Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020. Nghị định này quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; quản lý nhà nước về công tác văn thư. Nghị định 30/2021 văn thư lưu trữ có quy định gì mới? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu về vấn đề này nhé.
Căn cứ pháp lý
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư
Nghị định 30/2021 văn thư lưu trữ
Nghị định có bố cục 7 chương, 38 điều:
Chương I – Quy định chung
Chương II – Soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính, có 2 mục, 7 Điều: Mục 1 – Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Điều 7 – Các loại văn bản hành chính, Điều 8 – Thể thức văn bản, Điều 9 – Kỹ thuật trình bày văn bản); Mục 2 – Soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính (Điều 10 – Soạn thảo văn bản, Điều 11 – Duyệt bản thảo văn bản, Điều 12 – Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành, Điều 13 – Ký ban hành văn bản
Chương III – Quản lý văn bản; có 3 mục; 14 điều:
Chương IV – Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ cơ quan, có 4 điều (Điều 28 – Lập Danh mục hồ sơ; Điều 29 – Lập hồ sơ; Điều 30 – Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Điều 31 – Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào Lưu trữ cơ quan).
Chương V – Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, có 2 điều (Điều 32 – Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, Điều 33 – Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật).
Chương VI – Quản lý nhà nước về công tác văn thư; có 3 điều (Điều 34 – Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, Điều 35 – Trách nhiệm quản lý công tác văn thư; Điều 36 – Kinh phí cho công tác văn thư)
Chương VII – Điều khoản thi hành; có 2 điều (Điều 37 – Hiệu lực thi hành, Điều 38 – Trách nhiệm thi hành
Quy chế văn thư lưu trữ theo Nghị định 30
1. Công tác văn thư, lưu trữ Sở Giao thông vận tải đặt dưới sự chỉ đạo tập trung, thống nhất của Ban Giám đốc Sở. Văn phòng Sở là đơn vị chuyên môn tham mưu cho Ban Giám đốc Sở thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ cơ quan của Sở và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của Sở theo quy định của pháp luật.
2. Tất cả văn bản, đi đến của Sở đều được đăng ký, làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao tập trung tại bộ phận văn thư Sở (trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
3. Đối với văn bản đi, đến là văn bản giấy phải đăng ký, phát hành và chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất vào buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Đối với các văn bản đi. Đến có đóng các loại dấu chỉ mức độ khẩn như: “Hỏa tốc”; “Hẹn giờ”; “Thượng Khẩn”; “Khẩn” phải đặc đăng ký, chuyển giao đúng địa chỉ ngay sau khi nhận được văn bản.
4. Đối với văn bản điện tử đến được văn thư Sở chuyển đến Lãnh đạo Sở phân phối, giải quyết trong thời gian không quá 3 giờ (trong giờ hành chính). Văn bản điện tử đi phải được phát hành trong ngày ký văn bản, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo (đối với văn bản thông thường).
Quy định ký nháy văn bản theo Nghị định 30/ 2020
Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt là chữ ký của người có trách nhiệm nhằm xác định văn bản trước khi trình người ký chính thức đã được kiểm tra về độ chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường mà chỉ cần ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.
Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản
Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản; người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.
Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những văn bản có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.
Chữ ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản
Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.
Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận
Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.
Cách ký tên, đóng dấu theo Nghị định 30/2020
Khác với ký nháy, ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Chữ ký này trong văn bản phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh, dấu đơn vị.
Cụ thể, cách ký tên và đóng dấu văn bản được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:
Về cách ký tên
Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy; hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo; hoặc tên cơ quan, tổ chức.
– Trường hợp được giao quyền cấp trưởng; thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
– Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan; tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách; hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.”; vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
– Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.”; vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Về cách đóng dấu
- Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.
- Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính; hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu; trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản; hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Mời bạn xem thêm:
- Quy định về dạy thêm học thêm của bộ giáo dục 2022
- Học sinh gây tai nạn giao thông ai sẽ chịu trách nhiệm bồi thường?
- Lợi ích cổ đông không kiểm soát là gì?
Thông tin liên hệ với Luật sư X
Trên đây là tư vấn của Luật sư X về Nghị định 30/2021 văn thư lưu trữ có quy định gì mới? Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến dịch vụ thành lập công ty mới, dịch vụ hợp thức hóa lãnh sự, tạm ngưng kinh doanh hộ cá thể, đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký bảo hộ thương hiệu, bảo hộ logo độc quyền, mẫu tạm ngừng kinh doanh, tra cứu thông tin quy hoạch, xin phép bay flycam…của luật sư X, hãy liên hệ 0833102102.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Trách nhiệm của Giám đốc Sở
Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Sở
Trách nhiệm của công chức kiêm nhiệm công tác văn thư, tổng hợp của các đơn vị (gọi tắt là văn thư đơn vị)
Trách nhiệm của từng cá nhân công chức, viên chức, người lao động
Trách nhiệm của công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Sở (gọi tắt là văn thư, lưu trữ cơ quan)
Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn.
