Hướng dẫn trình tự thủ tục làm giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm

Sổ bảo hiểm là loại sổ ghi nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động. Thông thường, trong quá trình làm việc tại công ty, sổ bảo hiểm của người lao động sẽ do công ty giữ. Khi người lao động nghỉ việc, công ty sẽ trả lại những giấy tờ liên quan cho người lao động trong thời hạn quy định. Nhiều độc giả thắc mắc không biết theo quy định, người lao động Có được ủy quyền cho người khác lấy sổ bảo hiểm không? Thủ tục làm giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm thực hiện như thế nào? Người lao động nghỉ việc sau bao lâu được trả sổ bảo hiểm? Sau đây, Luật sư X sẽ làm rõ vấn đề này thông qua bài viết sau cùng những quy định liên quan. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.

Căn cứ pháp lý

• Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014

Ủy quyền là gì?

Ủy quyền (UQ) là một trong hai hình thức đại diện theo quy định của pháp luật được ghi nhận tại 135 Bộ luật dân sự 2015. Tại Điều 135 quy định“Quyền đại diện được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện (sau đây gọi là đại diện theo ủy quyền); theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là đại diện theo pháp luật.

Có được ủy quyền cho người khác lấy sổ bảo hiểm không?

Pháp luật lao động không cấm việc ủy quyền thực hiện công việc nhận giấy tờ khi chấm dứt hợp đồng lao động. Bản chất việc ủy quyền là một giao dịch dân sự do các bên tự thỏa thuận với nhau. Do đó, người lao động hoàn toàn có quyền ủy quyền cho người khác lấy sổ bảo hiểm.

Điều kiện để được ủy quyền lấy sổ bảo hiểm

Để ủy quyền lấy sổ bảo hiểm, người lao động cần chuẩn bị hồ sơ ủy quyền lấy sổ bảo hiểm bao gồm:

– Những giấy tờ tùy thân của người ủy quyền: giấy chứng minh nhân dân hoặc công cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực, sổ hộ khẩu.

– Những giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền: giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực, hộ khẩu

– Giấy ủy quyền nhận sổ bảo hiểm xã hội theo mẫu 13-HSB

Lưu ý: Mẫu giấy ủy quyền nhận bảo hiểm xã hội buộc phải có mục ký của người ủy quyền, người được ủy quyền và mục xác nhận của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, như vậy mẫu đơn mới được chấp nhận.

Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm?

Đối với nơi chứng thực chữ ký giấy ủy quyền thì tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về nơi chứng thực chữ ký cụ thể như sau:

• Phòng Tư pháp cấp huyện
• Ủy ban nhân dân cấp xã
• Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài
• Công chứng viên của Phòng/Văn phòng công chứng

Lệ phí chứng thực giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm

Mức phí khi thực hiện chứng thực chữ ký giấy ủy quyền là:

• Tại Phòng Tư pháp; Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng/Văn phòng công chứng: 10.000 đồng/trường hợp.
• Tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản.

Thủ tục làm giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm thực hiện như thế nào?

Thủ tục làm giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bao gồm những giấy tờ nêu trên

Hồ sơ ủy quyền lấy sổ bảo hiểm bao gồm:

• Giấy tờ tùy thân của người ủy quyền: giấy chứng minh nhân dân hoặc công cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực, sổ hộ khẩu.
• Giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền: giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực, hộ khẩu
• Giấy ủy quyền nhận sổ bảo hiểm xã hội theo mẫu 13-HSB

Bước 2: Khi đến công ty để lấy sổ bảo hiểm xã hội, người được ủy quyền phải tiến hành trình ra các giấy tờ tùy thân của mình và giấy ủy quyền được bên người có sổ bảo hiểm xã hội ủy quyền đi lấy sổ. Khi kí vào mục người nhận cần ghi rõ người đại diện và kí đầy đủ họ và tên.

Bước 3: Khi có giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm đạt tiêu chuẩn thì các cơ quan, đơn vị sẽ có nhiệm vụ phối hợp với người được ủy quyền để giải quyết công việc.

Thời hạn giải quyết

Trong vòng 07 ngày làm việc, đơn vị nơi làm việc của người lao động phải trả toàn bộ những giấy tờ và chốt sổ bảo hiểm và trả sổ cho người lao động. Khi đến nhận sổ bảo hiểm xã hội người được ủy quyền cần phải xuất trình chứng minh thư/hộ chiếu/thẻ căn cước và nộp lại Giấy ủy quyền cho đơn vị, cơ quan nơi trả sổ.

Mẫu giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm là mẫu nào?

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

GIẤY ỦY QUYỀN

I. Người ủy quyền:

Họ và tên: …………………………………………………… sinh ngày ……. /…… /………..

Mã số BHXH:………………………………………………………………………………………

Loại chế độ được hưởng: ………………………………………………………………………

Số điện thoại liên hệ:……………………………………………………………………………..

Số CMND/số căn cước công dân/số hộ chiếu/: ……………..do……………………..

cấp ngày …/……./……

Nơi cư trú (1): ……………………………………………………………………………………..

II. Người được ủy quyền:

Họ và tên: …………………………………………………… sinh ngày ……… /…….. /……

Số CMND/số căn cước công dân /hộ chiếu/:……………….do………………………..

cấp ngày …/……./…..

Nơi cư trú (1): ………………………………………………………………………………………

Số điện thoại:………………………………………………………………………………………..

III. Nội dung ủy quyền(2):

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

IV. Thời hạn ủy quyền: (3)……………………………………………………………….

Chúng tôi cam kết chấp hành đúng nội dung ủy quyền như đã nêu ở trên.

Trong trường hợp người ủy quyền (người hưởng chế độ) xuất cảnh trái phép hoặc bị Tòa án tuyên bố là mất tích hoặc bị chết hoặc có căn cứ xác định việc hưởng BHXH không đúng quy định của pháp luật thì Tôi là người được ủy quyền cam kết sẽ thông báo kịp thời cho đại diện chi trả hoặc BHXH cấp huyện. Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật và hoàn trả lại tiền nếu không thực hiện đúng cam kết./

Tải về mẫu giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm

Bạn có thể tham khảo mẫu giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm và tải về tại đây:

Hướng dẫn cách soạn thảo mẫu giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm

Cách viết giấy uỷ quyền lấy sổ bảo hiểm xã hội như sau:  

(1) Ghi đầy thông tin cá nhân của người ủy quyền và người được ủy quyền 

Ghi đầy đủ: Số nhà, ngõ (ngách, hẻm), đường phố, tổ (thôn, xóm, ấp), xã (ph­ường, thị trấn), huyện (thị xã, thành phố), tỉnh, thành phố; trường hợp người ủy quyền đang chấp hành hình phạt tù thì ghi tên trại giam, huyện (thị xã, thành phố), tỉnh, thành phố;

(2) Ghi rõ nội dung ủy quyền:

Nội dung ủy quyền ghi rõ: nhận sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp làm thêm các nội dung khác như nhận hồ sơ hưởng BHXH (bao gồm thẻ BHYT) nếu có; nhận lương hưu hoặc loại trợ cấp, chế độ gì; đổi thẻ BHYT, thanh toán BHYT, đổi sổ, điều chỉnh mức hưởng; điều chỉnh sổ BHXH, thẻ BHYT… phải ghi rõ các mục. Nếu nội dung ủy quyền bao gồm cả việc làm đơn thì cũng phải ghi rõ là ủy quyền làm đơn.

(3) Lưu ý khi viết giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm xã hội

– Giấy ủy quyền bằng tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt được công chứng, chứng thực;

– Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận, trường hợp không thỏa thuận thì thời hạn ủy quyền có hiệu lực là một năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

– Giấy ủy quyền lấy sổ BHXH phải có:

• Chứng thực chữ ký của người ủy quyền: Là chứng thực của chính quyền địa phương hoặc của Phòng Công chứng hoặc của Thủ trưởng trại giam, trại tạm giam trong trường hợp chấp hành hình phạt tù, bị tạm giam hoặc của Đại sứ quán Việt Nam hoặc cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam hoặc của chính quyền địa phương ở nước nơi người hưởng đang cư trú trong trường hợp cư trú ở nước ngoài (chỉ cần xác nhận chữ ký của người ủy quyền);
• Chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền;
• Trường hợp người không thực hiện đúng nội dung ủy quyền thì ngoài việc phải hoàn trả lại số tiền đã nhận không đúng quy định còn bị xử lý theo quy định của pháp luật.
• Người được ủy quyền khi đến nhận kết quả phải xuất trình chứng minh thư/hộ chiếu/thẻ căn cước và nộp lại Giấy ủy quyền.

Người lao động nghỉ việc sau bao lâu được trả sổ bảo hiểm?

Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019 đã nêu rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng nhấn mạnh, người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Theo đó, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội và trả lại cho người lao động nhưng các quy định trên lại không nêu rõ thời hạn cụ thể để người lao động thực hiện thủ tục này.

Để chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, trước tiên người lao động phải tiến hành thủ tục báo giảm lao động. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ giải quyết thủ tục này cho đơn vị sử dụng lao động.
Sau đó, người sử dụng lao động sẽ thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm cho người lao động và sẽ được giải quyết trong 05 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Khuyến nghị

Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư X sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn luật hành chính tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.

Mời bạn xem thêm

• Hoãn thi hành án tử hình được thực hiện thế nào?
• Quy định chung về thủ tục công nhận và cho thi hành án tại Việt Nam
• Thi hành án phạt quản chế diễn ra theo trình tự nào chế theo pháp luật

Thông tin liên hệ

Luật sư X đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Thủ tục làm giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm”. Ngoài ra, chúng tôi  có hỗ trợ dịch vụ pháp lý khác liên quan đến dịch vụ đăng ký lại giấy khai sinh. Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833.102.102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.

Câu hỏi thường gặp