Xin chào Luật sư. Hiện nay tôi đang ứng tuyển và làm việc tại một doanh nghiệp, phía bên công ty có yêu cầu cần có sổ hộ khẩu. Tôi thắc mắc rằng theo quy định hiện nay thì tôi sẽ thực hiện công chứng hay chứng thực sổ hộ khẩu? Và khi công chứng sổ hộ khẩu không cần bản gốc hay không? Thời hạn sử dụng bản sao công chứng sổ hộ khẩu này là bao lâu? Mong được luật sư hỗ trợ giải đáp, tôi xin cảm ơn!
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đến Luật sư X. Tại nội dung bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc nêu trên cho bạn. Hi vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích đến bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
Hộ khẩu là gì?
Hộ khẩu là một phương pháp quản lý dân số chủ yếu dựa vào hộ gia đình. Đây là công cụ và thủ tục hành chính giúp nhà nước quản lí việc di chuyển sinh sống của công dân Việt Nam. Chế độ hộ khẩu ở Việt Nam được hình thành nhằm mục đích kiểm soát trật tự xã hội và quản lí kinh tế của đất nước. Nó chủ yếu được sử dụng ở Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản và Việt Nam và một số các quốc gia khác.
Hệ thống này xuống một phần từ các hệ thống đăng ký hộ gia đình Trung Quốc thời cổ đại. Hệ thống đăng ký hộ khẩu cũng có ảnh hưởng tới hệ thống quản lý công dân tại các quốc gia Đông Á láng giềng như hệ thống hành chính công của Nhật Bản và Hàn Quốc, Việt Nam. Tại nhiều nước khác, Chính phủ cũng có các loại giấy tờ xác định nơi cư trú của công dân (mục đích tương tự như hộ khẩu, chỉ khác về tên gọi), như Hoa Kỳ quản lý công dân qua các “mã số công dân”, các nước EU thì đã thống nhất sử dụng “hộ chiếu EU” là sự hợp nhất bốn loại giấy tờ: hộ khẩu, hộ tịch, CMND, hộ chiếu theo cách gọi ở Việt Nam.
Cơ quan Công an là bộ phận cấp sổ hộ khẩu. Khi có sự thay đổi chỗ ở, nhân sự hay các vấn đề liên quan đến quyền lợi như phân chia ruộng đất, nhà ở, việc làm, giấy tờ… công dân phải tiến hành thay đổi hộ khẩu. Các thủ tục có thể bao gồm: Tách, nhập, khai báo tạm trú, tạm vắng…
Những việc cần đến sổ hộ khẩu
- Xác định nơi cư trú
Sổ hộ khẩu thể hiện nơi cư trú của cá nhân thường xuyên sinh sống. Trong một vài trường hợp, nếu không xác định được nơi ở thì sổ hộ khẩu chính là bằng chứng ghi nơi cư trú người đó đang sinh sống.
- Quyền chuyển nhượng, mua bán và sở hữu đất
Để thực hiện quyền chuyển nhượng, mua bán đất, sổ hộ khẩu là một giấy tờ chứng nhận, văn bản pháp lí trong trường hợp nhận thừa kế. Nó còn đảm bảo thi hành án cho các trường hợp liên quan đến quyền sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất…
- Các thủ tục hành chính và giấy tờ
Sổ hộ khẩu là một giấy tờ pháp lí, vì vậy nó rất cần thiết trong quá trình thực hiện các thủ tục như đăng kí thường trú, tạm trú, chuyển tách hộ khẩu, cấp đổi sổ hộ khẩu, xóa hay xác nhận đăng kí thường trú… Ngoài ra, các thủ tục hành chính liên quan giấy phép kinh doanh, đăng kí kết hôn, hộ chiếu, chứng minh nhân dân, khai sinh, khai tử hay hồ sơ xin việc… đều cần đến hộ khẩu làm giấy tờ chứng thực.
Sổ hộ khẩu là công cụ để Nhà nước quản lý nơi cư trú của công dân.
Tại Điều 18 Luật cư trú 2006 quy định:
‘Công dân đăng ký nơi thường trú của mình với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và được cơ quan này làm thủ tục đăng ký thường trú và được cấp sổ hộ khẩu.’
Trong khi đó, Điều 24 làm rõ vai trò của Sổ hộ khẩu như sau: Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân. Những người đăng ký tạm trú chỉ được cấp Sổ tạm trú thay vì Sổ hộ khẩu.
Thông thường trong Sổ hộ khẩu có các thông tin về chủ hộ và các thành viên khác cùng hộ khẩu, như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, mối quan hệ với chủ hộ,… Theo đó, sổ hộ khẩu thể hiện nơi cư trú của cá nhân thường xuyên sinh sống. Trong một vài trường hợp, nếu không xác định được nơi ở thì sổ hộ khẩu chính là bằng chứng ghi nơi cư trú người đó đang sinh sống.
Bao giờ thì bỏ sổ hộ khẩu giấy?
Luật cư trú (sửa đổi) gồm 7 chương, 38 điều có hiệu lực từ 1-7-2021. Đáng chú ý tại khoản 3, điều 38, luật quy định kể từ ngày có hiệu lực thi hành, Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú theo quy định của Luật này cho đến hết ngày 31-12-2022. Trường hợp thông tin trong Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú khác với thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú thì sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú.
Khi công dân thực hiện các thủ tục đăng ký, khai báo về cư trú dẫn đến thay đổi thông tin trong Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú thì cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm thu hồi Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã cấp, thực hiện điều chỉnh, cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú theo quy định của Luật này và không cấp mới, cấp lại Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú.
Theo Bộ trưởng Bộ Công an Tô Lâm thì Luật Cư trú (sửa đổi) sẽ bãi bỏ hình thức quản lý dân cư đăng ký thường trú bằng Sổ Hộ khẩu và thay thế bằng hình thức quản lý thông qua mã số định danh cá nhân. Từ đó, bãi bỏ kết quả giải quyết thủ tục là Sổ Hộ khẩu và thay thế bằng hình thức cập nhật thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu về cư trú.
Bên cạnh đó, cũng bãi bỏ hình thức quản lý dân cư tạm trú bằng Sổ Tạm trú và thay thế bằng hình thức quản lý thông qua mã số định danh cá nhân. Từ đó, bãi bỏ kết quả giải quyết thủ tục là Sổ Tạm trú và thay thế bằng hình thức cập nhật thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu về cư trú
Đặc biệt, sẽ bãi bỏ toàn bộ hoặc một phần các thủ tục hành chính có nội dung liên quan đến Sổ Hộ khẩu, Sổ Tạm trú như: Tách Sổ Hộ khẩu; cấp đổi Sổ Hộ khẩu; cấp lại Sổ Hộ khẩu; điều chỉnh những thay đổi trong Sổ Hộ khẩu; xóa đăng ký thường trú; xác nhận việc trước đây đã đăng ký thường trú; hủy bỏ kết quả đăng ký thường trú trái pháp luật; cấp giấy chuyển hộ khẩu; cấp đổi Sổ Tạm trú; cấp lại Sổ Tạm trú; điều chỉnh những thay đổi trong Sổ Tạm trú; gia hạn tạm trú; hủy bỏ đăng ký tạm trú trái pháp luật… tạo điều kiện tối đa cho người dân.
Theo đó, Cơ quan đăng ký, quản lý cư trú có trách nhiệm thẩm định, cập nhật thông tin địa chỉ thường trú, tạm trú mới của người đăng ký vào Cơ sở dữ liệu về cư trú, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và thông báo cho người đăng ký về việc đã cập nhật thông tin đăng ký thường trú, tạm trú (không cấp Sổ Hộ khẩu, Sổ Tạm trú giấy).
Công chứng sổ hộ khẩu hay chứng thực sổ hộ khẩu?
Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch); tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” .
Khác với công chứng, chứng thực được hiểu là việc xác nhận tính xác thực về mặt hình thức của hợp đồng, giao dịch, văn bản, giấy tờ, bao gồm: Cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực hợp đồng, giao dịch; chứng thực chữ ký.
Trên cơ sở này, việc công chứng chỉ áp dụng đối với hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại. Đối với sổ hộ khẩu là văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nên chỉ có thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao sổ hộ khẩu từ bản chính sổ hộ khẩu (chứng thực bản sao từ bản chính). Như vậy, việc xác thực sổ hộ khẩu sẽ được thực hiện theo thủ tục chứng thực quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Công chứng sổ hộ khẩu không cần bản gốc hay không?
Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính như sau:
– Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
– Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
– Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
=> Như vậy khi bạn yêu cầu chứng thực thì phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
Do đó bạn chứng thực bản sao sổ hộ khẩu mà không xuất trình được sổ hộ khẩu gốc thì không thực hiện được nhé.
Mời bạn xem thêm bài viết:
- Quyền khai sinh của trẻ em được quy định như thế nào năm 2022
- Khai sinh cho con không có bố theo quy định mới cập nhật 2022
- Giấy khai sinh dùng để làm gì theo quy định mới 2022?
Khuyến nghị
Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư X sẽ cung cấp dịch vụ công chứng tại nhà tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Thông tin liên hệ:
Luật sư X sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Công chứng sổ hộ khẩu không cần bản gốc hay không?” hoặc các dịch vụ khác liên quan như dịch vụ tư vấn soạn thảo đơn xin ly hôn đơn phương. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.
Câu hỏi thường gặp:
Theo quy định của pháp luật tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP; giá trị pháp lý của bản sao được xác định như sau:
“Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính; đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
Khi công dân thực hiện các thủ tục đăng ký cư trú dẫn đến thay đổi thông tin trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú thì cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm thu hồi Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã cấp, thực hiện điều chỉnh, cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú theo quy định của Luật này và không cấp mới, cấp lại Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú.
Theo khoản 3 Điều 38 Luật Cư trú 2020, sổ hộ khẩu, sổ tạm trú đã cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú đến hết ngày 31/12/2022. Như vậy, từ ngày 01/01/2023, sổ hộ khẩu, sổ tạm trú bằng giấy sẽ không còn giá trị sử dụng, thay vào đó, người dân sẽ được quản lý bằng dữ liệu điện tử có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
