Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch năm 2023

Chứng thực hợp đồng và giao dịch là một quá trình quan trọng trong lĩnh vực pháp lý và kinh doanh. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của các thỏa thuận và giao dịch giữa các bên. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng mọi giao dịch diễn ra theo đúng quy định pháp luật và các cam kết được thực hiện một cách đúng đắn. Quá trình chứng thực bắt đầu bằng việc kiểm tra các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch cụ thể. Điều này bao gồm việc xác định xem liệu hợp đồng đó có được thực hiện bởi các bên có đủ năng lực pháp lý hay không, và liệu nó tuân thủ các quy định cụ thể. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch năm 2023 diễn ra như thế nào?.

Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch

Chứng thực hợp đồng và giao dịch là bản đồng quyết định đạo họa của mối quan hệ kinh doanh và pháp lý. Đây không chỉ là một thủ tục cơ bản mà còn là nền tảng quan trọng đảm bảo tính minh bạch, công bằng và an toàn trong thế giới kinh doanh. Trong một thế giới ngày càng phức tạp và đa dạng về các hợp đồng và giao dịch, chứng thực để xác định tính hợp pháp và hiệu lực của mọi cam kết. Điều này bao gồm việc kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản pháp lý, quy định và yêu cầu liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch cụ thể.

Theo Điều 34 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch như sau:

– Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực.

– Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.

Những giấy tờ cần có khi chứng thực hợp đồng, giao dịch

Không chỉ dừng lại ở việc xác minh các yêu cầu pháp lý, chứng thực còn liên quan mật thiết đến việc đảm bảo danh tính của các bên tham gia. Điều này đòi hỏi một quy trình xác thực cẩn thận, bao gồm kiểm tra thông tin cá nhân, tài chính, và bất kỳ thông tin khác có liên quan để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy. Những giấy tờ cần có khi chứng thực hợp đồng, giao dịch gồm những gì?

Căn cứ Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch như sau:

– Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

Chứng thực, trong bản chất của nó, đại diện cho một hệ thống quy trình và tiêu chuẩn được áp dụng để đảm bảo tính minh bạch và sự công bằng trong các quan hệ dân sự, kinh tế, và hành chính. Cơ quan có thẩm quyền có nhiệm vụ quan trọng trong việc đảm bảo rằng thông tin và giấy tờ được xác nhận là hợp pháp và chính xác.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định nêu trên, thủ tục thực hiện thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch như sau:

– Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.

– Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

– Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

– Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.

Quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

Trong thế giới kinh doanh, chứng thực giúp bảo vệ quyền và lợi ích của các tổ chức và cá nhân tham gia vào giao dịch. Điều này đặc biệt quan trọng trong các thỏa thuận thương mại, nơi tính chính xác và hợp pháp của tài liệu và thông tin cá nhân là quyết định quan trọng đối với sự thành công của giao dịch. Chứng thực cũng đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn gian lận và lạm dụng trong các giao dịch kinh tế.

Căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực như sau:

– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

+ Chứng thực di chúc;

+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

– Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

– Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

– Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà

Thông tin liên hệ:

LSX đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch năm 2023“. Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng

Câu hỏi thường gặp