao dịch ủy nhiệm chi
Giao dịch ủy nhiệm chi là một hình thức giao dịch tài chính mà một bên (người ủy nhiệm chi) ủy quyền cho bên kia (người được ủy nhiệm chi) thực hiện các giao dịch tài chính thay mặt mình. Người ủy nhiệm chi cung cấp quyền hạn cho người được ủy nhiệm chi để thực hiện các giao dịch như rút tiền, gửi tiền, thanh toán hóa đơn, hay thực hiện các giao dịch tương tự. Giao dịch ủy nhiệm chi thường được sử dụng trong các tình huống mà người ủy nhiệm chi không thể hoặc không muốn thực hiện các giao dịch tài chính một cách trực tiếp.
Do đó, trong quá trình thực hiện giao dịch ủy nhiệm chi cần đảm bảo tính an toàn và không xảy ra sai sót. Sau đây là một số lưu ý khi tiến hành giao dịch ủy nhiệm chi:
– Trước hết, khi nhận được ủy nhiệm chi của khách hàng, ngân hàng cần phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của ủy nhiệm chi trước khi tiến hành thanh toán .
– Bên cạnh đó, ngân hàng cần phải kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng có đủ để thực hiện thanh toán không. Trường hợp không đủ thì phải bổ sung tiền vào tài khoản đảm bảo giao dịch không bị chậm trễ
– Trong trường hợp ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc tài khoản thanh toán của khách hàng không đủ để giao dịch thì ngân hàng phải thông báo cho người lập ủy nhiệm chi. Đồng thời, trả lại ủy nhiệm chi và từ chối thực hiện giao dịch thanh toán.
– Khi ủy nhiệm chi đã đầy đủ thông tin đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cũng như tài khoản của người lập ủy nhiệm chi đủ số dư để thanh toán thì ngân hàng cần phải có trách nhiệm nhanh chóng tiến hành giao dịch thanh toán cho người thụ hưởng.
– Ngân hàng không được tự ý trích tài khoản của khách hàng ngoại trừ trường hợp giữa khách hàng và ngân hàng đã có sự thỏa thuận trước bằng văn bản
Mời bạn xem thêm
- Thông tin về chế độ hỗ trợ học nghề có những gì?
- Ưu nhược điểm của đầu tư gián tiếp nước ngoài là gì?
- Đơn đề nghị ngăn chặn xuất cảnh ra nước ngoài năm 2023
Thông tin liên hệ LSX
Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi diễn ra như thế nào năm 2023?“. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến dịch vụ tư vấn pháp lý như Giấy phép bưu chính liên tỉnh cần được giải đáp, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833.102.102 để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.
- Facebook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsu
Câu hỏi thường gặp
Thông thường ủy nhiệm chi sẽ có hai liên gồm có:
Liên một: ngân hàng giữ lại.
Liên hai: Sau khi Ngân hàng xác nhận sẽ đóng dấu, sau đó trả lại cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp căn cứ vào đó làm hạch toán.
– Bên trả tiền: Người mua hàng hoá, dịch vụ, người chuyển tiền;
– Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền;
– Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng.
– Bên trả tiền có nghĩa vụ lập giấy uỷ nhiệm chi theo quy định của ngân hàng, nộp vào ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ mình (noi mở tài khoản) để trích tài khoản củà mình trả cho bên thụ hưởng. Khi lập giấy uỷ nhiệm chi phải ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác các yếu tố khớp đúng với nội dung giữa các liên uỷ nhiệm chi và kí tên đóng dấu trên tất cả các liên uỷ nhiệm chi;
– Ngân hàng, kho bạc phục vụ bên trả tiền có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của giấy uỷ nhiệm chi, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng trước khi thực hiện việc thanh toán, có quyền trả lại giấy ủy nhiệm chi cho khách hàng khi phát hiện CÓ sai sót, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ để thanh toán.
Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên trả tiền có trách nhiệm thanh toán ngay đối với giấy uỷ nhiệm chi hợp lệ.
Căn cứ vào khoản 1 Điều 9 Nghị định 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 Chính phủ đã quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp để xem xét trường hợp ủy nhiệm chi có hợp pháp hay không. Cụ thể:
“Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
Trừ các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản chi sau:
– Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật; khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp;
– Các khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí đào tạo cán bộ phòng, chống HIV/AIDS của doanh nghiệp, chi phí tổ chức truyền thông phòng, chống HIV/AIDS cho người lao động của doanh nghiệp, phí thực hiện tư vấn, khám và xét nghiệm HIV, chi phí hỗ trợ người nhiễm HIV là người lao động của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
Đối với các trường hợp: Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra, mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, mua đồ dùng, tài sản, của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra và dịch vụ mua của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh phải có chứng từ thanh toán chi trả tiền cho người bán và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp kinh doanh ký và chịu trách nhiệm.
c) Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các khoản chi của doanh nghiệp cho việc: Thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc, hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này; cho việc thu mua hàng hóa, dịch vụ được lập Bảng kê quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này.
Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp thanh toán theo hợp đồng mà thời điểm thanh toán khác với thời điểm ghi nhận chi phí theo quy định và các khoản chi không phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác.”
