Việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng sẽ do bên cho thuê thực hiện. Vậy thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng khi nào? Khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng, bên cho thuê cần phải lưu ý những vấn đề nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Luật sư X để biết thêm thông tin nhé!
Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
Hóa đơn GTGT còn gọi là hóa đơn VAT, là loại hóa đơn chính thống và chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành áp dụng. Hóa đơn này dành cho các tổ chức và cá nhân, đặc biệt dùng cho các doanh nghiệp trong kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ ở các hoạt động kinh doanh, dịch vụ mua bán và hoạt động vận tải nội địa. Theo quy định thì hóa đơn VAT sẽ ghi rõ các mục như:
- Tên, địa chỉ
- Mã số thuế của người bán/người mua; người cho thuê/người thuê(nếu có)
- Danh mục hàng hóa dịch vụ
- Ngày thực hiện giao dịch
- Tổng giá trị hàng hóa dịch vụ
- Giá trị tính thuế VAT
- Thuế suất VAT và giá trị thuế VAT
Theo cách gọi phổ biến thì hóa đơn VAT còn được coi là hóa đơn đỏ. Cái tên này xuất phát từ màu sắc của hóa đơn. Liên hóa đơn giao cho khách hàng thường có màu đỏ hoặc hồng. Những người làm phụ trách xuất hóa đơn cho thuê văn phòng không thể bỏ qua việc tìm hiểu về hóa đơn VAT này.
Hoá đơn bán hàng
Ngoài hóa đơn VAT thì hoá đơn bán hàng cũng có vai trò quan trọng. Đây là một văn bản yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê cụ thể từng mục chi tiết.
Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng khi nào?
Hóa đơn bán hàng thường do bên bán phát hành. Với hóa đơn cho thuê văn phòng thì sẽ do bên cho thuê xuất. Thời điểm xuất hóa đơn là sau khi bên doanh nghiệp đi thuê thanh toán tiền cọc hoặc tiền thuê theo hợp đồng, bên cho thuê sẽ xác nhận vào hóa đơn, ví dụ như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Lúc này, hóa đơn bán hàng này tích hợp tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận thanh toán.
Với hóa đơn VAT thì thời điểm xuất hóa đơn như sau:
- Đối với hoạt động bán hàng hóa: Hóa đơn GTGT được viết khi chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa.
- Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ: Có thể viết hóa đơn GTGT khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc khi thu tiền (trong trường hợp thu được tiền trước).
Các tính chất của một hóa đơn
Tính hợp pháp
Tính hợp pháp hiểu một cách đơn giản nhất thì phải tuân theo các quy định của Pháp luật ban hành và hiện hành. Về nguồn gốc, form hóa đơn phải do Bộ Tài chính ban hành. Hoặc hóa đơn do Doanh nghiệp tự in theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính. Mọi quy định về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn tuyệt đối tuân thủ. Không chấp nhận các hoá đơn giả mạo hay hoá đơn tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành.
Tất cả những hóa đơn không đảm bảo tính hợp pháp sẽ không có sự công nhận của pháp luật, vô nghĩa. Người hoạt động trong mảng cho thuê văn phòng cần lưu ý về tính hợp pháp này, không chỉ với hóa đơn mà với mọi giấy tờ chứng từ.
Tính hợp lý
Ngoài việc tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng hay quan tâm tới tính hợp pháp của hóa đơn, doanh nghiệp cần quan tâm tới tính hợp lý. Tất cả nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền… liên quan tới việc cho thuê văn phòng cần phải cụ thể hóa trong hóa đơn.
Đặc biệt, cần phải tương ứng với hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty, có thể chứng minh, giải trình được hợp lý. Công ty kinh doanh lĩnh vực bất động sản thì hóa đơn cũng phải phù hợp với mảng đã đăng ký kinh doanh. Mục đích của các hóa đơn là phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tính hợp lệ
Tính hợp lệ rất quan trọng với các loại hóa đơn, nhất là hóa đơn cho thuê văn phòng. Có những nguyên tắc, quy định bất di bất dịch về cách lập, cách ghi các thông tin trên hóa đơn.
Cần tránh một số lỗi phổ biến mà các doanh nghiệp hay mắc phải khi lập hóa đơn như sau:
- Tùy tiện sử dụng mực trên hóa đơn là các loại mực phai, mực bút chì hay mực đỏ.
- Điền hoặc in sai thông tin ngày tháng hóa đơn, tên doanh nghiệp, mã số thuế công ty, địa chỉ công ty.
- Các thông tin như số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế … có sự sai lệch so với thực tế, nhất là những con số tiền nong.
- Thiếu hoặc nhầm tên, chữ ký người bán/người mua hoặc người cho thuê/người thuê trong hóa đơn.
- Hóa đơn không có dấu của đơn vị chủ cho thuê/đơn vị bán.
Một số lưu ý khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng
Khi viết hóa đơn, có những lỗi cơ bản về nội dung thể hiện trên hóa đơn như sau:
- Bỏ trống hoặc quên ghi ngày tháng lập hoá đơn GTGT;
- Ghi sai tên đơn vị so với đăng ký kinh doanh của người mua hàng hay sai địa chỉ người mua hàng hoặc mã số thuế đơn vị mua;
- Ghi tên hàng hóa, mã hàng không đúng với thông tin hàng hóa;
- Không gạch bỏ những ô mã số thuế còn trống trên hoá đơn. Mã số thuế thường có 13 ô. Nếu không phải là chi nhánh phụ thuộc thì mã số thuế gồm 10 số;
- Kế toán ghi sai số tiền, đơn giá trên hoá đơn so với thực tế hàng hoá mua bán;
- Kế toán ghi số tiền bằng số và số tiền bằng chữ khác nhau;
- Không gạch phần còn trống hay gạch không hết những phần còn trống trong mục diễn giải, số lượng hay đơn giá, thành tiền trên hoá đơn. Nếu không gạch hết dễ dẫn đến bị ghi thêm, chèn thêm nội dung làm sai lệch thông tin trên hoá đơn;
- Ghi không đúng hoặc bỏ quên số thuế suất thuế GTGT;
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn không phải là đồng Việt Nam;
- Không gạch chéo ô thuế suất thuế GTGT đối với những hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT;
- Không đóng dấu công ty;
- Hoá đơn thiếu chữ ký người mua hàng khi mua hàng trực tiếp;
- Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo quy định như: mực phai, mực bút chì, mực đỏ.
- Tính toán về số tiền có sự sai lệch: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế…
Để xuất hóa đơn đúng cho khách hàng, khi viết hóa đơn cần lưu ý những điều sau:
- Khi điền các thông tin về người mua hàng cũng như các thông tin về hàng hóa mua bán, kế toán hay người bán hàng phải cẩn thận, kiểm tra thông tin chính xác trước khi ghi hóa đơn;
- Các phần còn trống hay thừa phải chú ý gạch chéo hết không được để sót;
- Trước khi giao hóa đơn cho người mua, người bán hay ké toán phải kiểm tra lại đầy đủ các thông tin trên hóa đơn và chữ ký của người bán hàng, đóng dấu và chữ ký người đại diện doanh nghiệp.
Mời bạn xem thêm
- Xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh như thế nào?
- Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh như thế nào?
- Bán hàng dưới 200.000 đồng/lần có phải lập hóa đơn không?
Thông tin liên hệ LSX
Trên đây là tư vấn của LSX về vấn đề “Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng khi nào?“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến quy định soạn thảo mẫu đơn xin tạm ngừng kinh doanh; giải thể công ty; tờ khai xin xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân; tra cứu thông tin quy hoạch, hợp pháp hóa lãnh sự Hà Nội; dịch vụ đăng ký bảo hộ thương hiệu của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.
Liên hệ hotline: 0833.102.102.
Facebook: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn bán lẻ hợp lệ khi phải được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn:
– Nội dung trên hóa đơn phải đúng tên, chủng loại các mặt hàng mà tạp hóa, cửa hàng bán lẻ kinh doanh.
– Hóa đơn viết không được sửa chữa, tẩy xóa. Bởi nếu viết sai hóa đơn giao cho khách hàng sẽ rất có thể bị lợi dụng và vin vào đó để gây ảnh hưởng đến cửa hàng.
– Hóa đơn phải sử dụng cùng một màu mực và loại mực không phai để đáp ứng yêu cầu lưu trữ.
– Đồng thời hóa đơn phải được lập đúng thời điểm.
Về nội dung hóa đơn bán lẻ phải bao gồm:
– Số hóa đơn;
– Ngày phát hành hóa đơn;
– Chi tiết về người mua
– Chi tiết về người bán
– Số lượng, lượng;
– Đơn giá;
– Tổng cộng;
– Giảm giá (nếu có);
– Chữ ký của người mua, người bán hoặc đại lý ủy quyền của mình.
Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng cũng tương tự như các loại hóa đơn của ngành nghề khác. Gồm hai loại chính:
– Hóa đơn bán hàng:
Hóa đơn bán hàng được hiểu là giấy thanh toán một hoặc nhiều mặt hàng với từng đơn giá và số lượng đi kèm. Tờ hóa đơn này sẽ do bên cung ứng phát hành, và đóng dấu xác nhận đã trả tiền, sau khi bên mua thanh toán đủ tiền. Lúc này, hóa đơn bán hàng giữ vai trò như giấy biên lai hoặc biên nhận.
– Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT):
Hóa đơn VAT hay giá trị gia tăng hoặc còn được gọi với tên thông dụng là hóa đơn đỏ. Bộ Tài Chính là cơ quan ban hành chính thức cho hóa đơn đỏ. Trong đó, các cá nhân hay doanh nghiệp tính thuế và thực hiện kê khai dựa trên phương pháp khấu trừ.
– Phạt cảnh cáo đối với hành vi: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
– Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định nêu trên.
