Con dấu là một vật quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Việc sử dụng cũng cần phải tuân theo các quy định của pháp luật. Vậy về những quy định về hủy con dấu thì như thế nào? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!
Căn cứ pháp lý
- Luật doanh nghiệp năm 2020
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
- Nghị định 47/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp
Quy đinh chung về quản lý và sử dụng con dấu
– Theo Nghị định 99/2016, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
– Ngoài ra, Nghị định số 99/NĐ-CP quy định mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nếu muốn sử dụng thêm dấu ướt thì phải được phép của cơ quan có thẩm quyền, muốn sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi thì tự quyết định. Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
Quy định cụ thể về quản lý và sử dụng con dấu
– Nghị định 99 quy định những cơ quan, tổ chức, chức danh sử dụng con dấu có hình Quốc huy và những cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng.
– Nghị định 99 năm 2016 hướng dẫn hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới như sau:
Tùy cơ quan, tổ chức, chức danh khi đăng ký mẫu dấu mới sẽ nộp những giấy tờ khác nhau như: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động; Quyết định công nhận tổ chức. Ngoài ra, tùy trường hợp có thể phải nộp: Giấy phép hoạt động; Điều lệ hoạt động đã được phê duyệt; Văn bản quy định về tổ chức, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp; Văn bản chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.
– Về trình tự, thủ tục nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả về con dấu
+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp hoặc nộp qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
+ Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ và thực hiện: Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ cấp giấy biên nhận trực tiếp cho người nộp hồ sơ; Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ; Trường hợp không đủ điều kiện thì từ chối giải quyết.
+ Nghị định số 99/CP quy định người được cử đến nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc ủy quyền, xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
+ Các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu.
+ Tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng, khi nộp hồ sơ phải nộp con dấu đã mang vào cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để kiểm tra, đăng ký.
+ Trường hợp cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì phải mang theo con dấu đã đăng ký trước đó để kiểm tra, đăng ký.
+ Thời hạn giải quyết là 03 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Ngoài ra, Nghị định số 99 còn quy định con dấu của cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam; cơ quan đăng ký mẫu con dấu; hồ sơ đăng ký lại, đăng ký thêm mẫu con dấu; đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu; thu hồi, hủy con dấu.
Quy định về hủy con dấu như thế nào?
Căn cứ theo điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2020 con dấu của doanh nghiệp được quy định như sau:
“Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
a) Tên doanh nghiệp;
b) Mã số doanh nghiệp.
2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
4. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”
Thủ tục hủy con dấu doanh nghiệp đối với Công ty thành lập trước ngày 1/7/2015
Căn cứ Nghị định 47/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp thủ tục huỷ con dấu cũ được quy định như sau:
“2. Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp”
Như vậy, nếu công ty bạn thành lập trước ngày 1/7/2015 thì bạn phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp. Sau đó nhận giấy biên nhận trả lại con dấu.
Thủ tục hủy con dấu doanh nghiệp đối với Công ty thành lập kể từ ngày 1/7/2015
Căn cứ vào Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thủ tục huỷ con dấu được quy định như sau:
“2. Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:
a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.
5. Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện mới thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của các lần trước đó không còn hiệu lực.”
Theo đó, nếu công ty bạn thành lập từ ngày 1/7/2015 trở đi, khi thay đổi con dấu không nhất thiết phải làm thủ tục hủy mẫu con dấu cũ. Trường hợp này, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Xử phạt vi phạm hành chính trong quản lý và sử dụng con dấu
Đối với vi phạm về điều kiện kinh doanh sản xuất con dấu
– (1) Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi không ban hành hoặc không niêm yết công khai quy trình, thủ tục tiếp nhận hồ sơ sản xuất con dấu, giá tiền khắc dấu tại cơ sở sản xuất con dấu.
– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
(2) Trực tiếp giao con dấu cho khách hàng mà không chuyển con dấu cho cơ quan Công an có thẩm quyền để đăng ký theo quy định của pháp luật.
(3) Cung cấp bản thiết kế mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức cho những người không có thẩm quyền.
– (4) Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi sản xuất con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khi chưa có Phiếu chuyển mẫu con dấu của cơ quan đăng ký mẫu con dấu theo quy định của pháp luật.
– Áp dụng hình thức xử phạt bổ sung đối với các hành vi:
+ Tước quyền sử dụng Giấy phép, Chứng chỉ hành nghề, Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự trong thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng đối với các hành vi vi phạm quy định tại mục (4).
+ Tước quyền sử dụng Giấy phép, Chứng chỉ hành nghề, Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự trong thời hạn từ 06 tháng đến 09 tháng đối với các hành vi vi phạm quy định tại mục (3).
+ Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi định tại mục (4).
+ Trục xuất người nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính tại mục (2), (3), (4).
(Điều 12 Nghị định 144/2021/NĐ-CP)
Đối với vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
– Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
(1) Không thực hiện thủ tục cấp lại khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất;
(2) Không thực hiện thủ tục đổi lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị hỏng;
(3) Không thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng;
(4) Không ban hành quy định nội bộ về quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
(5) Tự ý mang con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan, tổ chức mà không được phép của chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
(6) Không đăng ký lại mẫu con dấu theo quy định của pháp luật;
(7) Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
(8) Mất con dấu mà quá 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện mất con dấu, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước không thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đó và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.
– Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
(9) Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
(10) Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc có chữ ký của người không có thẩm quyền;
(11) Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp, mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu; sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động;
(12) Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng;
(13) Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung con dấu đã đăng ký;
(14) Làm giả Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;
(15) Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu;
(16) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, Giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc giao nộp con dấu theo quy định của pháp luật;
(17) Tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
– Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
(18) Làm giả hồ sơ để làm thêm con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước;
(19) Làm giả con dấu hoặc sử dụng con dấu giả;
(20) Chiếm đoạt, mua bán trái phép con dấu;
(21) Tiêu hủy trái phép con dấu.
– Áp dụng hình thức xử phạt bổ sung đối với các hành vi:
+ Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính đối với hành vi quy định tại mục (11), (14), (15), (18), (19).
+ Trục xuất người nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính quy định tại các mục từ (9) đến (21).
– Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả đối với các hành vi:
+ Buộc nộp lại con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi quy định tại mục (6), (9), (12), (13), (20)
+ Buộc hủy bỏ văn bản, giấy tờ đóng dấu sai quy định đối với hành vi quy định tại mục (10)
+ Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại mục (11), (20).
+ Buộc nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi vi phạm quy định tại mục (17).
Mời bạn xem thêm bài viết
- Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan
- Kích thước con dấu công ty
- Doanh nghiệp tư nhân có con dấu không?
- Giá trị pháp lý của con dấu doanh nghiệp
- Con dấu của hộ kinh doanh
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Quy định về hủy con dấu”. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Mọi thắc mắc về thủ tục pháp lý có liên quan như: mẫu đơn xin xác nhận độc thân, tra cứu quy hoạch xây dựng, điều kiện cấp phép bay flycam, tìm hiểu về hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam, xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Hà Nội, dịch vụ xác nhận tình trạng hôn nhân… Quý khách vui lòng liên hệ Luật Sư X để được hỗ trợ, giải đáp.
Để được tư vấn cũng như trả lời những thắc mắc của khách hàng trong và ngoài nước thông qua web Luatsux.vn, lsx.vn, web nước ngoài Lsxlawfirm,…
Hãy liên hệ: 0833.102.102.
Câu hỏi thường gặp
– Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
– Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu.
– Việc đăng ký, quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định tại Nghị định này.
– Con dấu quy định trong Nghị định này là hình tròn; mực dấu màu đỏ.
* Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 02 năm đối với hành vi:
– Làm giả con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác của cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ giả thực hiện hành vi trái pháp luật.
* Phạt tù từ 02 năm đến 05 năm nếu phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây:
– Có tổ chức;
– Phạm tội 02 lần trở lên;
– Làm từ 02 con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác đến 05 con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác;
– Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm ít nghiêm trọng hoặc tội phạm nghiêm trọng;
– Thu lợi bất chính từ 10.000.000 đồng đến dưới 50.000.000 đồng;
– Tái phạm nguy hiểm.
* Phạt tù từ 03 năm đến 07 năm nếu phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây:
– Làm 06 con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác trở lên;
– Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm rất nghiêm trọng hoặc tội phạm đặc biệt nghiêm trọng;
– Thu lợi bất chính 50.000.000 đồng trở lên.
* Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
1. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
2. Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
3. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
4. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:
a) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;
b) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
c) Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
