Bản sao có cần đóng dấu giáp lai không?

Chúng ta thường xuyên nhắc đến thuật ngữ đóng dấu giáp lai nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về thuật ngữ này. Dấu giáp lai đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh tính chính xác của văn bản, tài liệu. Vậy khi nào thì cần đóng dấu giáp lai cho văn bản? Bản sao có cần đóng dấu giáp lai không? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để được Luật sư X giải đáp nhé.

Căn cứ pháp lý

• Luật Hộ tịch năm 2014
• Thông tư 04/2020/TT-BTP.
• Nghị định 123/2015/NĐ-CP

Đóng dấu giáp lai là gì?

Đóng dấu giáp lai là việc dùng con dấu để đóng lên lề trái hoặc phải của tài liệu từ 02 tờ trở lên để tất cả các trong tài liệu đều có thông tin về con dấu, nhằm đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản, ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp quy định.

Đóng dấu giáp lai sẽ tránh được việc thay đổi tài liệu, đảm bảo tính khách quan của tài liệu nhằm tránh văn bản bị thay thế; tránh được trường hợp cố tình làm sai lệch thông tin kết quả các công ty/doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.

 Khi nào cần đóng dấu giáp lai cho văn bản?

Theo Điều 49 Luật công chứng 2014 thì “Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.”.

Bên cạnh đó, Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP  quy định:

“Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

[…]

3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.”

Ngoài ra, khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV cũng quy định: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản.

Như vậy, đối với các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ,… có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt thì thường sử dụng dấu giáp lai để đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu được trình hoặc được nộp trong quá trình giao kết hợp đồng, góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã thể hiện trong văn bản trước đó.

Những văn bản, giấy tờ nào cần đóng dấu giáp lai?

Về các văn bản, giấy tờ cần đóng dấu giáp lai có quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 13 như sau:

– Sổ chứng thực

Sổ này dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm.

Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

– Bản sao

Tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015

Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Bên cạnh đó, văn bản cần được đóng dấu giáp lai cũng được quy định tại Điều 49 của Luật Công Chứng năm 2014:

Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Và tại Điều 61, Luật Công chứng thì các giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng thì:

– Người phiên dịch ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.

– Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải.

– Bản dịch được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.

Bản sao có cần đóng dấu giáp lai không?

Căn cứ Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, cụ thể như sau:

3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Theo đó, đối chiếu với quy định trên thì đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Cách đóng dấu giáp lai như thế nào là đúng quy định?

Tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, theo đó:

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Như vậy, căn cứ vào quy định trên khi tiến hành việc đóng dấu giáp lai thì phải thực hiện đúng như quy định nêu trên.

Thông tin liên hệ:

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về; “Ngoài dấu giáp lai, các loại dấu khác đóng thế nào?” Nếu quý khách có nhu cầu soạn thảo hồ sơ ngừng kinh doanh; giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, tìm hiểu về thủ tục thành lập công ty ở việt nam; tra số mã số thuế cá nhân, xin đổi tên trong giấy khai sinh, tra cứu thông tin quy hoạch, giấy cam đoan đăng ký lại khai sinh, mã số thuế cá nhân, thay đổi họ tên cha trong giấy khai sinh; dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Hà Nội của chúng tôi; Luật sư X là đơn vị dịch vụ luật uy tin, tư vấn các vấn đề về luật trong và ngoài nước thông qua web luatsux, lsx, web nước ngoài Lsxlawfirm. Mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.

Liên hệ hotline: 0833.102.102.

Mời bạn xem thêm bài viết:

• Thủ tục làm bản sao giấy khai sinh mới nhất hiện nay 2022
• Hướng dẫn thủ tục đổi tên giấy khai sinh nhanh chóng nhất
• Bổ sung tên cha mẹ nuôi trong giấy khai sinh được không?

Câu hỏi thường gặp