Kỹ năng soạn thảo văn bản ngày nay được coi là chìa khóa để tiến gần hơn tới công việc mơ ước. Vậy kỹ năng soạn thảo văn bản là gì? Vai trò của soạn thảo văn bản hành chính như thế nào? Thực hành soạn thảo văn bản hành chính như thế nào? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu nhé!
Căn cứ pháp lý
Nội dung tư vấn
Vai trò của soạn thảo văn bản hành chính
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, giúp cho các cơ quan hành chính, cũng như người dân, có thể tinh gọn các thủ tục hành chính hơn, rút ngắn thời gian để làm các thủ tục này, giúp cho các cơ quan hành chính ban hành những thông tin, văn bản pháp luật một cách nhanh nhất tới người dân…
Kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại Microsoft Word giúp cho các công ty, xí nghiệp nhanh gọn hơn trong việc ký kết hợp đồng, thay vì viết tay như ngày xưa, thì bây giờ đã có thể sử dụng các hợp đồng đã được thảo từ trước… Và trong lĩnh vực giáo dục cũng vậy, tại các trường học, cơ sở giáo dục, ngày càng tập trung hơn về môn dạy tin học văn học, tạo cho các học sinh một hành trang rất quan trọng trên quãng đường sau này, chính là cách soạn thảo văn bản, kỹ năng tin học văn phòng cơ bản.
Thực hành soạn thảo văn bản hành chính
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
Hạn chế lỗi sai bằng các kỹ năng gõ, nhập chuyên nghiệp
Kỹ năng soạn thảo văn bản cần phải tránh việc mắc phải các lỗi sai như nhập thiếu, thừa ký tự, nhập sai chữ… Bạn có thể hạn chế việc này bằng việc chỉn chu và rèn luyện khả năng, tốc độ gõ, nhập văn bản và sử dụng các tính năng kiểm tra chính tả văn bản có sẵn trong Word hay Doc.
Đơn giản, tập trung vào vấn đề
Khi gõ nội dung văn bản cần phải tập trung vào vấn đề, sử dụng ngôn từ một cách ngắn gọn, đặc biệt là trong các văn bản hành chính. Ví dụ về các bước trong kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Xác định mục tiêu, chọn loại văn bản, sưu tầm tài liệu, xin chỉ thị cấp lãnh đạo, hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan, và cuối cùng là suy luận (các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc)… Tương tự như kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại, cũng sẽ có những bước cụ thể để có thể soạn thảo được một hợp đồng thương mại đúng tiêu chuẩn.
Chọn font chữ phù hợp, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn
Font chữ phù hợp là điều vô cùng quan trọng trong kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp. Đây cũng được coi là một kỹ năng word cơ bản. Thông thường đối với một số loại giấy tờ hay văn bản thì sẽ có yêu cầu cụ thể rõ ràng về loại font chữ. Tuy nhiên trong trường hợp không có yêu cầu cụ thể gì, bạn nên chọn các loại font chữ cơ bản, thông dụng như Time New Roman. Còn đối với kích thước, thông thường sẽ sử dụng cỡ chữ từ 12 – 14.
Chọn kích thước và căn lề giấy đúng tiêu chuẩn
Trong các văn bản hành chính, cũng như một số văn bản công sở khác thì tiêu chuẩn về lề, cũng là một tiêu chuẩn rất nghiêm khắc. Ví dụ về tiêu chuẩn lề cơ bản: lề trên: 20 – 25 mm, lề dưới: 20 – 25 mm, lề trái 30 – 35 mm, lề phải: 15 – 20 mm.
Căn chỉnh các đoạn văn bản
Căn chỉnh các đoạn trong văn bản sao cho có sự dãn cách dòng, dãn cách đoạn hợp lý. Khi hết một đoạn bạn nên chấm kết thúc và xuống dòng sang đoạn mới để văn bản trông đẹp hơn và rõ ràng về nội dung hơn.
Đây là phần dẫn vào nội dung chính. Vì vậy ở đây bạn có thể sử dụng một số ký tự đặc biệt, viết chữ in hoa, hoặc chọn những kiểu chữ nghệ thuật. Làm như vậy sẽ thu hút được sự chú ý của người xem rất tốt cho văn bản của bạn.
Sử dụng hình ảnh
Để cho nội dung văn bản của bạn không bị nhàm chán, bạn có thể sử dụng kết hợp thêm hình ảnh minh họa. Trong một số văn bản về tài chính, bạn còn phải sử dụng thêm các biểu đồ, để thể hiện nội dung của mình. Bạn nên sử dụng kỹ năng soạn thảo văn bản linh hoạt. Để chèn ảnh, bạn có thể copy trực tiếp ảnh muốn chọn và paste vào văn bản, hoặc bạn có thể sử dụng thao tác sau: Insert – picture – chọn ảnh muốn chèn – insert.
Khoảng cách dòng phù hợp
Theo tiêu chuẩn được ghi tại một số giáo trình cách soạn thảo văn bản thì khoảng các dòng thường là 1.5 lines.
Chia nhỏ đoạn văn bản và đặt tiêu đề
Với những văn bản dài, có nhiều nội dung chính, thì bạn nên chia nhỏ thành các đoạn văn bản và mỗi đoạn hiển thị những nội dung chính, điều này giúp người đọc sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn. Điều này còn đặc biệt hơn trong kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại, trong loại văn bản này có rất nhiều điều khoản, ví dụ về quyền, trách nhiệm của hai bên… cho nên bạn nên chia thành những đoạn, những phần khác nhau.
Cách thức soạn thảo văn bản hành chính
Từ ngày 05/3/2020, việc soạn thảo văn bản hành chính sẽ áp dụng theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; để việc soạn thảo văn bản đúng chuẩn
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính là gì?
Kỹ năng soạn thảo văn bản là kỹ năng được thực hiện trên các phần mềm ứng dụng, ví dụ như Microsoft Word…, thông qua việc thực hành các thao tác liên quan đến văn bản như: gõ (nhập) văn bản, kỹ năng Microsoft Word cơ bản, sửa đổi, trình bày văn bản, lưu trữ và in ấn văn bản. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các đầu sách về giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản, điều này giúp bạn có nhiều cơ hội hơn để có thể thành thạo, nắm vững được cách soạn thảo văn bản.
Thông tin liên hệ
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về “Thực hành soạn thảo văn bản hành chính”. Nếu quý khách có nhu cầu soạn thảo đơn xin xác nhận tình trạng hôn nhân; dịch vụ đăng ký bảo hộ thương hiệu; cách tra cứu thông tin quy hoạch, xin giấy phép bay flycam… của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.
Liên hệ hotline: 0833.102.102.
FaceBook: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, giúp cho các cơ quan hành chính, cũng như người dân, có thể tinh gọn các thủ tục hành chính hơn, rút ngắn thời gian để làm các thủ tục này, giúp cho các cơ quan hành chính ban hành những thông tin, văn bản pháp luật một cách nhanh nhất tới người dân…
Kỹ năng soạn thảo văn bản là kỹ năng được thực hiện trên các phần mềm ứng dụng, ví dụ như Microsoft Word…, thông qua việc thực hành các thao tác liên quan đến văn bản như: gõ (nhập) văn bản, kỹ năng Microsoft Word cơ bản, sửa đổi, trình bày văn bản, lưu trữ và in ấn văn bản. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều các đầu sách về giáo trình kỹ năng soạn thảo văn bản, điều này giúp bạn có nhiều cơ hội hơn để có thể thành thạo, nắm vững được cách soạn thảo văn bản.
