Trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc xuất hóa đơn đầu ra không chỉ là một nhiệm vụ bình thường mà còn mang ý nghĩa rất quan trọng đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Hóa đơn không chỉ đơn giản là một biểu đồ ghi chép các giao dịch mua bán, mà còn là một công cụ quản lý và kiểm soát quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Việc sai phạm trong việc lập hóa đơn có thể đẩy doanh nghiệp vào khủng hoảng pháp lý nghiêm trọng. Tìm hiểu ngay quy định về tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào và đầu ra tại bài viết sau.
Căn cứ pháp lý
Quy định tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử như thế nào?
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ, được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đây là một cách hiện đại và hiệu quả để thực hiện các giao dịch kinh doanh và tài chính, giúp giảm thiểu sử dụng giấy và tối ưu hóa quy trình.
Theo quy đinh tại khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được quy định như sau:
Thứ nhất: Tên hàng hóa phải được thể hiện bằng tiếng Việt.
Thứ hai: Hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia…).
Thứ ba: Đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…
Thứ tư: Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Thứ năm: Trường hợp hàng hóa được giao dịch có quy định về mã hàng hóa thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa.
Tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào và đầu ra
Việc sai phạm trong việc lập hóa đơn có thể đẩy doanh nghiệp vào khủng hoảng pháp lý nghiêm trọng. Điều này có thể bắt nguồn từ việc gian lận thuế, làm giả hóa đơn, hoặc không tuân thủ các quy định và yêu cầu về hóa đơn của cơ quan thuế. Những vi phạm này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như án phạt tài chính, mất quyền hoạt động kinh doanh, hoặc thậm chí là tương lai của doanh nghiệp bị đe dọa.
Theo thông tư 39/2014/TT-BTC, thông tư 119/2014/TT-BTC và thông tư 26/2015/TT-BTC về nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra.
Những ngành nghề kinh doanh như làm dịch vụ luật đất đai phải giải quyết thừa kế đất đai, làm sổ đỏ, ghi lập hóa đơn thì tên của dịch vụ phát sinh thu nhập cần ghi theo quy định của pháp luật.
Các hóa đơn phải đáp ứng được nội dung chính xác, khớp giữa các liên của hóa đơn với mỗi hình thức và loại hóa đơn khác nhau và cách đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn cho các cơ sở, chi nhánh, được nêu rõ trong các hạng mục dưới đây:
Nội dung hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Theo quy định của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 1 năm 2014 về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, việc lập và giao hóa đơn là một yêu cầu quan trọng đối với tổ chức, hộ, và cá nhân kinh doanh. Điều này áp dụng không chỉ đối với bán hàng và cung ứng dịch vụ thông thường mà còn đối với các trường hợp đặc biệt như hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho mục đích biếu tặng, quảng cáo, trao đổi, hoặc thậm chí là trả thay lương cho người lao động.
Hóa đơn được thể hiện dưới hình thức:
- i) Hóa đơn tự in
- ii) Hóa đơn điện tử
iii) Hóa đơn đặt in
- iv) Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Các loại hóa đơn bao gồm:
- i) Hóa đơn giá trị gia tăng
- ii) Hóa đơn bán hàng
iii) Hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền,…
- iv) Phiếu thu tiền cước hàng không, vận chuyển, kho bãi,…
Nội dung trên hóa đơn đầu ra cần đảm bảo:
- Đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Không tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn.
- Không sử dụng mực đỏ, dùng một loại màu mực, mực không phai
- Gạch chéo phần còn trống. Nếu hóa đơn tự in thì không phải gạch chéo phần trống.
- Chữ và số phải được viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè.
- Kế toán cần ghi chú rõ ràng “người mua không lấy hóa đơn” trong trường hợp người mua không có nhu cầu lấy hóa đơn.
Nội dung giữa các liên của hóa đơn phải trùng khớp
Nội dung trên hóa đơn đầu ra phải được thông nhất cùng một con số giữa các liên đối với các hóa đơn được lập một lần thành nhiều lần. Các liên có thể được thay thế bằng một bảng kê hái các chi tiết hóa đơn tực đã lập đối với các hóa đơn tiền điện nước, thu phí ngân hàng, vé vận tải, cước dịch vụ viễn thông, các loại thêm – vé -thẻ,…
Trong trường hợp nội dung các liên không khớp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật theo điểm c, khoản 1 Điều 16 của TT39/2014/TT -TBC
Hóa đơn được lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở nhận uy nhiệm bán bán hàng cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng phương thức kí hiệu phân chia cho từng hệ thống, đơn vị, thì phía tổ chức phải có sổ theo dõi hoặc hình hình theo dõi phù hợp để phân bổ ủy nhiệm cho các cơ quan, đơn vị, cơ sở. Các cơ sở, đơn vị, cơ quan trong hệ thống phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn trong phạm vi hóa đơn được phân chia.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở cùng suer dụng chung một loại hóa đơn tự in hay hóa đơn điện tửcó cùng phương thức ký hiệu truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh cần đưa ra phương án để truy xuất ngẫu nhiên cho cơ sở, đơn vị được uy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ nhỏ đến lớn cho hóa đơn truy xuất toàn bộ chi nhánh kinh doanh
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?
Hóa đơn điện tử thường được khởi tạo, lập, và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức hoặc cá nhân đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Quá trình này không chỉ nhanh chóng và tiện lợi mà còn giúp giảm nguy cơ sai sót trong quá trình tạo hóa đơn. Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên máy tính của các bên liên quan theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Căn cứ tại khoản 1 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định như sau:
Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, riêng trường hợp rủi ro cao về thuế thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
…..
Ngoài ra theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 thì doanh nghiệp sử dụng hóa đơn khi thuộc các trường hợp như sau:
(1) Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
(2) Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi đáp ứng các yêu cầu sau:
– Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy
– Doanh nghiệp giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Khuyến nghị
LSX là đơn vị pháp lý đáng tin cậy, những năm qua luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của quý khách hàng. Với vấn đề Tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Công ty LSX luôn hỗ trợ mọi thắc mắc, loại bỏ các rủi ro pháp lý cho quý khách hàng.
Mời bạn xem thêm bài viết:
- Phương thức chi trả BHXH qua ATM đăng ký như thế nào?
- Nhận tiền bảo hiểm xã hội 1 lần qua thẻ ATM được không?
- Bảo hiểm xã hội 1 lần cho người nước ngoài như thế nào?
Thông tin liên hệ:
Vấn đề “Tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào?” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. LSX luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan như là tư vấn pháp lý về thừa kế đất đai, vui lòng liên hệ đến hotline 0833102102. Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện
Câu hỏi thường gặp
Với các trường hợp hàng hóa không có hóa đơn đầu vào. Kế toán doanh nghiệp cần tạo hóa đơn đầu vào để hợp thức hóa thủ tục khi xuất hóa đơn đầu ra.
– Tạo lập hóa đơn cho khách hàng dễ dàng thông qua mã số thuế
– Ký số và gửi hóa đơn qua đường trực tuyến cho khách hàng
– Quản lý hóa đơn đầu vào khoa học trên phần mềm
– Tự động tra cứu hóa đơn
– Tự động cập nhật số liệu lên phần mềm kế toán
– Lập báo cáo dễ dàng
– Không xuất trình được hóa đơn đầu vào và phải chịu xử phạt hành vi làm mất; cháy; hỏng hóa đơn.
– Cơ quan thuế chứng minh được doanh nghiệp không có hóa đơn đầu vào nhằm mục đích trốn doanh thu. Trường hợp này doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành vi trốn thuế.
