Cách tra cứu hóa đơn giấy hợp lệ như thế nào?

Trong quá trình các doanh nghiệp hay cá nhân thực hiện hoạt động kinh doanh thì việc thường xuyên phải sử dụng hóa đơn để lưu trữ thông tin về việc bán hàng hóa hay cũng cấp dịch vụ là điều bắt buộc. Đây là một trong những quy định đang được áp dụng rất rộng rãi tại nước ta. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các quy định về hóa đơn như thế cũng như làm sao để hóa đơn hợp lệ. Để tìm hiểu các quy định về hóa đơn hợp lệ cũng như giải đáp cho thắc mắc “Cách tra cứu hóa đơn giấy hợp lệ” mời các bạn hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của LSX nhé.

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn hiện nay được coi như là một trong những căn cứ pháp lý chứng minh nguồn gốc sản phẩm và sự minh bạch trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp. Qua đó thì giúp cho việc quản lý sự hoạt động của các doanh nghiệp được thuận lợi và dễ dàng hơn, từ đó đảm bảo an toàn cho các giao dịch.

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Khi lập hóa đơn phải có các nội dung sau:

– Tên loại hóa đơn;

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;

– Tên liên hóa đơn;

– Số thứ tự hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;

– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;

– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Lưu ý: Một số trường hợp ngoại lệ không cần đầy đủ các nội dung trên.

Phân loại hóa đơn

1. Hóa đơn giá trị gia tăng

Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC) hóa đơn bao gồm các loại sau:

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

2. Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng được dùng cho các đối tượng sau:

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Ví dụ: Doanh nghiệp A là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa và bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam) thì sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

3. Hóa đơn khác gồm: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

4. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Xem thêm >>

Viết sai hóa đơn có bị phạt không?

Mức phạt lỗi quên gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để được cấp mã

Hình thức hóa đơn

Hiện nay, hóa đơn được thể hiện dưới 03 hình thức sau:

Hóa đơn tự in

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử gồm 02 loại:

– Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

– Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Hóa đơn đặt in

Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Quy định về hóa đơn hợp lệ

Hóa đơn có vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ là đối với các doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa lớn giúp ích cho Nhà nước trong lĩnh vực quản lý sự hoạt động của các doanh nghiệp, qua đó nắm được tình hình cụ thể về hoạt động kinh doanh để kịp thời đưa ra các chính sách điều chỉnh thích hợp.

Hóa đơn hợp lệ là loại hóa đơn phù hợp với thông lệ được quy định bởi pháp luật. Theo đó, nội dung của hóa đơn hợp lệ phải đảm bảo được lập theo nguyên tắc hóa đơn.

• Thứ nhất, hóa đơn hợp lệ cần phải thể hiện đầy đủ yêu cầu về nội dung cơ bản sau:
• Nội dung hóa đơn phải đúng nghiệp vụ và nội dung kinh tế phát sinh.
• Nội dung hóa đơn hợp lệ không được sửa chữa hay tẩy xóa.
• Hóa đơn hợp lệ chỉ được dùng cùng một màu mực và dùng mực không phai để đảm bảo cho các yêu cầu về lưu trữ chứng từ.
• Hóa đơn hợp lệ phải có nội dung được thống nhất trên các liên có cùng một số.

Thứ hai, hóa đơn hợp lệ cần xuất đúng thời điểm theo quy định của pháp luật. Muốn biết chi tiết xuất hóa vào thời điểm như thế nào cho hợp lệ bạn có thể tham khảo ở Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

Thứ ba, hóa đơn hợp lệ cần phải có đầy đủ các tiêu thức hóa đơn:

• Hóa đơn cần ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, người bán bán, địa chỉ công ty mua, địa chỉ công ty bán, mã số thuế hay hình thức thanh toán,….
• Hóa đơn phải ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có) hay tổng số tiền thanh toán,…
• Hóa đơn hợp lệ cần có cả chữ ký của bên mua và bên bán. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền rồi người được ủy quyền sẽ đóng dấu treo vào phía trên góc bên trái của hóa đơn và ký tên.

Lưu ý rằng, các hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định được chi phí có bị trừ đi hay không khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Ngoài đáp ứng các yêu cầu trên, trong một số trường hợp ngoại lệ, hóa đơn hợp lệ còn cần đáp ứng các yêu cầu khác:

• Hóa đơn không vượt định mức cho phép trong sản xuất.
• Hóa đơn không vượt mức khống chế như: chi phí quảng cáo, tiếp thị, chi hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán,…
• Những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu phải chuyển khoản qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT. Khi đó, chi phí mới được tính là hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.

Cách tra cứu hóa đơn giấy hợp lệ

Tính hợp lệ của hóa đơn sẽ được thể hiện ở các khía cạnh như nội dung của hóa đơn, hình thức, cách tạo lập… hóa đơn. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì hóa đơn sẽ hợp lệ khi có nội dung tuân thủ theo quy định. vậy để biết một hóa đơn có hợp lệ hay khôgn thì cần phải làm như thế nào?, hãy cùng tìm hiểu về cách tra cứu hóa đơn giấy hợp lệ dưới đây nhé.

Những ngành nghề kinh doanh hiện nay như bán hàng, dịch vụ đất đai với các công việc như làm sổ đỏ lần đầu, làm hộ tịch, giấy tờ hành chính sẽ có hóa đơn giấy hợp lệ. Tùy vào từng trường hợp để tra cứu thông tin hóa đơn giấy chính xác.

Nếu hóa đơn cần tra cứu là hóa đơn giấy, hóa đơn mua của Cơ quan thuế, hóa đơn điện tử theo quy định cũ là Thông tư 32/2011/TT-BTC thì các bước tra cứu được thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Truy cập vào website: tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Bước 2: Chọn hình thức tra cứu

Tại giao diện trang chủ, người dùng nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, => “Hóa đơn” => “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn” tùy vào nhu cầu tra cứu).

Bước 3: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu

– Khi giao diện “TRA CỨU HÓA ĐƠN” hiển thị, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tra cứu tại mục “Điều kiện tra cứu”. Bao gồm:

1. – Mã số thuế người bán HHDV;
2. – Mẫu số;
3. – Ký hiệu hóa đơn;
4. – Số hóa đơn;
5. – Nhập mã xác thực.

– Cuối cùng, sau khi đã nhập đầy đủ và chính xác thông tin được yêu cầu, người dùng nhấn ô “Tìm kiếm” để hệ thống trả kết quả tra cứu.

Bước 4: Kiểm tra kết quả tra cứu

– Khi hệ thống hiển thị kết quả tra cứu, người dùng có thể đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử với kết quả tra cứu.

– Thông thường, một hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, hệ thống sẽ trả kết quả tra cứu với đầy đủ cả 2 trường thông tin: “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Đồng thời, thông tin tra cứu và thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn trùng khớp.

– Trường hợp nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 trường thông tin trên, hoặc thông tin không khớp với hóa đơn điện tử thì hóa đơn tra cứu là bất hợp pháp.

Mời bạn xem thêm

• Tải xuống mẫu kê khai thuế thu nhập cá nhân năm 2023
• Cách xuất hóa đơn khách lẻ không lấy hóa đơn nhanh
• Xử lý hóa đơn đã xuất khi hủy hợp đồng?

Khuyến nghị

LSX tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.

Thông tin liên hệ

Vấn đề “Cách tra cứu hóa đơn giấy hợp lệ” đã được LSX giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty LSX chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề dịch vụ làm sổ đỏ lần đầu một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833.102.102

Câu hỏi thường gặp