Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn có bị phạt không?

Không phủ nhận rằng việc sử dụng chữ ký sẵn rất dễ dàng và tiện lợi. Việc sử dụng chữ ký khắc sẵn giúp kế toán nhanh chóng xử lý được công việc và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, liệu việc Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn có bị phạt không? Có trường hợp nào được ký bằng chữ ký khắc sẵn không? Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của Luật sư X để được giải đáp.

Cơ sở pháp lý

• Luật doanh nghiệp 2020
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Con dấu trong doanh nghiệp là gì?

Pháp luật quy định doanh nghiệp có con dấu riêng và con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Như vậy, theo quy chuẩn của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp. Khi văn bản được đóng dấu mang đại diện pháp lý của doanh nghiệp, thì đồng thời những người có liên quan và có trách nhiệm trong doanh nghiệp sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về mặt pháp lý về thông tin cũng như tính xác thực được ghi trên văn bản. Nhờ có con dấu, những văn bản mới được xác thực giá trị cũng như được thực thi đầy đủ và những người có trách nhiệm thực hiện phải bắt buộc tuân theo.

Thế nào là con dấu chữ ký?

Hiện nay, không có quy định nào về con dấu chữ ký, việc sử dụng, làm dấu chữ ký là tự do.

Theo thực tế, con dấu chữ ký hay còn gọi là chữ ký dấu là con dấu được khắc ra có chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu.

Chữ ký dấu không phải là chữ ký trực tiếp – ký tươi, được sử dụng thay cho chữ ký tươi giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong công việc.

Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn có bị phạt không?

Về nguyên tắc, chữ ký phải ký bằng bút mực và được ký trực tiếp lên văn bản, giấy tờ (trừ những trường hợp chữ ký điện tử được cấp phép sử dụng theo quy định của pháp luật).

Chữ ký trên chứng từ kế toán được quy định tại khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, cụ thể như sau:

“Điều 19. Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.”

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành thì không được phép đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh, được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

Đồng thời, theo Khoản 8 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì bản gốc văn bản phải cóchữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

“Điều 3. Giải thích từ ngữ
…
8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.”

Theo đó, có thể khẳng định, con dấu chữ ký khắc sẵn không được pháp luật công nhận, không có giá trị pháp lý.

Chứng từ kế toán phải có chữ ký của những ai?

Theo Khoản 1 Điều 16 Luật này chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Theo đó, chứng từ kế toán phải có chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Những lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký

– Dấu chữ ký khắc sẵn có thể bị sử dụng không đúng mục đích. Khi giao cho người khác sử dụng con dấu chữ ký, cần có văn bản ủy quyền quy định rõ phạm vi được đóng dấu chữ ký;

– Không được dùng dấu chữ ký khắc sẵn dạng con dấu đóng vào chứng từ kế toán. Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị phạt từ 3 – 5 triệu đồng (điểm d khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực kế toán)

– Chỉ nên sử dụng con dấu chữ ký trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp để tránh bị từ chối giao dịch.

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán

Theo quy định tại điều 8 của Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định về Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán:

Điều 8. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán

1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;

b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;

c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;

d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;

đ) Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;

b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;

c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;

d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;

đ) Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;

e) Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;

g) Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.

3. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

c) Lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

d) Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

đ) Lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 3 Điều này;

c) Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 3 Điều này;

d) Buộc hủy các chứng từ kế toán đã được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm đ khoản 3 Điều này.

Như vậy, đối với việcKý chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn thì từ ngày 01/05/2018 bị phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng theo quy định của nghị định Số 41/2018/NĐ-CP.

Có thể bạn quan tâm

• Mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn lẻ mới nhất
• Quy định về bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử mới năm 2022
• Đầu vào là hóa đơn trực tiếp đầu ra là hóa đơn GTGT được hay không?

Thông tin liên hệ Luật Sư X

Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn có bị phạt không?“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến phát hành hóa đơn điện tử hợp thức hóa lãnh sự; …. của Luật Sư X.

Liên hệ hotline: 0833.102.102.

• FaceBook: www.facebook.com/luatsux
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
• Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp