Con dấu là một trong những thứ có giá trị pháp lý, là căn cứ quan trọng trong các giao dịch dân sự. Chính vì thế nên việc sử dụng dấu tròn cũng có những quy định chi tiết. Vậy quy định sử dụng dấu tròn như thế nào? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!
Quy định sử dụng dấu tròn như thế nào?
Dấu tròn doanh nghiệp là một tài sản của doanh nghiệp và chỉ được sử dụng khi được đăng ký. Trước đây, mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu duy nhất, dạng hình tròn và do cơ quan công an cấp.
Tuy nhiên, theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành, thì hiện nay doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều con dấu cùng một lúc và không còn quy định chính xác về hình dáng con dấu, nghĩa là con dấu doanh nghiệp có thể là hình tròn, hình vuông, đa giác khác và màu sắc tuỳ chọn. Như vậy, việc quản lý con dấu đã nới lỏng, tạo thuận tiện cho doanh nghiệp phát triển đa ngành, đa nghề và có con dấu của mỗi loại ngành nghề khác nhau.
Quy trình khắc con dấu tròn doanh nghiệp
Bước 1: Sau khi có đăng ký kinh doanh doanh nghiệp gửi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến các công ty chuyên khắc dấu để thực hiện việc khắc dấu.
Bước 2: Sau khi có con dấu thì doanh nghiệp gửi mẫu dấu lên Sở kế hoạch đầu tư để đăng tải công khai trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Hồ sơ gồm có:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp (theo mẫu của cơ quan nhà nước)
Tại thời điểm khắc dấu xong thì con dấu chưa có hiệu lức pháp lý cần lưu ý cách thức sử dụng con dấu. Tránh trường hợp đóng dấu khi con dấu chưa có hiệu lực pháp lý (tức là mẫu dấu chưa được thực hiện thủ tục đăng bố cáo dấu tròn của doanh nghiệp).
Thực tế rõ nhất khi doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh và có con dấu không ý thức được việc dấu có hiệu lực chưa mà thức hiện đóng dấu tràn lan gây ra nhiều hậu quả thiệt hại về cả kinh tế và thương hiệu của công ty. Con dấu chỉ có hiệu lực khi mẫu dấu được đăng tải trên cổng đăng ký kinh doanh quốc gia. Ví dụ: Khi doanh nghiệp mở tài khoản của công ty nhân viên ngân hàng phải kiểm tra trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia nếu chưa đăng bố cáo mẫu dấu thì doanh nghiệp không thực hiện được giao dịch thành công.
Giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp
Thông thường nội dung con dấu gồm có tên đầy đủ của doanh nghiệp, mã số thuế, quận huyện nơi doanh nghiệp có trụ sở chính. Những thông tin như vậy có thể kiểm tra được tính pháp lý của doanh nghiệp, công ty có tồn tại thực tế hay là công ty ảo. Hiện nay, được quyền tự quyết về nội dung con dấu nhiều doanh nghiệp còn thể hiện logo công ty trên mặt dấu nhằm quảng bá thương hiệu của công ty khi con dấu được đóng lên các chứng tự liên quan đến hoạt động của công ty.
Con dấu còn có ý nghĩa xác nhận giá trị pháp lý của các văn bản, chứng từ liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Việc đóng dấu là yêu cầu bắt buộc đối với hồ sơ, chứng từ của doanh nghiệp khi gửi lên cơ quan nhà nước. Có con dấu trên các văn bản đó xác nhận các thông tin của doanh nghiệp một cách đầy đủ, đồng thời cũng thế hiện việc khẳng định ý chí của doanh nghiệp khi đóng dấu lên các chứng từ đó. Ở một số văn bản nội bộ, việc đóng dấu đối với các chứng từ lưu hành nội bộ hoặc một số hợp đồng giao dịch không bắt buộc phải có dấu của công ty.
Tuy nhiên thực tế trong giao dịch thương mại và giao dịch nội bộ cho thấy tất cả các văn bản chứng từ đó đều có dấu đỏ của công ty. Qua đó thể hiện vai trò trách nhiệm pháp lý chắc chắn ràng buộc các bên tham giao giao dịch liên quan đến các chứng từ đó.
Đối với các doanh nghiệp nhà nước thì việc quản lý con dấu phải tuân thủ các quy chế tương đối nghiêm ngặt. Có quyết định giao quyền quản lý con dấu cho một đối tượng nhất định. Văn thư chỉ được đóng dấu khi có chữ ký tươi của người có thẩm quyền; Không được đóng dấu lên tờ giấy trắng khi chưa có nội dung văn bản và chữ ký của người có thẩm quyền.
Việc không đóng dấu vào một số văn bản không làm mất giá trị pháp lý của các văn bản đó.
Hợp đồng trừ những trường hợp pháp luật bắt buộc hợp đồng phải có dấu thì việc không đóng dấu không làm mất hiệu lực của hợp đồng hai bên đã ký kết. Trên thực tế không căn cứ vào con dấu thì bên còn lại của giao dịch không xác minh được thẩm quyền của người ký do đó việc đóng dấu là một căn cứ quan trọng để xác nhận ý chí của bên giao dịch.
Việc quản lý và sử dụng con dấu
Theo quy định tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau:
+ Nếu doanh nghiệp bị mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu hoặc bị mất con dấu mà doanh nghiệp đã thành lập trước 01/07/2015 thì doanh nghiệp đó sẽ phải thông báo việc mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, việc mất con dấu cho cơ quan công an nơi mà doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trước đó. Trường hợp này doanh nghiệp sẽ được làm con dấu theo quy định của pháp luật.
+ Trường hợp doanh nghiệp làm con dấu mới mà doanh nghiệp đã được thành lập trước ngày 01/07/2015 thì doanh nghiệp phải nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và con dấu cho cơ quan công an nơi doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trước đó. Tại thời điểm cơ quan công an tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp sẽ cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu.
+ Trường hợp các doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng con dấu mà doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/07/2015 thì sẽ không phải thực hiện việc thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu trong trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi màu mực dấu hoặc muốn làm thêm con dấu thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp.
Trong một số trường hợp sau đây, doanh nghiệp sẽ phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:
– Hủy mẫu con dấu.
– Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp.
– Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu
Việc đổi con dấu tròn trong công ty
Việc đổi con dấu tròn được thực hiện trong một số trường hợp sau:
– Thay đổi mã số thuế doanh nghiệp.
– Con dấu bị méo, hư hỏng, mòn hoặc bị biến dạng.
– Doanh nghiệp muốn thay đổi tên công ty, loại hình doanh nghiệp khác.
– Doanh nghiệp thay đổi trụ sở khác quận.
– Doanh nghiệp muốn thay đổi hình thức con dấu.
Như vậy, tùy vào từng trường hợp khác nhau mà công ty, doanh nghiệp có thể thay đổi con dấu tròn phù hợp theo quy định của pháp luật.
Trình tự và thủ tục thay đổi con dấu tròn
Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
– Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
– Bản sao công chứng giấy chứng nhận mẫu dấu của con dấu cũ.
– Giấy giới thiệu của người đi làm thủ tục thay đổi con dấu.
– Bản sao có chứng thực giấy chứng minh thư nhân dân của người làm thủ tục thay đổi con dấu.
– Thông báo thay đổi mẫu con dấu, số lượng con dấu của doanh nghiệp.
Bước 2: Người đi làm thủ tục thay đổi con dấu nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch đầu tư ( thành phố, tỉnh )
Bước 3: Phòng kế hoạch đầu tư sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ sẽ trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Người đi làm thủ tục thay đổi con dấu nhận giấy chứng nhận mẫu dấu mới tại Sở kế hoạch đầu tư. Sau khi doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp mới thì sẽ phải thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp trong những lần trước đó không còn hiệu lực.
Lưu ý: Đối với doanh nghiệp được cấp dấu trước ngày 01/07/2015 khi cần thay đổi nội dung con dấu thì phải tiến hành hủy con dấu đó.
Mời bạn xem thêm bài viết
- Kích thước con dấu công ty
- Doanh nghiệp tư nhân có con dấu không?
- Giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp
- Con dấu của hộ kinh doanh
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Quy định sử dụng dấu tròn”. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Mọi thắc mắc về thủ tục pháp lý có liên quan như: tra cứu quy hoạch xây dựng, điều kiện cấp phép bay flycam, tìm hiểu về hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam, xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Hà Nội, dịch vụ xác nhận tình trạng hôn nhân… Quý khách vui lòng liên hệ Luật Sư X để được hỗ trợ, giải đáp.
Để được tư vấn cũng như trả lời những thắc mắc của khách hàng trong và ngoài nước thông qua web Luatsux.vn, lsx.vn, web nước ngoài Lsxlawfirm,…
Hãy liên hệ: 0833.102.102.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi doanh nghiệp sẽ có con dấu hình tròn để thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý do doanh nghiệp phát hành. Đây là con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an, chỉ được sử dụng khi được cấp giấy chứng nhận.
Từ ngày 01/7/2015, con dấu doanh nghiệp dù là con dấu tròn hoặc con dấu vuông đều có giá trị pháp lý nếu doanh nghiệp có làm thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Khi khắc con dấu tròn, con dấu vuông, người thợ khắc cần lưu ý những điều sau:
1. Việc đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng hướng và đúng mẫu dấu quy định.
2. Khi đóng dấu chữ ký, phải phủ kín khoảng 1/3 chữ ký sang mặt trái.
3. Đóng dấu vào phụ lục kèm theo văn bản do người ký văn bản quyết định và đóng dấu ở trang đầu, che một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.
4. Khi đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên các văn bản, tài liệu chuyên ngành phải thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng Trường hoặc cơ quan quản lý ngành.
