Văn phòng đại diện là một đơn vị đại diện diện cho một doanh nghiệp, một công ty nào đó. Với mục đích hoạt động để đại diện theo ủy quyền và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho doanh nghiệp, công ty đó. Như vậy có thể hiểu văn phòng đại diện vẫn trực thuộc công ty đại diện, điều đó khiến nhiều người không biết rằng văn phòng đại diện cũng cần đăng ký mã số thuế theo quy định của pháp luật. Vậy Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện như thế nào? Thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện ra sao?
Bài viết sau sẽ cung cấp những thông tin hữu ích liên quan đến vấn đề này. LSX hi vọng sẽ giải đáp được những thắc mắc về vấn đề cho các bạn.
Căn cứ pháp lý
Văn phòng đại diện là gì?
Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Chức năng của văn phòng đại diện
Nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.
Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:
- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Mã số thuế văn phòng đại diện là gì?
Mã số thuế của văn phòng đại diện là một dãy ký tự bao gồm số, các chữ cái hoặc ký tự. Nó được cấp bởi cơ quan quản lý thuế dành cho người nộp thuế theo quy định của Luật quản lý thuế. Dựa vào mã số thuế, người ta có thể nhận biết, xác định từng người nộp thuế (bao gồm cả người nộp thuế có hoạt động xuất, nhập khẩu) và được quản lý thống nhất trong phạm vi toàn quốc.
Theo quy định hiện nay, mã số thuế bao gồm 13 chữ số, trong đó:
- 2 chữ số đầu tiên thể hiện số phân Khoảng tỉnh cấp mã số thuế được quy định trong danh mục mã phân Khoảng tỉnh hoặc số phân không Khoảng tỉnh cấp mã số thuế.
- 7 chữ số tiếp theo là dãy số theo cấu trúc bất kỳ trong khoảng 0000001 đến 9999999 tại thời điểm cấp cho người nộp thuế.
- Số thứ 10 là số kiểm tra.
- 3 chữ số cuối cùng là đánh lần lượt từ 001 đến 999 theo thứ tự đăng ký tại thời điểm đăng ký. 3 chữ số cuối thể hiện thông tin đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện của người nộp thuế và đơn vị chính.
Mã số chỉ được cấp lần và mỗi người nộp thuế có một mã số duy nhất, không đổi cho đến khi chết đối với cá nhân, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản hay doanh nghiệp, tổ chức bị thu hồi Giấy chứng nhận hoặc Quyết định thành lập.
Văn phòng đại diện có mã số thuế không?
Căn cứ vào quy định tại “Điểm c khoản 3 Điều 3 Thông tư 80/2012/TT-BTC”, mã số thuế của văn phòng đại diện được cấp như sau:
“c) Mã số thuế 13 số (N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 N11N12N13) được cấp cho:
Các chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có phát sinh nghĩa vụ thuế kê khai nộp thuế trực tiếp với cơ quan thuế…”
Như vậy, theo quy định hiện hành, các văn phòng đại diện đều phải thực hiện đăng ký mã số thuế với 2 loại thuế là: Thuế môn bài và Thuế thu nhập cá nhân. Việc đăng ký mã số thuế được thực hiện theo quy định tại thông tư 80/2012/TT-BTC.
Theo đó, văn phòng đại diện (VPĐD) không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của Văn phòng đại diện. Tuy nhiên VPĐD vẫn có thể ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của Doanh nghiệp đã mở Văn phòng đại diện đó sẽ đóng dấu doanh nghiệp.
Các trường hợp đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện
Trường hợp 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thuế đến cơ quan thuế nơi văn phòng đại diện đóng trụ sở đề nghị cấp mã số thuế 13 số đang ở trạng thái T (mã số thuế mới được tạo tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp, chưa được cấp và sử dụng) nhưng đã được cơ quan đăng ký kinh doanh sử dụng để ghi trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện của doanh nghiệp sang trạng thái Y (mã số thuế đã được cấp tại cơ quan thuế quản lý của văn phòng đại diện) trên ứng dụng TMS để doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi thông tin cho văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thuế đến cơ quan thuế nơi văn phòng đại diện đóng trụ sở đề nghị cấp mã số thuế 13 số cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp đã được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trước ngày 01/11/2015 nhưng chưa thực hiện đăng ký thuế tại cơ quan thuế theo quy định tại Khoản 8 Điều 8 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ để doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi thông tin cho văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chính
Thành phần hồ sơ đăng ký thuế bao gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về đăng ký thuế.
- Bản sao Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp là bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện có mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp là mã số thuế 13 số ở trạng thái T (đối với trường hợp 1) và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện được cấp trước ngày 01/11/2015 (đối với trường hợp 2).
- Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ (nếu có)
Hướng dẫn kê khai hoàn thiện hồ sơ đăng ký mã số thuế:
Doanh nghiệp kê khai đầy đủ các chỉ tiêu trên tờ khai 02/ĐK-TCT theo quy định tại Thông tư số 95/2016/TT-BTC, trừ chỉ tiêu 4 (để trống, không kê khai) và kê khai chỉ tiêu 5a, 5b, 5c như sau:
Chỉ tiêu 5a “Số giấy phép”: kê khai mã số thuế 13 số (đối với trường hợp 1) và mã số đăng ký kinh doanh trên Giấy chứng nhận, mã số này không phải là mã số thuế (đối với trường hợp 2),
Chỉ tiêu 5b “ngày cấp”- kê khai ngày cấp lần đầu trên Giấy chứng nhận (đối với trường hợp 1) và ngày cấp này phải trước ngày 01/11/2015 (đối với trường hợp 2).
Chỉ tiêu 5c “cơ quan cấp”: kê khai tên cơ quan đăng ký kinh doanh trên Giấy chứng nhận.
Bước 2: Xử lý hồ sơ
Cơ quan Thuế sử dụng chức năng 2.1.11 “Nhập TK 02/ĐK-TCT hỗ trợ xử lý dữ liệu lịch sử” để cập nhật thông tin đăng ký thuế và cấp mã số thuế 13 đang ở trạng thái T cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp (đối với trường hợp 1) hoặc cấp mã số thuế 13 cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp theo quy tắc max+1 (đối với trường hợp 2).
Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính: Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế có thẩm quyền cấp mã số thuế (13 số) cho văn phòng đại diện trực thuộc của doanh nghiệp có yêu cầu.
Sau khi được cấp mã số thuế, văn phòng đại diện thực hiện các nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính và quyền, nghĩa vụ khác theo đúng quy định của pháp luật
Lưu ý: Trong thời hạn 10 (mười) ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp là đơn vị chủ quản của văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Nếu quá thời hạn nêu trên mà không thực hiện, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính về việc chậm đăng ký thuế theo quy định của pháp luật.
Mời bạn xem thêm bài viết
- Mẫu đơn xin mở lại mã số thuế bị đóng thế nào?
- Mã số thuế của hộ kinh doanh hết hiệu lực thì MST của người đại diện hộ kinh doanh có bị chấm dứt?
- Những tổ chức nào không có mã số thuế?
Thông tin liên hệ
LSX đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện” Ngoài ra, chúng tôi có hỗ trợ dịch vụ pháp lý khác liên quan đến thủ tục đăng ký kết hôn người nước ngoài. Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833102102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ: Điều 9, Khoản 1, Điểm c Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15 tháng 08 năm 2013 quy định về giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc như sau:
“c.2.1) Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.”
Theo đó:
Mức giảm trừ gia cảnh bản thân:
Đối với người nộp thuế là 9 triệu đồng/tháng, 108 triệu đồng/năm.
Đối với mỗi người phụ thuộc là 3,6 triệu đồng/tháng.
Người nộp thuế có nhiều nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh thì tại một thời điểm (tính đủ theo tháng) người nộp thuế lựa chọn tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại một nơi.
Trường hợp trong năm tính thuế cá nhân chưa giảm trừ cho bản thân hoặc giảm trừ cho bản thân chưa đủ 12 tháng thì được giảm trừ đủ 12 tháng khi thực hiện quyết toán thuế theo quy định.
Cá nhân không có mã số thuế được giảm trừ gia cảnh cho bản thân với mức là 9 triệu đồng/ tháng
Cá nhân chưa có MST khi khai thuế hoặc quyết toán thuế TNCN sẽ không được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
Cá nhân không được đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
Căn cứ theo Thông tư 80/2012/TT-BTC ngày 22/5/2012, hướng dẫn Luật quản lý thuế về đăng ký thuế, tại khoản 2, điều 15: đối với người nộp thuế ngừng khai thuế, nộp thuế nhưng không khai báo với cơ quan thuế, quá thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế, sau ba lần gửi Thông báo yêu cầu người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế, nếu không có phản hồi từ phía người nộp thuế thì cơ quan thuế liên hệ với chính quyền địa phương để nắm bắt thông tin, tình hình thực tế về sự tồn tại của người nộp thuế.
