Xin chào Luật sư, tôi hiện đang ôn thi để thi tuyển kỳ thi viên chức cấp xã. Sau một thời gian ôn thi thì có nhiều người nói với tôi cần phải chuẩn bị hồ sơ để nộp vào các đơn vị mà tôi muốn ứng tuyển. Nhưng tôi hiện nay không biết là hồ sơ viên chức đầy đủ và mới nhất thì cần có những giấy tờ gì? Mong được Luật sư giải đáp và tư vấn thêm về vấn đề này.
Cảm ơn bạn đã đặt câu hỏi. Vấn đề của bạn sẽ được chúng tôi giải đáp qua bài viết ” Hướng dẫn làm hồ sơ viên chức như thế nào? ” dưới đây của LSX.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 07/2019/TT-BNV
Nguyên tắc quản lý và sử dụng hồ sơ viên chức
Viên chức là một chức danh của những người hoạt động trong cơ quan nhà nước. Để có thể trở thành viên chức thì người có nguyện vọng cần thực hiện thi tuyển các kỳ thi viên chức được tổ chức tại các địa phương. Vậy khi viên chức thi thành công và nộp hồ sơ thì những hồ sơ này được xử lý như thế nào?
Nguyên tắc quản lý, sử dụng hồ sơ viên chức theo Điều 9 Thông tư 07/2019/TT-BNV như sau:
– Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ viên chức được thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng người từ khi được tuyển dụng cho đến khi không còn làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập.
– Hồ sơ viên chức được xây dựng, quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật; chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ viên chức.
– Viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những thông tin do viên chức kê khai phải được cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý.
>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng tại nhà
Hướng dẫn làm hồ sơ viên chức như thế nào?
Để bạn có cái nhìn khái quát cũng như dễ dàng hơn trong quá trình làm hồ sơ viên chức thì chúng tôi đã cung cấp những thông tin liên quan đến việc làm hồ sơ viên chức như thế nào. Việc làm hồ sơ viên chức được quy định tại các điều luật liên quan. Vậy cụ thể như thế nào?
Hướng dẫn xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ viên chức theo Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV như sau:
- Đối với viên chức tuyển dụng lần đầu
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm hướng dẫn viên chức kê khai, kiểm tra, xác minh các thông tin do viên chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp. Người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, đóng dấu và nộp cho cơ quan quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý. Hồ sơ này là hồ sơ gốc của viên chức.
Hồ sơ gốc bao gồm các thành phần sau đây:
- Quyển “Lý lịch viên chức” theo mẫu HS01-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư 07/2019/TT-BNV. Quyển “Lý lịch viên chức” phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của viên chức. Quyển “Lý lịch viên chức” do viên chức tự kê khai và được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;
- “Sơ yếu lý lịch viên chức” theo mẫu HS02-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư 07/2019/TT-BNV. Sơ yếu lý lịch là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt thông tin về bản thân, mối quan hệ gia đình và xã hội của viên chức. Sơ yếu lý lịch do viên chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ quyển “Lý lịch viên chức” quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV và các tài liệu bổ sung khác của viên chức. Sơ yếu lý lịch viên chức được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;
- Bản sao giấy khai sinh có công chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Phiếu lý lịch tư pháp của cơ quan có thẩm quyền cấp;
- Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên cấp còn giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật;
- Bản sao có công chứng các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo, bồi dưỡng của viên chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ đào tạo do cơ sở đào tạo nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì phải được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận;
- Bản sao các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận viên chức có công chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp phát hiện có dấu hiệu sai phạm, nhầm lẫn về thông tin trong hồ sơ gốc của viên chức thì đơn vị sự nghiệp công lập giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn vị sự nghiệp công lập giải quyết theo quy định của pháp luật.
- Đối với viên chức đang công tác
- Ngoài hồ sơ gốc quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV, thành phần hồ sơ khác của viên chức đang công tác, bao gồm:
- “Phiếu bổ sung lý lịch viên chức” theo mẫu HS03-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư 07/2019/TT-BNV. “Phiếu bổ sung lý lịch viên chức” là tài liệu do viên chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý hồ sơ viên chức. “Phiếu bổ sung lý lịch viên chức” phải được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;
- Bản sao các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, biệt phái, điều động, luân chuyển, thăng hạng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của viên chức.
- Bản tự kiểm điểm, tự nhận xét, đánh giá hàng năm của viên chức có xác nhận của đơn vị sử dụng viên chức; bản nhận xét, đánh giá, phân loại viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý viên chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);
- Bản kê khai tài sản, bản kê khai tài sản bổ sung đối với đối tượng viên chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định của pháp luật;
- Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến viên chức và gia đình viên chức được phản ánh trong đơn, thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;
- Văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của viên chức;
- Viên chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ viên chức.
- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày viên chức có quyết định nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc hoặc từ trần thì việc quản lý hồ sơ viên chức thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 13 Thông tư 07/2019/TT-BNV.
- Hồ sơ gốc của viên chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
- Trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ gốc được thực hiện như sau:
- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện hồ sơ viên chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm yêu cầu viên chức phải hoàn thiện, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Thông tư 07/2019/TT-BNV.
- Trường hợp không thể hoàn thiện, bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn thiện các thành phần hồ sơ khác hoặc lập mới hồ sơ viên chức theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV.
Mục đích của việc kê khai sơ yếu lý lịch viên chức
Một trong những điều bạn cần làm khi làm hồ sơ viên chức đó là kê khai sơ yếu lý lịch dành cho viên chức. Mẫu kê khai sơ yếu lý lịch viên chức đóng vai trò quan trọng, hướng dẫn mỗi viên chức thực hiện đầy đủ và chính xác việc cung cấp thông tin về bản thân. Việc sử dụng mẫu kê khai sơ yếu lý lịch mang theo những mục đích quan trọng sau đây:
Kê khai thông tin cơ bản:
– Mẫu kê khai sơ yếu lý lịch giúp ghi nhận các thông tin cơ bản về nguồn gốc gia đình, quá trình học tập và làm việc của viên chức, tạo thành bức tranh tổng quan về lý lịch cá nhân.
Cơ sở dữ liệu quan trọng:
– Nó là một phần quan trọng của cơ sở dữ liệu, giúp đơn vị và người phụ trách có thể hiểu rõ hơn về các thông tin cơ bản của từng viên chức. Nhờ thông tin được cung cấp trong mẫu kê khai, người quản lý có thể phân tích và sắp xếp công việc sao cho phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của mỗi người.
Hỗ trợ thủ tục hành chính:
– Khi cần thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký hộ khẩu, làm thẻ căn cước, xin việc làm mới, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, thông tin trong mẫu kê khai sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh và chứng thực.
Tóm lại, mẫu kê khai sơ yếu lý lịch viên chức không chỉ đơn thuần là một văn bản thông tin cá nhân mà còn là công cụ quan trọng trong việc quản lý, tổ chức và thực hiện các thủ tục hành chính. Việc hoàn thành và cung cấp thông tin đầy đủ trong mẫu kê khai giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý và sử dụng dữ liệu cá nhân của viên chức.
Mời bạn xem thêm
- Nợ tiền sử dụng đất tái định cư xử lý như thế nào?
- Hiện nay xin giấy phép kinh doanh cầm đồ ở đâu?
- Thủ tục thu hồi biển số xe 2024
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Hướng dẫn làm hồ sơ viên chức như thế nào?“. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, LSX với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm hướng dẫn viên chức kê khai, kiểm tra, xác minh các thông tin do viên chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, đóng dấu và nộp cho cơ quan quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý. Hồ sơ này là hồ sơ gốc của viên chức.
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày viên chức có quyết định nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc hoặc từ trần thì việc quản lý hồ sơ viên chức thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Thông tư 07/2019/TT-BNV, cụ thể:
Viên chức nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc, chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc từ trần thì việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ được thực hiện như sau:
– Trường hợp viên chức nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc thì được nhận 1 bản sao “Sơ yếu lý lịch viên chức” và các quyết định liên quan.
Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc.
Cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch viên chức” khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;
– Trường hợp viên chức chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức, đơn vị mới thì được nhận 1 bản sao “Sơ yếu lý lịch viên chức”.
Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cũ lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản;
– Đối với viên chức từ trần, gia đình viên chức được nhận 1 bản sao “Sơ yếu lý lịch viên chức”.
Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc.
Thời hạn của hồ sơ viên chức: Hồ sơ gốc của viên chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
