Công nợ từ lâu đã là mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp vì nó phản ánh năng lực và tiềm lực tài chính của một công ty. Tuy nhiên, vấn đề này ở công ty rất phức tạp và cần phải có một biện pháp quản lý chặt chẽ. Khi thực hiện đối chiếu công nợ, công ty phải thu thập đầy đủ các giấy tờ, tài liệu có xác nhận của bên liên quan để chứng minh tính chính xác của số liệu kế toán. Vậy Quy trình đối chiếu công nợ mới năm 2023 theo quy định như thế nào? hãy cùng LSX tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Đối chiếu công nợ là gì?
Công nợ là số tiền xuất hiện trong các tài khoản khi giao dịch, trao đổi mua bán hàng hóa. Khi một doanh nghiệp có các nghiệp vụ được phát sinh trong quá trình mua bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ,… hoặc phát sinh các khoản thanh toán tiền trong kỳ cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khác nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức; số tiền này lại nợ cho đến kỳ kế toán sau thì được gọi là Công nợ. Trong hoạt động kinh doanh mua bán hàng hóa, cung ứng ực vụ sẽ có các khoản tài chính chứ thanh toán kịp thời được gọi là công nợ. Công nợ được chia thành 02 loại:
– Công nợ phải thu là những khoản tiền chưa thu về được từ các hoạt động bán hàng hóa, sản phẩm hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được hết số tiền hay những khoản đầu tư tài chính của tố chức, doanh nghiệp. Khi theo dõi, quản lý công nợ cần thu thì kế toán công nợ cần:
+ Hoạch toán chi tiết các thông tin từng đối tượng và mỗi lần phát sinh;
+ Theo dõi thanh toán thường xuyên để gửi công văn, giấy tờ thanh toán cho khách hàng;
+ Cần tập hợp và ghi chép nhập số lượng giấy tờ, chứng từ liên quan. Lập biên bản đối chiếu công nợ vào mỗi cuối tháng và cần có chữ ký đầy đủ của cả hai bên nhằm đảm bảo tính xác thực và giá trị của giấy tờ; tránh trường hợp rủi ro xảy ra vấn đề nghiêm trọng khác.
+ Đối với các trường hợp công nợ quá hạn thì kế toán cần báo lên cấp trên ngay lập tức để có phương án xử lý kịp thời, tránh tổn thất tài sản của doanh nghiệp.
– Công nợ phải trả sẽ bao gồm tất cả các khoản phải trả cho nhà cung cấp nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị, công cụ, dung cụ, dịch vụ, hàng hóa, sản phẩm,… mà tổ chức, doanh nghiệp chưa thanh toán ngay lập tức khi giao dịch mua bán diễn ra. Kế toán cần lưu ý những điểm sau:
+ Hạch toán số liệu cụ thể theo từng nhóm đối tượng;
+ Theo dõi, kiểm soát thời hạn thanh toán cho từng nhóm đối tượng; phải đảm bảo độ tin cậy của doanh nghiệp; thực hiện đúng và đủ các quy định đối với các khoản nộp cho nhà nước;
+ Đối với các khoản nợ chưa xuất hóa đơn thì kế toán cần phải theo dõi các thông tin, giấy tờ. Khi có hóa đơn thì nhanh chóng cập nhật vào sổ sách lưu trữ.
Ngoài 02 loại công nợ chính trên thì kế toán công nợ còn phải kiểm soát các khoản công nợ phải trả khác như:
– Các khoản phải trả nội bộ;
– Phải trả phải nộp cho nhà nước;
– Phải trả công nhân viên như; tiền lương, tiền trợ cấp,…
– Và các khoản công nợ phải thu khác như: các khoản thu nội bộ, thu tiền bồi thường hay khấu trừ lương nhân viên do làm hư hỏng thiết bị, dụng cụ,… và các khoản tạm ứng,…
Kế toán công nợ phải theo dõi từng đối tượng cụ thể, tách biệt và cần phân loại đúng nhóm đối tượng nhằm kiểm soát công nợ một cách hiệu quả và tránh các trường hợp bỏ sót hay thất thoát các khoản tiền,…
Đối chiếu công nợ là việc so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với các số liệu trên hợp đồng và thực tiễn khi thực hiện các giao dịch. Đồng thời khi thực hiện đối chiếu doanh nghiệp sẽ phải thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan để làm bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng với thực tế.
Quy định về lập bảng đối chiếu công nợ
Các quy định pháp luật về biên bản đối chiếu công nợ sẽ tuân theo nguyên tắc so sánh nợ công. Trong trường hợp cả hai bên đã giao dịch thanh toán hết nợ thì doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý hợp đồng và nếu qua thời hạn quy định trong hợp đồng vẫn chưa thanh toán hết tiền hàng thì trong biên bản đối chiếu công nợ khác cần ghi rõ thời hạn, số tiền đã giao dịch và ngày kết thúc giao dịch. Và tùy theo tình hình của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp đó sẽ có mẫu biên bản đối chiếu công nợ khác nhau.
Đặc biệt cần lưu ý trong việc lập biên bản đối chiếu công nợ thường xảy ra ở những khoản nợ phải thu chưa có đủ biên bản đối chiếu công nợ theo quy định tại thời điểm cuối năm:
– Tỷ lệ khách hàng phản hồi thư xác nhận công nợ thấp khiến cho việc quản lý công nợ gặp nhiều vấn đề sai sót và khó khăn;
– Giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán có sự chênh lệch nhau về công nợ doanh nghiệp phải thu của khách hàng nhưng chưa xác định được nguyên nhân;
– Phần lớn các doanh nghiệp xây dựng không có đối chiếu công nợ nên doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu có liên quan.
Quy trình đối chiếu công nợ
Bước 1: Kế toán công nợ in các chứng từ:
– Đối với công nợ phải trả thì kế toán công nợ cần in: biên bản đối chiếu công nợ; Sổ chi tiết công nợ phải trả để gửi cho nhà cung cấp để phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận số liệu công nợ phải trả.
– Đối với công nợ phải thu thì kế toán công nợ cần in các chứng từ sau: biên bản đối chiếu công nợ, Sổ chi tiết công nợ phải thu; Thông báo công nợ để gửi cho người mua để phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận số liệu công nợ phải thu.
Bước 2: Trường hợp có xảy ra chênh lệch thì cần chỉnh sửa lại cho đúng thực tế;
Bước 3: Lưu lại biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Loading…
Reload document 
Open in new tab Nội dung của biên bản đối chiếu công nợ
Các pháp lý về biên bản đối chiếu công nợ theo nguyên tắc so sánh nợ công, trường hợp 2 bên đã giao dịch thanh toán hết nợ thì doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý hợp đồng. Nếu như đã qua thời hạn quy định trong hợp đồng 2 bên vẫn chưa thanh toán hết tiền hàng thì trong biên bản đối chiếu công nợ khác cần ghi rõ thời hạn, số tiền giao dịch thanh toán và ngày kết thúc.
Tùy theo tình hình của từng công ty, doanh nghiệp mà mẫu biên bản đối chiếu công nợ có một chút biến hóa khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung thì mẫu văn bản này cần có những nội dung cơ bản sau:
- Tên công ty, doanh nghiệp
- Số biên bản đối chiếu của doanh nghiệp
- Địa chỉ, thời gian diễn ra đối chiếu công nợ
- Các căn cứ, chứng từ lập biên bản
- Thông tin về hai bên mua – bán
- Chi tiết về số liệu công nợ
- Kết luận cuối cùng về công nợ
- Đại diện của hai bên mua – bán ký tên và đóng dấu
Thông tin liên hệ LSX
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Quy trình đối chiếu công nợ mới năm 2023 theo quy định?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, LSX với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý như Thủ tục đăng ký giám hộ đương nhiên. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Thẩm quyền ký xác nhận Đối chiếu công nợ phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; nếu việc ký kết và thực hiện Hợp đồng phát sinh từ chi nhánh thì thẩm quyền thuộc về người đại diện theo pháp luật của chi nhánh; hoặc người đại diện theo ủy quyền.
Những nguyên tắc đối chiếu công nợ chủ yếu dựa trên các quy định của pháp luật và sự đả bảo tính chính xác cũng như tầm quan trọng của bảng đối chiếu công nợ.
Đối chiếu công nợ phải đáp ứng điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật;
Nội dung đối chiếu công nợ không được trái quy định của pháp luật và không trái các giá trị đạo đức xã hội;
Nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên hoàn toàn trên tinh thần tự nguyện và công bằng, tôn trọng lẫn nhau;
Việc đối chiếu công nợ phải lập thành văn bản gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ là avwn bản hoặc các hình thức khác tương đương và xác lập làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên.
