Hủy nhầm hóa đơn điện tử là khi một hóa đơn điện tử được hủy bỏ hoặc không công nhận một cách không chính xác. Điều này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm lỗi trong quá trình xử lý hóa đơn hoặc sai sót từ phía người phát hành hóa đơn. Khi xảy ra hủy nhầm hóa đơn điện tử, quá trình khắc phục thường là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Bạn đọc có thể tham khảo trong bài viết “Hủy nhầm hóa đơn điện tử phải làm sao?”
Thế nào là hủy hóa đơn điện tử?
Huỷ hoá đơn điện tử là quy trình cho phép người sử dụng hoặc doanh nghiệp hủy bỏ hoá đơn điện tử đã được phát hành trước đó. Để hủy hoá đơn điện tử, bạn cần tuân theo quy trình và quy định của cơ quan phát hành hoá đơn. Tra cứu quy định và quy trình hủy hoá đơn điện tử của cơ quan phát hành hoá đơn. Thông thường, các cơ quan này sẽ có quy định rõ ràng về cách thức và thời hạn hủy hoá đơn.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng có các quy định chi tiết về hủy và tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng. Người nộp thuế cần lưu ý khái niệm này để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, hủy hóa đơn điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.
Hủy nhầm hóa đơn điện tử phải làm sao?
Nếu hoá đơn điện tử chứa thông tin không chính xác hoặc sai sót về số lượng hàng hóa/dịch vụ, giá cả, hoặc thông tin khách hàng, người sử dụng có thể yêu cầu huỷ bỏ để sửa chữa hoặc thay thế bằng hoá đơn mới. Khi đơn hàng đã được hủy bỏ hoặc không hoàn thành, người sử dụng có thể yêu cầu huỷ hoá đơn điện tử tương ứng. Việc huỷ hoá đơn điện tử thường yêu cầu tuân thủ quy định và quy trình của cơ quan phát hành hoá đơn. Một khi yêu cầu huỷ hoá đơn được chấp nhận, cơ quan phát hành sẽ thực hiện xử lý và thông báo kết quả cho người yêu cầu.
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn trong quá trình bán hàng hóa nhưng phát sinh sai sót hoặc chấm dứt cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thể tiến hành hủy hóa đơn điện tử.Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử vẫn tồn tại và tổ chức, doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin trên hóa đơn bị hủy.
Như vậy, doanh nghiệp sẽ không thể khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy. Lúc này, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn mới dựa trên thông tin của hóa đơn điện tử cũ đã lập và kê khai đúng thông tin.
Hướng dẫn tạo lập hóa đơn điện tử mới từ hóa đơn đã hủy
Khi xảy ra hủy nhầm hóa đơn điện tử, quá trình khắc phục thường là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Đầu tiên, cần xác nhận rằng hóa đơn đã bị hủy nhầm. Kiểm tra lại các thông tin, số liệu và quy trình xử lý để xác định nguyên nhân và xác minh rằng hóa đơn đã bị hủy nhầm. Đối với hóa đơn điện tử, cần điều chỉnh hệ thống hoặc phần mềm để xóa hóa đơn đã bị hủy nhầm và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Doanh nghiệp không thể tiến hành khôi phục lại hóa đơn điện tử đã bị hủy mà chỉ có thể tra cứu và tham chiếu thông tin trên hóa đơn đó. Do vậy, doanh nghiệp cần tạo lập hóa đơn mới trong trường hợp tiếp tục quá trình giao dịch hàng hóa, dịch vụ. Áp dụng hủy hóa đơn điện tử trong những ngành dịch vụ luật dân sự, đất đai khi làm sổ đỏ chung cư, làm giấy tờ mua bán đất.
Dưới đây là các bước tạo lập hóa đơn điện tử mới từ hóa đơn điện tử đã bị hủy
Bước 1: Chọn tạo, lập mẫu hóa đơn mới
Đầu tiên, doanh nghiệp tiến hành truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử. Sau đó click “Phát hành hóa đơn” và chọn mẫu hóa đơn có mã, chọn “Tạo mới hóa đơn”.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có phần mẫu số ký hiệu gồm 7 chữ số, kế toán lập cần lưu ý để tránh nhầm lẫn với hóa đơn điện tử theo Thông tư 32.
Bước 2: Điều thông vào hóa đơn điện tử mới
Người lập tiến hành điền đầy đủ các thông tin sau:
– Tên & Địa chỉ khách hàng;
– Phương thức thanh toán;
– Số lượng hàng hóa dịch vụ giao dịch;
– Đơn giá bán và thành tiền.
Tiếp theo, người lập chọn thuế suất thuế GTGT và click vào ô “Lưu dữ liệu hóa đơn”.
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử mới tạo lập
Hoàn thành những bước trên thì hóa đơn điện tử vẫn đang trong trạng thái tạo lập và chưa được phát hành. Người lập click “phát hành hóa đơn”.
Cùng lúc đó, hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động gửi hóa đơn này lên cơ quan Thuế. Trạng thái kết quả trả về là “Đang kiểm tra”. Trong khoảng 5 phút, cơ quan Thuế sẽ gửi lại mã hóa đơn cho doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử được cấp mã số của cơ quan Thuế thì mới được xem là hợp lệ và được phép gửi hóa đơn cho khách hàng. Người lập chọn gửi hóa đơn và nhập địa chỉ email khách hàng và nhấn gửi.
Mời bạn xem thêm
- Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn điện tử không?
- Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử là gì?
- Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có được miễn tiền dịch vụ?
Khuyến nghị
Với đội ngũ nhân viên là các luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý của LsX, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện về vấn đề hóa đơn điện tử đảm bảo chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Ngoài tư vấn online 24/7, chúng tôi có tư vấn trực tiếp tại các trụ sở Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Giang.
Thông tin liên hệ
LSX đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Hủy nhầm hóa đơn điện tử phải làm sao?”. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý khác liên quan đến tư vấn pháp lý về làm sổ đỏ chung cư. Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833.102.102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp hãy nhớ phải điền đúng thông tin của hóa đơn điện tử cũ đã bị hủy. Như vậy, chỉ với những thao tác đơn giản, doanh nghiệp đã có thể dễ dàng tạo lại và xuất hóa đơn điện tử trên các phần mềm hóa đơn phổ biến hiện nay.
Với thao tác nhanh chóng, dễ dàng thực hiện, phần mềm hóa đơn điện tử đã giúp doanh nghiệp xóa bỏ nỗi lo khó khăn trong việc sử dụng hóa đơn online. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dễ dàng lập hóa đơn điện tử, hóa đơn nháp.
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định hủy, tiêu hủy hóa đơn như sau:
Điều 27. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn
Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.
