Hoá đơn là vấn đề mà mọi kế toán cũng như các doanh nghiệp đều quan tâm. Hiện nay để theo dõi sát sao được tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của một công ty thì những cơ quan thuế luôn theo dõi sát sao những hợp đồng mua bán cùng với đó là những hoá đơn xuất nhập. Cách thể hiện trên hoá đơn như thế nào cũng có những lưu ý rõ ràng. Về mẫu hoá đơn và cách trình bày bố cục các phần, nội dung ghi trên hoá đơn đều cần được cơ quan nhà nước phê duyệt. Vậy cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn như thế nào? Mời bạn đón đọc bài viết “Cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn như thế nào? ” dưới đây của chúng tôi để có thêm những thông tin chi tiết.
Căn cứ pháp lý
Quy định về hoá đơn giá trị gia tăng
Hoá đơn giá trị gia tăng là những hoá đơn được người bán xuất cho người mua khi người mua có những hoạt động mua bán, sử dụng dịch vụ nằm trong danh mục các dịch vụ phải đóng thuế giá trị gia tăng. Có những mặt hàng thuế giá trị gia tăng nằm luôn trong giá cả của hàng hoá khi mình mua hàng nên nhiều người có thể không nhận ra khoản thuế này khi mua bán hàng hoá dịch vụ. Khoản thuế giá trị gia tăng này sẽ được thu về cơ quan nhà nước mà ở đây là cục thuế.
“Hóa đơn”, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật kế toán năm 2015, được hiểu là khái niệm dùng để chỉ một trong những loại chứng từ kế toán do bên bán hàng, bên cung cấp dịch vụ lập, sau khi thực hiện và hoàn thành quan hệ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn được xác định là loại giấy tờ có mục đích là để ghi nhận và phản ánh tất cả các thông tin về việc hoàn thành quan hệ mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nêu trên. Nội dung này cũng được khẳng định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Qua khái niệm này, cũng có thể khẳng luật định bên bán hàng hóa, bên cung ứng dịch vụ được xác định là bên xuất hóa đơn cho bên mua hàng hóa, bên sử dụng dịch vụ.
Về khái niệm hóa đơn giá trị gia tăng, hiện nay không có quy định cụ thể về khái niệm hóa đơn giá trị gia tăng. Tuy nhiên, căn cứ vào khái niệm “hóa đơn” được phân tích ở trên, đồng thời căn cứ vào định nghĩa của cụm từ “giá trị gia tăng” có thể hiểu: Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn VAT) được hiểu là một loại chứng từ kế toán do bên bán hàng hóa, bên cung ứng dịch vụ lập có giá trị phản ánh giá trị gia tăng, là cơ sở trong việc khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT), khấu trừ thuế đầu vào.
Trên hóa đơn giá trị gia tăng, có sự ghi nhận riêng về giá trị của hàng hóa lập hoá đơn giá trị gia tăng, và giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ. Loại hóa đơn này được áp dụng theo mẫu do Bộ Tài chính phát hành. Cụ thể hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được xác định theo mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu 5.1 Phụ lục 5 do Bộ tài chính ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Đồng thời, theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, hóa đơn giá trị gia tăng được xác định sử dụng chủ yếu cho các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; đồng thời nó được sử dụng trong các hoạt động mua bán hàng hóa (trong phạm vi nội địa), các hoạt động xuất khẩu vào khu phi thuế quan, sử dụng trong hoạt động vận tải quốc tế, và một số trường hợp khác được coi như xuất khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn như thế nào?
Việc quản lý những loại hoá đơn này sẽ do cơ quan Thuế quản lý. Những hoá đơn thuế giá trị gia tăng sẽ có những sự khác biệt cũng như những quy định cụ thể để điều chỉnh về mặt hình thức. Bạn không thể tự ý thay đổi cách viết hoá đơn, mẫu hoá đơn hay những ký tự cần thiết trên hoá đơn theo ý mình vì những chi tiết này đều được ghi nhận trên hệ thống và nếu bạn muốn thay đổi thì cần phải nộp tờ khai yêu cầu cơ quan thuế thay đổi. Cách viết số tiền bằng chữ trên hoá đơn cũng vậy.
Những ngành nghề kinh doanh hiện nay như dịch vụ luật đất đai, thực hiện giải quyết các vấn đề về đất hay xây dựng, phát sinh những khoản như chi phí hợp thửa đất, tách thửa, sang tên sổ đỏ hay nhà ở. Khi làm hóa đơn ngành này nếu muốn viết tiền bằng chữ có thể làm theo quy định.
Theo quy định tại Điểm k, Khoản 1, Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định về nguyên tắc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn như sau:
– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp đơn vị cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
– Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên : 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt sau dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
+ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên.
– Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ.
– Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu làm sai lệch nội dung của hóa đơn. Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, thì các doanh nghiệp/ tổ chức phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.
Lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Việc viết số tiền tưởng chừng rất đơn giản nhưng cũng khiếnn cho nhiều kế toán khi mới vào nghề e ngại mỗi khi cần phải nhập xuất hoá đơn. Vì chỉ một chi tiết sai sót cũng có thể khiến cho hoá đơn đó của bạn không hợp lệ và cần làm lại hoá đơn mới. Thủ tục huỷ hay chỉnh sửa hoá đơn cũng khá phức tạp với những người mới vào nghề nên nếu bạn muốn viết chữ số trên hoá đơn cho đúng thì hãy thử tham khảo những thông tin hướng dẫn phía sau của chúng tôi:
Ngoài việc phải nắm được các quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn, các kế toán Doanh nghiệp cũng cần phải nắm được các lưu ý cần biết khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn đối với một số trường hợp đặc biệt.
– Trường hợp 1: chữ số tận cùng là chữ số 1
- Viết là “một” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
- Viết là “mốt” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2
– Trường hợp 2: chữ số tận cùng là số 4
- Viết là “bốn” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1
- Viết là “tư” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2
– Trường hợp 3: chữ số tận cùng là số 5
- Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục bằng 0 (=0) hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau
- Viết là “lăm” nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 hoặc nhỏ hơn hoặc bằng 9.
Cách viết số tự nhiên
- Nếu đọc số theo đúng các nguyên tắc rồi thì việc viết số tự nhiên cũng rất đơn giản. người viết cần chú ý tuân theo thứ tự sau:
- Liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé
- Xác định giá trị các hàng rồi viết vào hàng đó các giá trị
- Viết số
Chú ý:
- Viết số theo lớp từ trái qua phải và viết đúng theo từng hàng, thứ tự từ cao xuống thấp
- Đảm bảo tính chính xác của tổng số tiền bằng số ở trên, tránh trường hợp tính toán sai tổng số tiền bằng số, dẫn tới số tiền bằng chữ sẽ bị sai
- Cẩn thận viết chính xác số tiền bằng chữ trên hóa đơn, tránh viết sai chính tả.
Hiện nay có rất nhiều kế toán có thói quen khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc chẵn nhằm biểu đạt số tiền tròn. Việc này không cần thiết song viết thì cũng không hoàn toàn không sai,hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết các quy định liên quan đến việc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Kế toán cần lưu ý để viết đúng các nội dung được quy định trên hóa đơn bao gồm cả cách viết số tiền.
Mời bạn xem thêm
- Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như thế nào?
- Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ đánh giá công nghệ
- Lỗi không xuất được hóa đơn điện tử như thế nào?
Khuyến nghị
Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử LSX với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Thông tin liên hệ
Vấn đề “Thuế GTGT đầu ra có được tính vào chi phí?” đã được LSX giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty LSX chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề dịch vụ chi phí hợp thửa đất một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Về chữ số tận cùng:
Nếu chữ số tận cùng là là số 1: Viết là “một” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1, viết là “mốt” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
Nếu chữ số tận cùng là là số 4: Viết là “bốn” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1, viết là “tư” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
Nếu chữ số tận cùng là là số 5: Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục là số 0 hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau, viết là “lăm” ếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 hoặc nhỏ hơn hoặc bằng 9.
Số được viết theo lớp từ trái qua phải và viết đúng theo từng hàng, thứ tự từ cao xuống thấp
Khi viết cần đảm bảo tính chính xác của tổng số tiền bằng số ở trên, tránh trường hợp tính toán sai tổng số tiền bằng số, dẫn tới số tiền bằng chữ sẽ bị sai
Số tiền bằng chữ trên hóa đơn cần được viết đúng chính tả.
Vì từ 1/7/2022 là thời điểm bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc, đồng nghĩa với các quy định về hóa đơn phần lớn sẽ áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trong đó, quy định về số tiền trên hóa đơn điện tử như sau:
Tại Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày.. .tháng…năm”.
– Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.”
