Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng thì người bán có nghĩa vụ phải lập hóa đơn. Vậy pháp luật quy định về xuất hóa đơn cho cá nhân như thế nào? Các trường hợp không cần phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng? Với những trường hợp dùng hàng hóa dịch vụ để khuyến mại, cho, biếu, tặng, trả thay lương cho nhân viên, tiêu dùng nội bộ thì có phải lập hóa đơn không? Nội dung ghi trên hóa đơn ra sao? Bài viết sau đây của Luật sư X sẽ cung cấp cho bạn các quy định xuất hóa đơn cho cá nhân và hướng dẫn bạn xuất hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân không lấy hóa đơn, mời bạn cùng tham khảo nhé.
Cơ sở pháp lý
Cách viết hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân?
Quy định về nội dung trên hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân
Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC yêu cầu người bán phải ghi rõ các nội dung sau khi lập hóa đơn:
– Tên, ký hiệu, số, mẫu số của hóa đơn
– Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán, người mua (nếu có).
– Tên hàng hoá và dịch vụ kèm số lượng và đơn giá cho từng mặt hàng, tổng tiền hàng chưa thuế và sau thuế, mức thuế áp dụng,…
– Chữ ký số của người bán
– Thời điểm lập hóa đơn
– Mã của cơ quan thuế (Nếu có).
– Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước
– Chiết khấu thương mại, ưu đãi, khuyến mại (nếu có),…
Trường hợp người bán không cần viết đầy đủ thông tin hóa đơn
Người bán sẽ không cần phải ghi đầy đủ tất cả các thông tin hóa đơn theo quy định nếu họ hoạt động trong những lĩnh vực đặc thù: việc bán hàng xảy ra liên tục, thường xuyên, mỗi lần bán hàng thường là theo số lượng vừa/nhỏ, giá trị không lớn và người dùng cuối (Khách lẻ/cá nhân) gần như không có mong muốn lấy hóa đơn. Cụ thể như sau:
– Các hóa đơn bán hàng trong siêu thị, trung tâm thương mại, bán xăng dầu, vé xem phim, hóa đơn vận tải và coi giữ phương tiện vận tại thì không bắt buộc phải có tên và địa chỉ của người mua.
– Các hóa đơn theo dạng thẻ, vé và tem thì không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán (Trừ trường hợp các hóa đơn dạng thẻ, vé và tem đó có mã do cơ quan thuế cấp), tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua, thuế GTGT, tiền thuế,… Nếu trên tem, vé và thẻ điện tử đó đã ghi rõ giá thì không bắt buộc phải có số lượng, đơn vị tính, đơn giá nữa.
– Các hóa đơn dịch vụ vận tải hàng hóa nhưng được lập theo thông lệ quốc tế thay vì được lập qua website và hệ thống thương mại điện tử thì không bắt buộc phải có thuế GTGT, ký hiệu, mẫu số, số thứ tự hóa đơn, chữ ký số của người bán, địa chỉ và MST của người mua,
Tuy nhiên, người bán vẫn cần xuất hóa đơn đầy đủ theo từng lần bán hàng để phục vụ cho việc hạch toán thuế.
Nguyên tắc xuất và sử dụng hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân
Khi xuất hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân, người bán cần chú ý những nguyên tắc sau (Được quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định 119/2018/NĐ-CP):
– Người bán được yêu cầu phải lập HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo chuẩn định dạng dữ liệu quy định của cơ quan thuế và đưa cho người mua. Bên cạnh đó, người bán cũng phải thể hiện tất cả các thông tin hóa đơn bắt buộc phải có theo quy định, bất kể giá trị tiền hàng của từng lần giao dịch.
– Nhiều đơn vị kinh doanh có sử dụng máy tính tiền (Ví dụ: siêu thị, tạp hóa,…). Để thuận tiện hơn, người bán có thể lập hóa đơn trực tiếp bằng máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Trong trường hợp này, người bán phải đăng ký sử dụng HĐĐT được lập từ máy tính tiền.
Các tổ chức, cá nhân kinh doanh ghi nhớ các nguyên tắc về xuất và quản lý sử dụng hóa đơn này để tránh những sai phạm không đáng có.
Hướng dẫn xuất hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân không lấy hóa đơn
Không phải lúc nào khách hàng cũng có nhu cầu lấy hóa đơn, vậy trong trường hợp này người bán có cần xuất hóa đơn nữa không? Tùy vào giá trị tiền hàng trong hóa đơn mà chia thành hai trường hợp như sau:
Trường hợp khách lẻ/cá nhân không lấy hóa đơn có tổng tiền hơn 200.000 đồng
Điểm b, Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định như sau:
“Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.”
-> Đơn vị bán bắt buộc phải xuất hóa đơn cho khách hàng nếu giá trị tiền hàng từ 200.000 đồng trở lên, dù khách lẻ/cá nhân đó có lấy hóa đơn hay không.
Lưu ý:
Đối với những hóa đơn bán lẻ xăng dầu, nếu khách hàng không lấy thì đơn vị bán vẫn phải lập chung một hóa đơn ghi tổng giá trị tiền hàng của những người không lấy hóa đơn vào ngày hôm đó.
Xử phạt không xuất hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng cho khách lẻ/cá nhân
Nếu người bán không xuất hóa đơn có giá trị trên 200.000 đồng cho khách lẻ/cá nhân, mức xử phạt theo quy định sẽ là:
– Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng nếu người bán lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua, không tính trường hợp hóa đơn có dòng “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc người bán lập hóa đơn theo bảng kê. (Theo Khoản 3, Điều 11, Thông tư 10/2014/TT-BTC).
– Phạt tiền từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng nếu người bán không lập hóa đơn có giá trị tiền hàng trên 200.000 đồng cho khách lẻ/cá nhân theo quy định. Người bán phải nộp phạt và xuất hóa đơn, giao cho người mua sau đó. (Theo Khoản 4, Điều 1, Thông tư 176/2016/TT-BTC).
Trường hợp khách lẻ/cá nhân không lấy hóa đơn có tổng tiền dưới 200.000 đồng
Người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn có giá trị tiền hàng dưới 200.000 đồng cho khách lẻ/cá nhân, trừ phi người đó yêu cầu bên bán phải lập và đưa hóa đơn cho họ.
Nếu người bán không phải lập hóa đơn, họ phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ gồm:
+ Tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán
+ Tên hàng hoá, dịch vụ và tổng giá trị
+ Ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.
Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì phải ghi mục “Thuế suất GTGT” và “Tiền thuế GTGT” trong Bảng kê.
Sau đó, đơn vị bán phải lập hóa đơn GTGT/bán hàng có ghi giá trị tiền hàng tại mục Tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua. Sau đó viết “bán lẻ không giao hoá đơn” vào mục Tên và địa chỉ của người mua trên hoá đơn.
Các trường hợp không cần phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng
Xuất hóa đơn là một trong những việc bắt buộc cần phải có trong kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp ngoại trừ, không cần phải xuất hóa đơn, trường hợp cụ thể được phân loại như sau:
➤ Trường hợp theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC:
Tổ chức hoặc cá nhân nhận các khoản thu bồi thường bằng tiền, tiền hỗ trợ, tiền thưởng, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác thì không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.
➤ Trường hợp theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC:
Khi bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị dưới 200.000 đồng thì doanh nghiệp không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Tuy nhiên cuối mỗi ngày, doanh nghiệp vẫn lập thành một hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng ghi tổng số tiền cho toàn bộ số hàng hóa, dịch vụ bán trong ngày.
➤ Trường hợp theo quy định tại Thông tư 119/2014/TT-BTC:
Các trường hợp đơn vị kinh doanh tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT thì khi hoàn thành, nghiệm thu hay bàn giao, không cần phải lập hóa đơn.
Các trường hợp xuất máy móc, thiết bị, vật tư, hàng hóa dưới hình thức cho vay, mượn, trả lại, nếu có đầy đủ hợp đồng và các chứng từ liên quan thì đơn vị kinh doanh không phải lập hóa đơn, tính và nộp thuế GTGT.
➤ Trường hợp theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC:
Nếu xuất hàng hóa luân chuyển hay tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh thì không phải lập hóa đơn và không phải nộp thuế GTGT.
Ví dụ: Doanh nghiệp ABC là công ty chuyên sản xuất các sản phẩm giày da các loại, sau giai đoạn sản xuất đế giày, công ty chuyển tiếp qua khâu sản xuất tiếp theo để hoàn thành sản phẩm. Trong trường hợp này thì doanh nghiệp ABC không phải lập hóa đơn.
Ngoài ra, trường hợp xuất hàng hóa ký gửi đại lý cũng không phải xuất hóa đơn.
Mời bạn xem thêm
- Cơ quan nào có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất thức ăn chăn nuôi?
- Thủ tục xin cấp giấy phép kinh doanh cửa hàng
- Cách điền tờ khai xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Thông tin liên hệ
Trên đây là tư vấn của Luật sư X về vấn đề “Quy định về xuất hóa đơn cho cá nhân”. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến mẫu thông báo hủy hóa đơn giấy, xác nhận tình trạng độc thân, giải thể công ty tnhh 1 thành viên, tạm dừng công ty, mẫu đơn xin giải thể công ty, giấy phép bay flycam, xác nhận độc thân, đăng ký nhãn hiệu,…. của Luật sư X, hãy liên hệ: 0833102102. Hoặc qua các kênh sau:
Liên hệ hotline: 0833.102.102.
- FaceBook: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Thông tư 39/2014/TT-BTC, người bán phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
Tuy nhiên, cũng theo Thông tư này, khi bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không cần phải xuất hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
Căn cứ vào quy định nêu trên có thể thấy, khi bán hoặc cung cấp bất cứ dịch vụ nào có giá từ 200.000 đồng trở lên, người bán đều phải xuất hóa đơn đỏ. Lúc này, người mua sẽ phải thanh toán thêm 10% thuế giá trị gia tăng cho người bán để người bán thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế với cơ quan thuế.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thực hiện mua hóa đơn đỏ để cân đối các khoản thuế GTGT, hạn chế tối đa số tiền thuế GTGT phải nộp cho các cơ quan nhà nước. Hóa đơn đỏ cũng có thể là chứng từ ghi nhận chi phí tính thuế. Hóa đơn đỏ phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực: Vận tải, thương mại, NHKS… Theo quy định của Pháp luật, việc mua bán hóa đơn đỏ khống là hành vi vi phạm pháp luật, do đó doanh nghiệp cần thận trọng trong quy trình xuất hóa đơn đỏ.
Để tránh các sai sót trong các khoản thu chi thuế, doanh nghiệp khi bán hàng cần lập hóa đơn đỏ theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ theo đúng các thông tin chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn. Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT, việc sử dụng hóa đơn đỏ là bắt buộc, kể cả khi bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
Theo đó, Chứng từ cần thiết đối với một hóa đơn đỏ mua vào hay bán ra gồm:
Hợp đồng mua bán hàng hóa (có nêu cụ thể các loại sản phẩm, dịch vụ mua vào hoặc bán ra).
Phiếu thu, chi có ghi rõ số tiền giao dịch với khách hàng.
Phiếu xuất/ nhập kho đối với hàng hóa mua vào/ bán ra.
Biên bản thanh lý hợp đồng.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thì các trường hợp trên đều phải lập hóa đơn GTGT.
Đối với hàng hóa dùng để khuyến mại, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho nhân viên, tiêu dùng nội bộ thì trên hóa đơn ghi đầy đủ các nội dung và tính thuế GTGT như hóa đơn thông thường. Ghi rõ nội dung hàng hóa dùng để khuyến mại, cho, biếu, tặng…
