Xin chào Luật sư, tôi là một kế toán đang làm việc tại một công ty liên doanh nước ngoài về linh kiện điện tử. Ngày 25/09/2023 tôi có xuất một hoá đơn điện tử trị giá 10 triệu cho đối tác. Nhưng do những thao tác về mặt văn thư nên sau đó vào ngày 06/10/2023 khi tôi kiểm tra lại thì hoá đơn đó đã bị huỷ trên hệ thống. Tôi muốn hỏi Luật sư tôi cần làm gì trong tình huống này và khôi phục hoá đơn điện tử như thế nào? Tôi xin chân thành cảm ơn.
Cảm ơn câu hỏi của bạn, vấn đề của bạn sẽ được giải đáp qua bài viết “Khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy” dưới đây của chúng tôi.
Căn cứ pháp lý
Có thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy không?
Hoá đơn điện tử là hình thức hoá đơn thường được các doanh nghiệp sử dụng vì tính tiện lợi của nó. Nhiều trường hợp khi thực hiện xuất nhập hoá đơn đã phát sinh những sai sót cần phải huỷ hoá đơn để kiểm soát. Những hoá đơn huỷ này vẫn có thể tra cứu được trên hệ thống nhưng một khi bạn đã thực hiện thao tác huỷ hoá đơn thì không thể thực hiện truy cập lại và khôi phục hoá đơn đó. Vậy những trường hợp như vậy được quy định như thế nào trong pháp luật hiện nay?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP : “Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ theo quy định. Sau đó có phát sinh việc hủy hay chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì doanh nghiệp có thể thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập.
Tiếp theo đơn vị thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo văn bản số 04/SS-HDDT của Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP”.
Bên cạnh đó, thao tác hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Trường hợp này, hóa đơn bị hủy vẫn tồn tại và doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin trên hóa đơn bị hủy.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể tiến hành khôi phục hóa đơn điện tử đã bị hủy. Lúc này, lựa chọn xuất hóa đơn điện tử mới dựa trên thông tin của hóa đơn điện tử cũ là hướng đi phù hợp và đúng đắn nhất đối với doanh nghiệp.
Khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy như thế nào?
Huỷ hoá đơn điện tử hiện nay không thể khôi phục được nên người sử dụng chỉ có thể lựa chọn hình thức tạo lại hoá đơn điện tử khác có nội dung giống với hoá đơn điện tử đã được lập từ trước. Về thủ tục quy trình tạo hoá đơn điện tử mới thì đầu tiên bạn cũng cần có phần mềm hoá đơn điện tử theo mẫu được quy định và đã cung cấp cho doanh nghiệp của bạn. Tiếp đến bạn điền đầy đủ những thông tin về giao dịch cũng như thông tin của khách hàng đã mua bán hàng bên bạn. Sau đó:
Chọn mẫu hóa đơn mới
Đầu tiên, doanh nghiệp truy cập vào hệ thống phần mềm điện tử. Kế tiếp, doanh nghiệp click vào nút “Phát hành hóa đơn”. Chọn mẫu hóa đơn có mã và nhấp “Tạo mới hóa đơn”.
Lưu ý, hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có phần mẫu số ký hiệu gồm 7 chữ số (dựa vào vào quy định tại điều 4, Thông tư TT78/2021/TT-BTC) hoàn toàn khác với thông tư 32.
Điền thông tin vào hóa đơn mới
Sau đó doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn. Thông tin bao gồm:
- Tên và địa chỉ khách hàng
- phương thức thanh toán
- Số lượng hàng hóa dịch vụ
- Đơn giá bán (Đơn vị phải đúng với tính chất hàng hóa)
Tiếp theo, chọn thuế suất giá trị gia tăng và click vào ô “Lưu dữ liệu hóa đơn”.
Phát hành hóa đơn mới tạo lập
Hoàn thành những bước trên thì hóa đơn điện tử vẫn ở trong trạng thái mới tạo lập và chưa được phát hành. Doanh nghiệp nhấp chọn phát hành hóa đơn.
Cùng thời điểm đó, hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động gửi hóa đơn điện tử này lên cơ quan Thuế. Trạng thái kết quả trả về máy là “Đang kiểm tra”. Trong khoảng thời gian 5 phút cơ quan thuế gửi lại mã hóa đơn cho doanh nghiệp. Nếu hóa đơn được cấp mã số của cơ quan Thuế thì mới được xem là hợp lệ và doanh nghiệp được phép gửi hóa đơn cho khách hàng. Đơn vị chọn gửi hóa đơn, nhập địa chỉ email khách hàng và nhấn nút gửi.
Việc có nhiều lĩnh vực cần sử dụng hóa đơn nhưng kinh doanh sản phẩm, dịch vụ hợp thửa đất, bán hàng online, vì vậy hóa đơn điện tử được dùng nhiều cho sự tiện lợi nên gặp phải việc hủy hóa đơn điện tử có nhiều cách để xử lý và khắc phục.
Quá trình tạo lại hóa đơn cần lưu ý điều gì?
Quy trình tạo lại hoá đơn cũng có những lưu ý nhỏ bạn cần chú ý. Đầu tiên hoá đơn khi được tạo lại cần có nội dung thông tin chính xác. Tiếp theo khi hoá đơn đã được tạo lập thành công thì đội ngũ kế toán cũng cần có những thông tin để lưu trữ hoá đơn đã lập, ghi sổ kế toán và thực hiện những báo cáo tài chính xung quanh hoá đơn này. Nhìn chung việc cung cấp hoá đơn lại cũng giống với việc tạo lập hoá đơn mới của doanh nghiệp. Hãy tham khảo thông tin sau của chúng tôi:
Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ để lưu trữ HĐĐT cần tiến hành như sau:
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ HĐĐT. theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT. thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung. gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin. (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của HĐĐT.
HĐĐT đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Nội dung của HĐĐT có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết
- Nội dung của HĐĐT được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong. khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó.
- HĐĐT được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định. nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
Như vậy theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng. mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra. DN cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử. của nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm lâu năm về tài chính kế toán. và có hệ thống bảo mật an toàn nhất.
Mời bạn xem thêm
- Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử là gì?
- Năm 2022, Đồng phạm trong tội hủy hoại tài sản là gì?
- Mẫu đơn ly hôn thuận tình tại Huyện Hoài Đức
Khuyến nghị
Với đội ngũ nhân viên là các luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý của Luật sư X, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện về vấn đề hóa đơn điện tử đảm bảo chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Ngoài tư vấn online 24/7, chúng tôi có tư vấn trực tiếp tại các trụ sở Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Giang.
Thông tin liên hệ
Vấn đề “Khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy” đã được LSX giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty LSX chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề dịch vụ hợp thửa đất một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Người mua sau khi nhận được HĐĐT từ bên bán. có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình HĐĐT đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu. của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán. thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.
Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận HĐĐT đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS
Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT nào?
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ:
Chỉ được phép hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của 2 bên.
Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phục vụ cho việc tra cứu sau này.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi hóa đơn, giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua. Người bán và người mua đã thực hiện kê khai thuế sau đó mới phát hiện sai sót thì:
Người bán và người mua phải tiến hành lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ thông tin bị sai sót.
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,…
Người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
