Văn phòng công chứng là gì? Vai trò của Văn phòng công chứng khi thực hiện công chứng, chứng thực

Kính chào Luật sư. Tôi đang có nhu cầu muốn chứng thực bản sao từ bản chính của một số giấy tờ cá nhân; như: chứng minh nhân dân; hộ khẩu; bằng cấp,… Nhưng do nhà tôi khá xa so với Phòng công chứng quận, nên việc đi lại có chút khó khăn. Tuy nhiên, gần nơi tôi ở có một Văn phòng công chứng. Vậy tôi có thể đem giấy tờ chứng thực tại đây không? Tôi vẫn chưa biết Văn phòng công chứng là gì? Chức năng có giống với Phòng công chứng hay không? Kính mong quý Luật sư giải đáp giúp tôi.

Luật sư X hân hạnh được giải đáp thắc mắc của quý khách hàng thông qua bài viết dưới đây:

Căn cứ pháp lý

• Luật công chứng 2014

Nội dung tư vấn

Văn phòng công chứng là gì?

Luật không có quy định cụ thể về khái niệm “Văn phòng công chứng”. Luật chỉ quy định rằng: “Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan” (Căn cứ khoản 5, Điều 2 Luật công chứng 2014).

Theo đó, Văn phòng công chứng được công nhận là tổ chức hành nghề công chứng; có nhiệm vụ và thực hiện chức năng như Phòng công chứng. Vì vậy, các loại giấy tờ, hợp đồng được công chứng và chứng thực tại Văn phòng công chứng đều có giá trị pháp lý như Phòng công chứng (không có sự phân biệt).

Đặc điểm của Văn phòng công chứng

Căn cứ Điều 22 Luật công chứng quy định, Văn phòng công chứng có những đặc điểm sau:

– Phải có từ hai Công chứng viên hợp danh trở lên.

– Không có thành viên góp vốn.

– Trụ sở phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho Công chứng viên và người lao động; có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.

– Tên gọi phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng; hoặc họ tên của một Công chứng viên hợp danh khác do các Công chứng viên hợp danh thỏa thuận.

– Có con dấu và tài khoản riêng biệt, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng; thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

– Sau khi có quyết định cho phép thành lập thì sẽ được khắc và sử dụng con dấu không có hình quốc huy,

Thủ tục nào được thực hiện tại Văn phòng công chứng?

Theo quy định Luật công chứng 2014, các thủ tục sau đây sẽ được thực hiện tại Văn phòng công chứng:

– Hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn;

– Hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;

– Công chứng bản dịch;

– Nhận giữ di chúc.

Trong đó, một số loại hợp đồng, giao dịch có thể công chứng tại Văn phòng công chứng, bao gồm: Hợp đồng thế chấp bất động sản; Hợp đồng ủy quyền; Di chúc; Văn bản thỏa thuận phân chia di sản; Văn bản khai nhận di sản; Văn bản từ chối nhận di sản,…

Vai trò của Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng có hai chức năng cơ bản, như sau:

– Thứ nhất: Văn phòng công chứng có chức năng xác thực, chứng nhận tính chính xác; hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự dưới dạng văn bản hoặc một số giấy tờ khác,…

+ Thứ hai: Văn phòng công chứng cũng như công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch.

Với chức năng như trên, Văn phòng công chứng từ việc xác thực sẽ hạn chế những rủi ro, tranh chấp xảy ra ở mức thấp hơn. Đồng thời, bảo vệ quyền lợi cũng như sự an toàn cho các cá nhân, tổ chức khi tham gia giao dịch. Góp phần xây dựng nền kinh tế – xã hội phát triển một cách bền vững và ổn định.

Phí công chứng tại Văn phòng công chứng

Ngoài câu hỏi “Văn phòng công chứng là gì?”, thì phí công chứng tại Văn phòng công chứng cũng là một trong những thắc mắc của nhiều người dân.

Căn cứ Thông tư 257/2016/TT-BTC, phí công chứng tại Văn phòng công chứng như sau:

Mức thu phí công chứng các hợp đồng, giao dịch được xác định theo giá trị tài sản, hợp đồng, giao dịch

Mức thu phí công chứng các loại hợp đồng, dịch vụ sau đây sẽ tính trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch:

•  Công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia, tách, nhập, đổi, góp vốn bằng quyền sử dụng đất: Tính trên giá trị quyền sử dụng đất.

• Công chứng hợp đồng chuyển nhượng; tặng, cho, chia tách, nhập, đổi;góp vốn bằng quyền sử dụng đất có tài sản gắn liền với đất bao gồm nhà ở; công trình xây dựng trên đất;

• Công chứng hợp đồng mua bán, tặng cho tài sản khác, góp vốn bằng tài sản khác;

• Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản;

• Công chứng hợp đồng vay tiền;

• Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản;

• Công chứng hợp đồng kinh tế, thương mại, đầu tư, kinh doanh.

STT	Giá trị tài sản/hợp đồng, giao dịch	Mức thu (đồng/trường hợp)
1	Dưới 50 triệu đồng	50.000 đồng
2	Từ 50 triệu đồng – 100 triệu đồng	100.000 đồng
3	Từ trên 100 triệu đồng – 01 tỷ đồng	0,1% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch
4	Từ trên 01 tỷ đồng – 3 tỷ đồng	01 triệu đồng + 0,06% phần giá trị vượt quá 1 tỷ đồng
5	Từ trên 03 tỷ đồng – 5 tỷ đồng	2,2 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị vượt quá 3 tỷ đồng
6	Từ trên 05 tỷ đồng – 10 tỷ đồng	3,2 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị vượt quá 5 tỷ đồng
7	Từ trên 10 tỷ đồng – 100 tỷ đồng	5,2 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị vượt quá 10 tỷ đồng.
8	Trên 100 tỷ đồng	32,2 triệu đồng + 0,02% của phần giá trị vượt quá 100 tỷ đồng (tối đa là 70 triệu đồng/trường hợp).

Mức thu phí công chứng các hợp đồng, giao dịch không theo giá trị tài sản, hợp đồng, giao dịch

TT	Loại việc	Mức thu (đồng/trường hợp)
1	Công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp	40 nghìn
2	Công chứng hợp đồng bảo lãnh	100 nghìn
3	Công chứng hợp đồng ủy quyền	50 nghìn
4	Công chứng giấy ủy quyền	20 nghìn
5	Công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch (Trường hợp sửa đổi, bổ sung tăng giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch thì áp dụng mức thu tương ứng với phần tăng tại điểm a, b, c khoản 2 Điều 4 Thông tư này)	40 nghìn
6	Công chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch	25 nghìn
7	Công chứng di chúc	50 nghìn
8	Công chứng văn bản từ chối nhận di sản	20 nghìn
9	Các công việc công chứng hợp đồng, giao dịch khác	40 nghìn

Mức thu phí công chứng các loại giấy tờ, giao dịch khác

– Nhận lưu giữ di chúc: 100 nghìn đồng/trường hợp.

– Cấp bản sao văn bản công chứng: 5.000 đồng/trang, từ trang thứ ba trở lên thì mỗi trang thu 3.000 đồng nhưng tối đa không quá 100 nghìn đồng/bản.

– Công chứng bản dịch: 10 nghìn đồng/trang với bản dịch thứ nhất. Trường hợp người yêu cầu công chứng cần nhiều bản dịch thì từ bản dịch thứ 2 trở lên thu 05 nghìn đồng/trang đối với trang thứ nhất, trang thứ 2; từ trang thứ 3 trở lên thu 03 nghìn đồng/trang nhưng mức thu tối đa không quá 200 nghìn đồng/bản.

– Chứng thực bản sao từ bản chính: 02 nghìn đồng/trang đối với trang thứ nhất, trang thứ hai; từ trang thứ ba trở lên thu 01 nghìn đồng/trang nhưng mức thu tối đa không quá 200 nghìn đồng/bản.

– Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: 10 nghìn đồng/trường hợp (trường hợp hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản).

Văn phòng công chứng có làm việc ngoài giờ hành chính?

Căn cứ Khoản 3, Điều 33 Luật công chứng 2014 quy định: “Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước”. Theo đó, Văn phòng công chứng làm việc theo ngày và khung giờ của cơ quan hành chính nhà nước.

Thông thường, các Văn phòng công chứng sẽ làm việc từ Thứ hai đến Thứ sáu; nghỉ vào Thứ bảy và Chủ nhật. Tuy nhiên, do đặc điểm vào từng vùng miền, địa phương thì có những Văn phòng công chứng sẽ làm việc thêm vào sáng Thứ bảy.

– Giờ làm buổi sáng: Từ 8 giờ – 12 giờ.

– Giờ làm buổi chiều: Từ 13 giờ – 17 giờ.

Bên cạnh đó, để đáp ứng nhu cầu công chứng của người dân thì Văn phòng công chứng cũng có cung cấp dịch vụ ngoài giờ làm việc, công chứng ngoài trụ sở. Cụ thể, căn cứ khoản 3 Điều 32 Luật công chứng 2014 quy định: “Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân”.

Mời bạn xem thêm

• Những thắc mắc phổ biến nhất về công chứng hợp đồng mua bán đất

• Trình tự, thủ tục lập di chúc tại văn phòng công chứng

• Công chứng giấy ủy quyền có phải là thủ tục bắt buộc không?

Thông tin liên hệ

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi. Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng một số dịch vụ, như: công chứng tại nhà, thành lập công ty, ly hôn, đăng ký nhãn hiệu,… Luật sư X mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.

Liên hệ hotline: 0833102102

1. FaceBook: www.facebook.com/luatsux
2. Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
3. Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp