Chứng từ gốc là tất cả các giấy tờ, hoặc vật có giá trị tương đương, dùng làm căn cứ để chứng minh, xác thực, chứng cứ phát sinh hoạt động nào đó trong nội bộ đơn vị, tổ chức. Vậy chứng từ gốc được lập vào thời điểm nào? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu!
Chứng từ gốc được lập vào thời điểm nào?
Chứng từ gốc là một khái rất quan trọng mà mỗi học viên cần hiểu rõ và nhận biết chúng. Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất. Ví dụ như Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu thu v.v.
Chứng từ gốc được lập vào thời gian nào?
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ KT. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.
- Chứng từ KT phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ KT nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định.
- Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ KT không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ KT thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ KT phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ KT cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên phải giống nhau.
- Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ KT phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.
Phân loại chứng từ theo tính chất pháp lý
Chứng từ kế toán có thể phân biệt thành hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.
- Chứng từ bắt buộc là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Ví dụ như Hoá đơn GTGT. Đối với loại chứng từ bắt buộc, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phương pháp lập chứng từ. Loại chứng từ bắt buộc được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực kinh tế và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế.
- Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị dựa trên đó mà vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể. Chẳng hạn như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho.
Thế nào là chứng từ hợp lệ?
Chứng từ được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các yếu tố sau đây:
Thứ nhất: Tính pháp lý
Chứng từ được xem là đảm bảo tính pháp lý khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên có liên quan. Đây là biện pháp phòng ngừa các trường phát sinh tranh chấp giữa các bên.
Nếu có tranh chấp xảy ra thì chứng từ sẽ là bằng chứng, là cơ sở pháp lý để phân định bên đúng, bên sai, trách nhiệm của các bên mà các bên không thể chối cãi được.
Thứ hai: Tính đúng pháp luật
Chứng từ có giá trị sử dụng khi tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về hình thức nội dung theo đúng loại chứng từ.
Ví dụ chứng từ không có nội dung giao dịch, không ghi rõ giá tiền giao dịch thì chứng từ đó không được xem để tính chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế doanh nghiệp.
Thứ ba: Tính trung thực
Chứng từ phải ghi nhận sự kiện một cách khách quan, sự kiện phải có thật, không được bịa đặt là căn cứ để chứng minh cho các giao dịch kinh tế trong các hoạt động của nhà nước, của doanh nghiệp.
Thứ tư: Tính rõ ràng
Chứng từ phải có nội dung đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, không sử dụng các từ nhiều nghĩa tránh gây nhầm lẫn, hiểu nhầm không đáng có việc xét duyệt, sử dụng chứng từ.
Ý nghĩa của chứng từ đối với doanh nghiệp
Chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong tổ chức công tác kế toán, kiểm toán nội bộ vì nó mang tính pháp lý của nghiệp vụ và thể hiện các số liệu kế toán được ghi chép trong sổ sách.
Việc lập chứng từ giúp cho doanh nghiệp thực hiện kế toán ban đầu. Nếu thiếu chứng từ thì doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như các công tác nội bộ.
Mời bạn đọc xem thêm:
- Thủ tục thành lập doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán
- Thủ tục thành lập công ty kinh doanh dịch vụ về thuế
- Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng mới nhất
Thông tin liên hệ Luật sư X:
Trên đây là quan điểm của Luật Sư X về “Chứng từ gốc được lập vào thời điểm nào?“. Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc cần tư vấn về thành lập doanh nghiệp, tra mã số thuế cá nhân, tra cứu thông tin quy hoạch, đăng ký bảo hộ logo công ty… vui lòng liên hệ qua hotline: 0833 102 102.
Câu hỏi thường gặp
Chứng từ gốc được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất. Ví dụ như Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu thu v.v.
Chứng từ ghi sổ là những chứng từ dùng để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung nghiệp vụ để trên cơ sở đó kế toán ghi chép số liệu vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị pháp lý như chứng từ gốc. Nó chỉ có giá trị khi có các chứng từ gốc liên quan đi kèm.
Chứng từ gốc là tất cả các giấy tờ, hoặc vật có giá trị tương đương, dùng làm căn cứ để chứng minh, xác thực, chứng cứ phát sinh hoạt động nào đó trong nội bộ đơn vị, tổ chức.
