Thông báo ủy quyền điều hành cơ quan như thế nào?

Uỷ quyền là một loại giấy tờ quan trọng và xuất hiện trong nhiều giao dịch cũng như trong công việc. Vậy việc uỷ quyền có thể thực hiện cho những cán bộ trong cơ quan nhà nước không? Hiện nay việc uỷ quyền có thể thực hiện được bởi các cán bộ trong cơ quan nhà nước khi người thực hiện nhiệm vụ cần phải rời khỏi cơ quan. Vậy thông báo ủy quyền điều hành cơ quan như thế nào? Mời bạn đón đọc bài viết “Thông báo ủy quyền điều hành cơ quan như thế nào?” dưới đây của LSX để có thêm những thông tin cần thiết về vấn đề này.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Giấy ủy quyền có phải là văn bản hành chính không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về các loại văn bản hành chính như sau:

Các loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Đồng thời, xét đối tượng áp dụng Điều 2 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Đối tượng áp dụng

Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.
Như vậy, kết hợp từ những quy định trên thì giấy ủy quyền được sử dụng tại các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước được xem là văn bản hành chính.

Theo đó, căn cứ vào khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức tại một văn bản ủy quyền bao gồm những nội dung cơ bản sau:

– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

– Số, ký hiệu của văn bản.

– Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

– Nội dung văn bản.

– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

– Nơi nhận.

Ngoài ra, tùy thuộc vào nội dung mà giấy ủy quyền còn có thể có các thành phần sau:

– Phụ lục.

– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

– Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

– Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

>> Xem ngay: Đơn đề nghị thẩm định sản phẩm quảng cáo

Cần lưu ý những gì khi viết giấy ủy quyền tại cơ quan nhà nước?

Căn cứ theo nội dung tại Mẫu 1.4 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, khi viết giấy ủy quyền tại cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, người thực hiện cần lưu ý những nội dung sau:

– Đối với tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy ủy quyền:

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành giấy ủy quyền và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành giấy ủy quyền đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy ủy quyền được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

++ Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

++ Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy ủy quyền và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy ủy quyền, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

– Phần địa danh:

Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành giấy ủy quyền đóng trụ sở.

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

Địa danh ghi trên giấy ủy quyền của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

– Thời gian ban hành giấy ủy quyền:

Ngày, tháng, năm giấy ủy quyền được ban hành. Thời gian ban hành giấy ủy quyền phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

– Nội dung giấy ủy quyền:

Nội dung giấy ủy quyền được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

– Chữ ký người ủy quyền:

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên giấy ủy quyền giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên giấy ủy quyền điện tử.

Thông báo ủy quyền điều hành cơ quan như thế nào?

Việc ủy quyền trong hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước và trong các văn bản pháp luật chuyên ngành rất đa dạng và phổ biến cả về chủ thể và nội dung ủy quyền. Về cơ bản, việc ủy quyền đã góp phần tạo cơ chế linh hoạt và hiệu quả trong tổ chức thực thi nhiệm vụ của hệ thống bộ máy hành chính nhà nước và trong lãnh đạo, điều hành nội bộ cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó, việc ủy quyền cũng phát sinh một số vướng mắc, hạn chế cả về tính thống nhất, đồng bộ và tính phù hợp với yêu cầu thực tiễn trong các quy định pháp luật hiện nay. Cụ thể là:

Thứ nhất, pháp luật quy định chưa thống nhất về nguyên tắc áp dụng ủy quyền. Theo Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2019) trong trường hợp cần thiết, các chủ thể theo quy định được ủy quyền trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 12 của Luật. Song tại Khoản 1 Điều 12 Luật số 47/2019/QH14 ngày 22/11/2019 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức phi Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương lại quy định việc phân quyền cho các cấp chính quyền địa phương phải được quy định trong luật. Trong trường hợp này, luật phải quy định nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể mà chính quyền địa phương không được phân cấp, ủy quyền cho cơ quan nhà nước cấp dưới hoặc cơ quan, tổ chức khác.

Như vậy, về nguyên tắc, các chủ thể theo quy định được ủy quyền trừ trường hợp luật “cấm” ủy quyền. Điều này cho phép các chủ thể chủ động quyết định việc ủy quyền mà không nhất thiết phải căn cứ vào các quy định cụ thể về những nhiệm vụ được ủy quyền. Tuy nhiên, pháp luật chuyên ngành đang theo hướng quy định chi tiết một số nhiệm vụ, quyền hạn được ủy quyền. Trong trường hợp này có thể hiểu rằng, cơ quan, người có thẩm quyền chỉ được ủy quyền những nhiệm vụ, quyền hạn mà pháp luật “cho phép”. Như vậy, pháp luật đang có sự thiếu thống nhất trong việc xác định nguyên tắc ủy quyền. Với tâm lý an toàn, tránh tranh cãi trong việc xác định cơ sở pháp lý thì các cơ quan, cá nhân thường chỉ thực hiện ủy quyền khi trong các văn bản pháp luật quy định cụ thể những nhiệm vụ, quyền hạn đó được ủy quyền. Điều này làm cản trở sự chủ động, linh hoạt trong việc tổ chức thực thi nhiệm vụ của bộ máy hành chính nhà nước.

Thứ hai, trong quản trị cơ quan, tổ chức thì việc ủy quyền được áp dụng rất phổ biến. Người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm trước tiên và cuối cùng trong thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đồng thời cũng là chủ thể được pháp luật quy định những nhiệm vụ, quyền hạn riêng có với người đứng đầu. Để tổ chức công việc, căn cứ tính chất, yêu cầu nhiệm vụ và vị trí, vai trò của từng cá nhân, bộ phận cấu thành mà người đứng đầu phân công cho các cá nhân, đơn vị đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể nhằm huy động sức mạnh tập thể, phát huy sức sáng tạo gắn với tăng cường trách nhiệm của mỗi cá nhân, đơn vị với công việc chung, góp phần bảo đảm hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Như vậy, cần tiếp cận ủy quyền dưới hai góc độ: 1) Dưới góc độ của hệ thống bộ máy hành chính nhà nước thì ủy quyền được áp dụng giữa các cơ quan theo thứ bậc trên – dưới trong bộ máy hành chính để thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn; 2) Dưới góc độ quản trị tổ chức, ủy quyền được người đứng đầu áp dụng để tổ chức hợp lý công việc giữa họ với cấp phó và các đơn vị cấu thành, qua đó thực thi có hiệu quả vai trò lãnh đạo, điều hành, tổ chức công việc.

Hiện nay, quy định chung, mang tính nguyên tắc về ủy quyền dưới góc độ quản trị tổ chức chưa được quy định trong văn bản luật mà chủ yếu được quy định trong quy chế làm việc của từng cơ quan, đơn vị. Trong các quy chế làm việc, văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hoặc văn bản phân công công việc giữa người đứng đầu với cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có quy định về việc người đứng đầu phân công, ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ, như ký văn bản, thay mặt dự họp, thay mặt người đứng đầu chủ trì và giải quyết một số công việc cụ thể,… 

Có thể thấy rằng, việc người đứng đầu giao cấp phó hoặc bộ phận cấu thành thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình được ghi nhận dưới nhiều thuật ngữ khác nhau như: “phân công”, “ủy nhiệm”, “giao”, “thay mặt”, “ký thay”,…  Trong đó, có nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, giao hoặc ủy nhiệm thực hiện về bản chất là ủy quyền. Việc này dẫn đến những khó khăn khi giải quyết các vướng mắc phát sinh, nhất là pháp luật hiện hành chưa quy định những nội dung cơ bản về phân công, ủy nhiệm, giao, thay mặt,… thực hiện nhiệm vụ.

Thứ ba, chủ thể thực hiện ủy quyền hiện nay rất đa dạng. Pháp luật chuyên ngành quy định nhiều chủ thể khác nhau được ủy quyền, nhưng các quy định này nằm tản mạn trong các văn bản khác nhau và chỉ điều chỉnh đối với từng trường hợp ủy quyền cụ thể. Trong khi đó, quy định về chủ thể ủy quyền trong Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2019) lại rất hẹp và chung. Điều này xuất phát từ phạm vi điều chỉnh của Luật Tổ chức chính quyền địa phương là đơn vị hành chính và tổ chức, hoạt động của chính quyền địa phương ở các đơn vị hành chính nên chủ thể ủy quyền là các cơ quan, cá nhân ở Trung ương không thuộc đối tượng điều chỉnh. 

Mặt khác, việc quy định cơ quan hành chính nhà nước cấp trên được ủy quyền cho UBND cấp dưới trực tiếp trong Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2019) là chưa rõ ràng. Trường hợp cơ quan được ủy quyền là UBND cấp tỉnh thì việc xác định cơ quan hành chính nhà nước cấp trên cũng là vấn đề còn tranh luận, bởi lẽ pháp luật hiện hành đang có quy định về ủy quyền giữa Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các bộ đối với UBND cấp tỉnh trong một số trường hợp. Tương tự như vậy, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, các cơ quan hành chính khác như Ban Quản lý khu công nghiệp, Ban Quản lý an toàn thực phẩm, cơ quan thuế, cơ quan hải quan,… có được xem là cơ quan hành chính nhà nước cấp trên của UBND cấp huyện, cấp xã hay không để thực hiện ủy quyền cũng là vấn đề còn có ý kiến băn khoăn. Ngoài ra, các cơ quan hành chính nhà nước ngang cấp có được ủy quyền hay không như việc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh có hay không việc ủy quyền cho Ban Quản lý khu công nghiệp,…

Luật Tổ chức Chính phủ hiện nay chưa có quy định về những nội dung cơ bản của ủy quyền. Do đó, việc ủy quyền của các cơ quan, cá nhân ở trung ương chỉ được thực hiện đối với từng nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể đã được quy định trong các văn bản pháp luật. Những vướng mắc này chỉ có thể giải quyết nếu các quy định chung về ủy quyền trong Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương được sửa đổi, hoàn thiện.

Thứ tư, việc ủy quyền cần tính đến sự đồng bộ với các quy trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn. Trình tự, thủ tục là nội dung không thể thiếu và là yếu tố mang tính bản chất của hoạt động quản lý hành chính nhà nước nên các nhiệm vụ, quyền hạn không thể được thực hiện một cách đơn lẻ. Mỗi nhiệm vụ, quyền hạn đều có sự tham gia của các cơ quan, cá nhân với vai trò, trách nhiệm khác nhau, từ việc đề xuất, tham mưu, tham gia ý kiến, thẩm định, trình, đến việc quyết định. Quy trình này thường được quy định rất cụ thể, chặt chẽ. Việc ủy quyền mà không tính đến việc điều chỉnh trình tự, thủ tục, cũng như quy định cụ thể các cơ quan, cá nhân tham gia vào quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thì việc triển khai trên thực tế sẽ gặp rất nhiều vướng mắc, thậm chí không thể thực hiện được. Trên thực tế, khi ủy quyền cho cơ quan hoặc người có thẩm quyền thuộc cơ quan hành chính nhà nước cấp dưới quyết định một số nhiệm vụ, quyền hạn, trong khi cơ quan trình, cơ quan tham gia ý kiến, thẩm định lại vẫn là cơ quan hành chính nhà nước cấp trên, dẫn đến khó khăn trong việc ra quyết định nếu các cơ quan còn ý kiến khác nhau hoặc cơ quan được ủy quyền có ý kiến khác với cơ quan trình. 

Mời bạn xem thêm

• Năm 2024, cấp đổi sổ đỏ mới mất bao nhiêu tiền?
• Mẫu đơn viết tay xin tách hộ khẩu 2024
• Mã tiểu mục lệ phí môn bài 2024

Thông tin liên hệ

Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Thông báo ủy quyền điều hành cơ quan như thế nào?“. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, LSX với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833.102.102

Câu hỏi thường gặp