Hóa đơn đỏ là một thuật ngữ không còn xa lạ đối với chúng ta. Tuy nhiên, liệu bạn đã nắm hết các quy định liên quan đến hóa đơn đỏ chưa? Khi làm mất hóa đơn đỏ thì có bị phạt không? Nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất hóa đơn là gì? Các lỗi và mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đỏ được quy định như thế nào? Cách Xử lý khi làm mất hóa đơn ra sao? Hãy cùng Luật sư X làm rõ vấn đề liên quan đến mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đỏ và cách xử lý thông qua bài viết dưới đây nhé.
Cơ sở pháp lý
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất hóa đơn?
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất hóa đơn đầu vào là do kế toán không có quản lý hóa đơn hiệu quả và khoa học. Theo dõi những thực trạng kế toán quản lý hóa đơn dưới đây:
Lưu trữ thủ công, quản lý và theo dõi qua bảng tính excel
Sau khi nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp, kế toán thường lưu trữ thủ công bằng cách kẹp hóa đơn vào sổ chứng từ cùng với hợp đồng mua – bán hàng. Sau đó nhập liệu tay vào bảng tính excel để theo dõi và tra cứu khi cần. Thực trạng này xảy ra những vấn đề sau:
- Không gian lưu trữ hóa đơn bị quá tải do quy mô doanh nghiệp phình to hoặc hoạt động sau nhiều năm
- Xảy ra tình trạng mất hóa đơn, quên không lưu trữ vào tủ chứng từ, cháy, hỏng hóa đơn
- Khó khăn trong việc tra cứu hóa đơn khi cần giải trình với cơ quan thuế hoặc làm báo cáo
Nhận hóa đơn đầu vào điện tử qua email nhưng vẫn phải in ra giấy hoặc lưu trữ vào folder máy tính, tải lên Drive
Đối với hóa đơn điện tử, Kế toán nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp nhưng do không có công cụ lưu trữ, quản lý nên vẫn phải in giấy để lưu trữ. Nhiều kế toán chọn cách lưu trữ bằng việc tải ảnh hóa đơn điện tử xuống và lưu trữ vào một folder trên máy tính.
Nhập tay số liệu hóa đơn từ hóa đơn đầu vào lên phần mềm kế toán
Kế toán nhận hóa đơn đầu vào thực hiện nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán và lưu trữ hóa đơn thủ công trên máy tính đối với hóa đơn điện tử và kẹp vào sổ chứng từ đối với hóa đơn giấy. Thực trạng này dẫn đến các vấn đề hạn chế sau:
- Mất thời gian nhập liệu số liệu
- Nhập thiếu hóa đơn, nhập hóa đơn 2 lần
- Sai sót trong quá trình nhập liệu
- Dễ xảy ra bỏ sót hóa đơn, mất hóa đơn đầu vào
- Khó theo dõi hóa đơn đầu vào qua email do bị trôi hoặc chồng chéo giữa các email khác
- Ảnh hưởng quỹ thời gian thực hiện công việc chuyên môn của kế toán.
Các lỗi và mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đỏ
Trường hợp 1: Mất hóa đơn bán hàng mua
- Mất hoá đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị Phạt hoặc nếu không sẽ phạt tối thiểu là 6 triệu;
- Mất hoá đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu tới 8 triệu đồng
Trường hợp 2: Mất hóa đơn GTGT đặt in, chưa thông báo phát hành
Nếu làm mất hóa đơn đỏ GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành thì cũng sẽ căn cứ vào thời hạn báo cáo sự việc với Cơ quan thuế để xử phạt, cụ thể:
- Mất hoá đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu tới 18 triệu đồng;
- Mất hoá đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị Phạt hoặc nếu không sẽ phạt tối thiểu là 6 triệu;
Trường hợp 3: Mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành
Không bị phạt trong các trường hợp:
- Hóa đơn đỏ bị mất, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất ngờ, trường hợp bất khả kháng.
- Làm mất liên 2 (liên giao cho khách mua) khi chưa hết hạn lưu trữ nhưng tìm lại được hóa đơn trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
Phạt cảnh cáo trong các trường hợp:
- Chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có 2 tình tiết giảm nhẹ.
- Người bán làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn sai và xóa bỏ).
- Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ
Phạt tiền trong các trường hợp:
- Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành (liên 2 giao cho khách hàng) nhưng khách chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ; hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa thì bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu.
- Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất
- Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành (liên nội bộ 1-3) trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5-10 triệu theo luật kế toán.
Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
Trường hợp 4: Mất hóa đơn đầu vào
Các trường hợp không bị xử phạt:
- Bị mất, hỏng, cháy do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất ngờ, bất khả kháng.
- Tìm lại được hóa đơn mất trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
Phạt cảnh cáo các trường hợp sau:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đỏ (liên 2 giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách: Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu.
- Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên giao cho người mua, có lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
Cách thức nộp phạt mất hóa đơn
Tổ chức/ cá nhân có thể nộp phạt trực tiếp hoặc nộp qua mạng trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy hỏng hóa đơn.
Cụ thể, nếu như bạn nộp trực tuyến khoản phạt hành vi làm mất hóa đơn thì bạn cần lưu ý xem Chi cục thuế quản lý có nhận trực tiếp hay không.
Nếu Chi cục thuế nhận trực tiếp thì bạn kê khai theo mẫu báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn số BC21/AC ban hành kèm theo thông tư 39 của BTC.
Nếu bạn nộp qua mạng thì đơn giản bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK và nộp qua mạng.
Cách Xử lý khi làm mất hóa đơn?
Trong trường hợp hóa đơn đầu vào chưa kê khai thuế bị mất sẽ sử lý như sau:
- Bên mua cần sớm liên hệ với bên bán để cùng tiến hành lập biên bản ghi nhận việc làm mất hóa đơn đầu vào.
- Cả bên bán hay bên mua làm mất hóa đơn thì thủ tục đầu tiên cần phải tiến hành là lập Biên bản ghi nhận việc làm mất hóa đơn đầu vào.
Cụ thể, biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn phải ghi rõ các yêu cầu sau:
- Ghi rõ sự việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2.
- Ghi rõ thông tin liên 1 của bên bán đã khai nộp thuế vào thời gian nào.
- Cần ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của cả 2 bên bán và mua; biên bản phải có dấu xác thực.
Xử lý mất hóa đơn đầu vào bị mất theo quy định
Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu vào (liên 2). Dù là người bán hay người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 thì:
Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC về việc xử lý hóa đơn đầu bị mất được thực hiện như sau:
Bước 1: Kế toán hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc
- Trong biên bản ghi rõ liên 1 của người bạn khai, nộp thuế trong thời gian nào
- Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện
- Đóng dấu trên biên bản
- Mức phạt sẽ từ 4 – 8 triệu
Bước 2: Người bán in liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện pháp luật và đóng dấu lên bản sao giao cho bên mua.
Người mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao liên 1 có đóng dấu này là chứng từ hợp pháp để hạch toán và kê khai thuế.
Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Bước 3: Lập báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế
Đối với trường hợp bên thứ ba làm mất hóa đơn thì bên thuê bên thứ ba phải chịu trách nhiệm và xử phạt.
- Bên nào làm mất thì bên đó làm Báo cáo
- Các bạn có thể làm trên phần mềm HTKK
- Vào phần hóa đơn
- Chọn: “Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn (BC21/AC)
- Quy trình các bạn làm như trên phần 1.
Có thể bạn quan tâm
- Biên bản hủy hóa đơn giấy không sử dụng
- Giá đất tái định cư được tính như thế nào?
- Đầu vào là hóa đơn trực tiếp đầu ra là hóa đơn GTGT được hay không?
- Mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn lẻ mới nhất
Thông tin liên hệ Luật Sư X
Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Các lỗi và mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đỏ“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến báo cáo hủy hóa đơn giấy, hợp thức hóa lãnh sự; …. của Luật Sư X.
Liên hệ hotline: 0833.102.102.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Thông thường sẽ có 5 trường hợp làm mất hóa đơn và mức phạt hành chính cho từng trường hợp này cũng sẽ khác nhau:
Mất hóa đơn đầu vào (Liên 2 – Hóa đơn đỏ)
Mất hóa đơn GTGT đầu ra liên 2 (Liên giao cho khách hàng – Hóa đơn đỏ)
Mất hóa đơn GTGT (VAT) đầu ra liên 1 và 3 (Liên lưu trữ)
Mất hóa đơn GTGT (VAT) chưa làm thông báo phát hành
Mất hóa đơn bán hàng mua của cơ quan thuế.
Theo từng trường hợp, người bán hàng có thể mua hoá đơn đỏ ở:
Nếu Hóa đơn bán hàng trực tiếp không có VAT (thuế giá trị gia tăng), người mua xin cấp hoá đơn theo cuốn của Cơ quan thuế trực thuộc;
Nếu Hóa đơn bán lẻ theo từng lần phát sinh, khi có nhu cầu thì làm thủ tục với Cơ quan thuế.
Các hành vi bị phạt cảnh cáo gồm:
– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (trừ liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ;
– Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn lập sai, xóa bỏ này.
