Từ ngày thông tư 78 có hiệu lực các doanh nghiệp hiện đang kinh doanh dù ở bất kỳ một ngành nghề nào cũng cần chuyển từ những hoá đơn giấy thông thường sang hoá đơn điện tử. Và việc in, sử dụng cũng như đăng ký mẫu hoá đơn giấy đều do những cơ quan có thẩm quyền quy định, kiểm tra và giám sát. Chính vì vậy những sự thay đổi dù là rất nhỏ trên hoá đơn đều được Cục thuế kiểm tra. Hiện nay việc thay đổi hoá đơn điện tử cũng có nhiều đổi mới. Những thủ tục được tinh giảm và rút gọn hơn cho người có nhu cầu thay đổi. Bài viết “Thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78” hôm nay chúng tôi xin gửi đến quý bạn đọc những thông tin bổ ích về vấn đề này.
Căn cứ pháp lý
Thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Nhiều trường hợp khi kinh doanh một thời gian xong thường có mong muốn được thay đổi tên doanh nghiệp. Vì cái tên ngoài mang những ý nghĩa tốt lành về mặt tâm linh cũng như sự may mắn cho những người sở hữu còn có thể tạo nên thương hiệu, gợi nhắc đến một cá nhân và việc kinh doanh của gia đình. Chính vì vậy nhu cầu được đổi tên khi kinh doanh là rất là lớn. Hiện nay doanh nghiệp khi đã tham gia hoạt động kinh doanh cũng có thể đổi tên nhưng cần phải có những sự thay đổi khác kèm theo.
Theo Khoản 4, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, trường hợp thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Khoản 1, Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế bằng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tiếp nhận, sau 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKTĐ Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sẽ thông báo trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Định kỳ hàng tháng, cơ quan thuế sẽ tổ chức rà soát trực tiếp các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho các đối tượng để thông báo về việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 4 Điều này.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý thời điểm rà soát của cơ quan thuế để thực hiện đăng ký thay đổi các thông tin quan trọng để làm các thủ tục cần thiết.
Doanh nghiệp của bạn kinh doanh các mặt hàng như dịch vụ luật đất đai, tạo doanh thu bằng việc giả quyết vấn đề đất đai hay làm sổ đỏ do phát sinh giá dịch vụ làm sổ đỏ, hay thừa kế đất thì muốn thay đổi tên doanh nghiệp trên hóa đơn khi báo cáo thế cũng cần làm theo hướng dẫn từ quy định.
Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử có sai tên công ty sau khi đổi tên công ty?
Hoá đơn là một trong những điều mà doanh nghiệp cần lưu ý khi đổi tên công ty. Vì tên doanh nghiệp trên hoá đơn ảnh hưởng trực tiếp đến việc nhập xuất hoá đơn cũng như quyết toán thuế của doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp có nguồn khách hàng lớn thì việc sai sót trong hoá đơn sẽ gây ra rất nhiều những hệ luỵ khác nhau có thể làm thay đổi rất nhiều việc quyết toán thuế của doanh nghiệp đó chính vì vậy bạn cũng nên cân nhắc thật kỹ hoá đơn sau khi đổi tên doanh nghiệp.
Căn cứ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các công văn hướng dẫn liên quan.
Dưới đây là cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên công ty tương ứng với từng trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty chưa gửi cho người mua
Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua mà sai tên công ty thì người bán:
Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT => Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty, không sai các nội dung khác đã gửi cho người mua
(1) Hóa đơn điện tử có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế, các nội dung thì người bán:
Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
(2) Hóa đơn điện tử không có mã sai tên công ty đã gửi cho người mua
- Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:
Bước 1: Trong trường hợp này, người bán có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ của người mua, và lập hóa đơn thay thế như sau:
Bước 2: Người bán và người mua tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
Bước 3: Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
Bước 4: Sau đó chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
Bước 5: Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế:
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty và nội dung khác đã gửi cho người mua
Hóa đơn điện tử có mã/không mã sai tên công ty và có sai: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn;thuế suất; tiền thuế/hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách xử lý sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Lưu ý: Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót – thực hiện làm theo cách 1):
Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán huỷ hoá đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử sai tên công ty do cơ quan thuế phát hiện
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn ghi trong thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2, quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điều chỉnh tên công ty có hủy được không?
Khi bạn lập hoá đơn điện tử có sai sót thì bạn có thể thực hiện những hoạt động chỉnh sửa hoá đơn điện tử đó hoặc xoá bỏ hoá đơn khi không cần thiết. Đối với những trường hợp này chúng tôi sẽ có hướng dẫn cụ thể cho bạn để bạn có thể có những thông tin chi tiết nhất khi làm sai hoá đơn sau khi sửa tên công ty. Việc cập nhật hoá đơn mới là việc làm cần thiết nên bạn cũng cần phải thật lưu tâm nếu tên công ty trên hoá đơn đang bị sai hãy tìm phương án và sửa gấp chúng.
Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót như sau:
Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
- Đối với hóa đơn điện tử:
…
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
…
Đồng thời, tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn như sau:
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:
- Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
- Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
Như vậy, trường hợp đã thực hiện xuất hoá đơn điều chỉnh/thay thế hoá đơn điện tử có sai sót trước đó, nếu hoá đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục có sai sót thì không được huỷ hoá đơn điều chỉnh/thay thế mà phải thực hiện xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho hoá đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót.
Tức là đã lựa chọn phương thức điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì phải tiếp tục thay thế đến khi nào đúng thì dừng. Không được hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế để lập hóa đơn mới cũng không được đang điều chỉnh chuyển sang lập hóa đơn thay thế.
Mời bạn xem thêm
- Những mặt hàng không cần hóa đơn đầu vào là gì?
- Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh hóa chất
- Hồ sơ cấp giấy phép vận chuyển hàng hoá nguy hiểm loại 3 gồm những gì?
Khuyến nghị
Với đội ngũ nhân viên là các luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý của Luật sư X, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý toàn diện về vấn đề làm hóa đơn điện tử đảm bảo chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Ngoài tư vấn online 24/7, chúng tôi có tư vấn trực tiếp tại các trụ sở Hà Nội, Hồ Chí Minh, Bắc Giang.
Thông tin liên hệ
LSX đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến vấn đề “Thay đổi tên công ty trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78”. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý khác liên quan đến tư vấn pháp lý về giá dịch vụ làm sổ đỏ. Hãy nhấc máy lên và gọi cho chúng tôi qua số hotline 0833.102.102 để được đội ngũ Luật sư, luật gia giàu kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ, đưa ra giải đáp cho quý khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Sau khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi tên/ địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh với Sở Kế hoạch và đầu tư, doanh nghiệp cần thông báo với cơ quan thuế về việc điều chỉnh tên, địa chỉ mới. Có 2 trường hợp xảy ra:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp chỉ thay đổi tên hoặc địa chỉ công ty nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý.
Với trường hợp doanh nghiệp kinh doanh đổi địa điểm kinh doanh, thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý thì sẽ phải tiến hành nộp Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế.
Đối với trường hợp doanh nghiệp đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý thì cần phải thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Quyết toán thuế với cơ quan thuế quản lý cũ và đăng ký chuyển địa điểm đến cơ quan thuế mới.
Sau khi hoàn thành xong thủ tục, dữ liệu thuế và thông tin của đơn vị sẽ được liên thông đến cơ quan thuế mới.
Bước 2: Doanh nghiệp đăng ký tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử
