Nếu bên bán tự ý hủy hoá đơn, điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau, bao gồm sự nhầm lẫn trong thông tin hoặc sai sót trong quá trình lập hoá đơn. Tuy nhiên, việc tự ý hủy hoá đơn cũng phải tuân theo quy định pháp lý và được thực hiện một cách có trách nhiệm. Bên bán cần xác định rõ lý do hủy hoá đơn. Nếu đó là một sai sót hay sự nhầm lẫn, thì việc hủy hoá đơn có thể là một biện pháp hợp lý để sửa chữa lỗi. Tuy nhiên, nếu hủy hoá đơn liên quan đến gian lận hoặc hành động gian lận, thì việc này có thể gây ra hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm về điều này trong bài viết “Bên bán tự ý hủy hóa đơn xử lý thế nào?”
Bên bán tự ý hủy hóa đơn xử lý thế nào?
Vấn đề bên bán tự ý hủy hoá đơn là một vấn đề nghiêm trọng trong lĩnh vực kinh doanh và tài chính, và nó có thể gây ra nhiều hậu quả pháp lý và tài chính nếu không được xử lý đúng cách. Điều quan trọng nhất là nắm rõ lý do bên bán quyết định tự ý hủy hoá đơn. Lý do có thể là một sai sót, sự nhầm lẫn, hoặc thậm chí là hành vi gian lận. Tùy thuộc vào lý do, quy trình xử lý sẽ khác nhau.
Trường hợp bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai, hóa đơn này được xem là hóa đơn bất hợp pháp và bên mua sẽ phải giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu chứng minh giao dịch có xảy ra.
Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua thì không được hủy ngoại trừ trường hợp hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ đối với dịch vụ thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ.
Đồng thời, theo hướng dẫn tại Công văn 1952/CTBDU-TTHT năm 2023, trường hợp bên bán tự hủy mà không thông báo với bên mua/không có thỏa thuận giữa 02 bên thì hóa đơn trên được xem là hóa đơn bất hợp pháp.
Người mua không được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng và hạch toán vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trường hợp 1: Bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế, không thông báo cho bên mua, có thể bên mua sẽ phải giải trình về việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Theo đó, bên mua khi có Công văn mời lên làm việc về hóa đơn bất hợp pháp, doanh nghiệp bên mua cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Bản điện tử/Bản in chuyển đổi của hóa đơn điện tử;
- Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng…;
- Chứng từ thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản);
- Biên bản giao nhận hàng hóa, Phiếu xuất kho, Biên bản nghiệm thu…;
- Sổ chi tiết kho hàng…
Nói chung, doanh nghiệp phải chứng minh được giao dịch là có thật, đúng quy định thì sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn mua hàng đó và tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trường hợp 2: Bên bán hủy nhầm hóa đơn, 02 bên lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã bị hủy nhầm. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:
Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm
Vì đã kê khai thuế nên nếu kê khai bổ sung mà không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.
Lưu ý:
- Để tránh rắc rối, bên mua nên đăng ký cung cấp thông tin qua email về việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế.
- Đồng thời, khi ký kết hợp đồng kinh tế, các công ty nên có điều khoản về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi hủy/điều chỉnh/thay thế hóa đơn.
Bên bán được phép tự ý hủy hóa đơn đã gửi cho bên mua khi có sai sót không?
Bên bán phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc hủy hoá đơn. Nếu hành động này gây ra tổn thất cho bên mua hoặc tạo ra tình huống pháp lý khó khăn, bên bán có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý và tài chính. Hủy hoá đơn có thể ảnh hưởng đến bên mua, đặc biệt nếu họ đã thực hiện các giao dịch hoặc lập kế toán dựa trên hoá đơn ban đầu. Bên bán cần thông báo cho bên mua một cách đúng đắn và bồi thường cho bất kỳ tổn thất nào có thể xảy ra.
Việc áp dụng hóa đơn những ngành nghề dân sự đất đai như làm hóa đơn sang tên sổ đỏ hết bao nhiêu tiền tùy vào quy định hiện nay. Nếu một bên tự hủy hóa đơn thì dựa vào trường hợp để có cách xử lý phù hợp
Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
…
Theo đó, có thể thấy trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà có sai sót thì xử lý như sau:
- Nếu có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. (Trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế).
- Nếu sai mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót.
Như vậy, về cơ bản, hóa đơn khi đã gửi cho người mua bên bán sẽ không được hủy mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, ngoại trừ 01 trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
Xử lý trường hợp hóa đơn bị hủy ra sao?
Hủy hoá đơn có thể được tránh bằng cách tăng cường kiểm soát và quản lý quá trình lập hóa đơn và giao dịch tài chính. Điều này bao gồm kiểm tra và xác minh thông tin trước khi phát hành hoá đơn và đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt với quy trình nội bộ. Trong mọi tình huống, việc hủy hoá đơn không nên được coi là một quyết định dễ dàng, và nó yêu cầu sự cân nhắc cẩn thận và tuân thủ quy định pháp lý.
Căn cứ khoản 2 Điều 11 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không phải lập lại hóa đơn;
b) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót. Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.”
Mời bạn xem thêm
- Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử là gì?
- Năm 2022, Đồng phạm trong tội hủy hoại tài sản là gì?
- Mẫu đơn ly hôn thuận tình tại Huyện Hoài Đức
Khuyến nghị
Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử LSX với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Thông tin liên hệ
Vấn đề “Bên bán tự ý hủy hóa đơn xử lý thế nào?” đã được LSX giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty LSX chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề dịch vụ sang tên sổ đỏ hết bao nhiêu tiền một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Hiện nay, cách hủy hóa đơn điện tử đơn giản nhất, bạn và doanh nghiệp có thể tiến hành theo 03 bước sau:
Bước 1: Lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử
Để hủy hóa đơn điện tử, bước đầu tiên DN cần thực hiện là lập Biên bản hủy hóa đơn điện tử. Theo đó, nội dung của biên bản hủy bỏ cần phải ghi rõ lý do, nội dung sai cần phải lập lại hóa đơn mới.
Lưu ý rằng, biên bản này phải có chữ ký và đóng dấu của hai bên theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử đã lập
Bước thứ hai DN cần phải tiến hành là hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập. Bước này được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà DN đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm HĐĐT My-invoice.
Bên cạnh đó, DN cũng cần phải khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” trên phần mềm HĐĐT đang sử dụng. Sau đó xuất thông báo đã lập ra file XML và nộp đủ bộ Hồ sơ thông báo hủy hóa đơn tới cơ quan thuế trực thuộc.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
Cuối cùng, sau khi đã hoàn tất việc hủy hóa đơn và nộp hồ sơ thông báo hủy tới cơ quan thuế, các DN cần phải lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm HĐĐT đang sử dụng.
Bên bán cần thu hồi lại/ hủy hóa đơn xuất lần 2, muốn chỉnh sửa thì bên bán và bên mua cần xử lý như sau:
Thứ nhất, lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có 1 CHỮ KÝ GIỮA 2 BÊN (tức phải có sự đồng ý của 2 bên thì mới được coi là hợp lệ);
Thứ hai, nếu hóa đơn đã thưc hiện kê khai thuế (1 trong 2 bên) thì phải viết hóa đơn điều chỉnh chứ KHÔNG ĐƯỢC XUẤT HÓA ĐƠN THAY THẾ. Trường hợp hai bên chưa kê khai thuế thì mới lập biên bản thu hồi hóa đơn và có chữ ký 2 bên thì bên bán mới xuất hóa đơn thay thế;
Cách xử lý trên được dựa trên căn cứ tại Khoản 1,2 của Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể:
“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”.
