Xin chào Luật sư X, sắp tới công ty tôi tổ chức một cuộc hợp hội đồng quản trị và tôi là người có nhiệm vụ viết thư mời. Tuy nhiên, do không có nhiều kinh nghiệm nên tôi vẫn chưa nắm rõ cách để viết thư mời cho đúng. Mong được tư vấn.
Chào bạn, trong các doanh nghiệp để giải quyết một vấn đề nào đó và cần sự góp ý của các thành viên thì họ thường sẽ mở các cuộc họp. Tại cuộc họp họ sẽ đưa ra các nội dung cần phải thảo luận và từ đó các thành viên sẽ đưa ra các ý kiến cá nhân của mình rồi rút ra một phương án kết luận cuối cùng để giải quyết nội dung đó. Vậy thư mời họp hội đồng quản trị là gì? Thư mời họp hội đồng quản trị viết như thế nào? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu nhé.
Hội đồng quản trị và thành viên hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý công ty cổ phần. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên Hội đồng quản trị. Tùy vào cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần, Hội đồng quản trị có các thành viên hội đồng quản trị và có thể có thành viên độc lập Hội đồng quản trị.
Để trở thành thành viên Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần cần đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của luật doanh nghiệp.
Thư mời họp hội đồng quản trị là gì?
Thư mời là là một văn bản gửi đến thành viên hội đồng quản trị có nội dung mời tham dự một sự kiện, trong nội dung thư mời cần phải ghi rõ thông tin của cá nhân, tổ chức được mời, thời gian diễn ra sự kiện và địa điểm diễn ra sự việc.
Thư mời tưởng chừng là đơn giản nhưng lại rất tỉ mỉ khi chuẩn bị. Bởi thư mời đôi khi thể hiện sự trang trọng của sự kiện và cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện. Khi chuẩn bị thư mời, quý vị cần chú ý:
Trách nhiệm tổ chức và thực hiện họp hội đồng quản trị: Chủ tịch Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm đối với việc tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị.
Thời gian tổ chức: Hội đồng quản trị có thể họp định kỳ hoặc họp bất thường. Cuộc họp định kỳ của Hội đồng quản trị do Chủ tịch triệu tập bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết, tuy nhiên mỗi quý phải họp ít nhất 1 lần.
Tổ chức cuộc họp theo những trường hợp khác: Ngoài cuộc họp định kỳ, cuộc họp Hội đồng quản trị cũng có thể được tổ chức trong các trường hợp sau:
Trường hợp nhằm mục đích bầu Chủ tịch thì trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị nhiệm kỳ đó, cuộc họp phải được tiến hành. Người triệu tập cuộc họp là thành viên có số phiếu bầu cao nhất. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên với số phiếu bầu cao nhất ngang nhau thì các thành viên sẽ bầu theo nguyên tắc đa số chọn ra một người trong số họ để triệu tập cuộc họp.
Khi có văn bản đề nghị tổ chức cuộc họp từ Ban kiểm soát; của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 5 người quản lý khác hoặc ít nhất 2 thành viên Hội đồng quản trị, hoặc trong các trường hợp khác quy định tại Điều lệ, Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Nếu không triệu tập cuộc họp theo quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm đối với những thiệt hại xảy ra, đồng thời, người đề nghị họp có quyền triệu tập cuộc họp thay thế cho Hội đồng quản trị.
Thông báo mời họp: Phải được gửi bằng bưu điện, fax, e-mail hoặc phương tiện khác chậm nhất 5 ngày làm việc trước ngày họp, trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian, địa điểm, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định, kèm theo tài liệu sử dụng và phiếu biểu quyết. Địa chỉ người nhận là địa chỉ đã được đăng ký tại công ty. Ngoài thành viên Hội đồng quản trị thì thông báo mời họp cũng phải gửi đến Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Tuy nhiên, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc không phải là thành viên Hội đồng quản trị vẫn có quyền dự các cuộc họp và có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.
Điều kiện tiến hành: Cuộc họp Hội đồng quản trị theo giấy triệu tập lần thứ nhất được tiến hành khi có từ ¾ tổng số thành viên trở lên dự họp. Thành viên không trực tiếp dự họp có quyền biểu quyết thông qua hình thức bỏ phiếu bằng văn bản. Nếu lần triệu tập thứ nhất không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Trong trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn ½ số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.
Thông qua quyết định: Quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp chấp thuận. Trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng sẽ thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
Ủy quyền: Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của Hội đồng quản trị và được phép ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên HĐQT chấp thuận.
Biên bản cuộc họp: Các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải ghi vào sổ biên bản được lập bằng tiếng Việt và có thể bằng tiếng nước ngoài. Biên bản họp và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Địa điểm: Hội đồng quản trị có thể họp tại trụ sở chính của công ty hoặc ở nơi khác không phải là trụ sở chính của công ty.
Nội dung thư mời họp hội đồng quản trị?
Thứ nhất: Xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải trong thư mời
Bước đầu tiên rất quan trong trong chuẩn bị thư mời chính là xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải. Theo đó, thư mời cần phải đưa ra được những thông tin cơ bản về sự kiên một cách ngắn gọn mà phải đầy đủ nội dung bao quát được sự kiện; thông tin phải giúp người nhận bước đầu nắm bắt được chủ đề mục đích của sự kiện.
Bên cạnh đó, nội dung thư phải đảm bảo tính phù hợp, trang trọng và có dấu ấn riêng tạo sức hút cho người nhận và nhưng vẫn phải ngắn gọn, súc tích.
Thứ hai: Xác định người nhận
Tùy vào từng sự kiện, đơn vị, cá nhân tổ chức sự kiện sẽ xác định được những khách mời phù hợp. Để dễ dàng nắm bắt và có thể kiểm tra lại được thông tin thì đơn vị tổ chức sự kiện cần liệt kê và xây dựng danh sách khách mời cụ thể.
Trên cơ sở sự kiện diễn ra nhằm mục đích gì, tiêu chí nào và định hướng của sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện phải xác định người nhận thư mời một cách chính xác và phù hợp với sự kiện. Cũng trên cơ sở mục đích sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có thể có những ý tưởng về hình thức thư mời phù hợp và chuẩn bị sự kiện một cách đầy đủ.
Thứ ba: Phác thảo thư mời
Căn cứ vào những thông tin và ý tưởng đã được vạch ra trong những giai đoạn trước của chuẩn bị sự kiện. Cá nhân, đơn vị tổ chức sự kiện cần phác thảo mẫu thư mời cho sự kiện. Để thuận tiện cho việc lựa chọn, đơn vị cần tiến hành xây dựng từ 02 đến 03 mẫu thư theo nhiều phong cách khác nhau, kiểu dáng khác nhau để đơn vị có thể cân nhắc, lựa chọn mẫu thiết kế đẹp và phù hợp nhất.
Thứ tư: Kiểm tra thư mời
Các sự kiện có khách mời thường là những sự kiện quan trọng, chính vì thế việc sai sót cần hạn chế tối đa. Chính vì thế, ngay ở khâu đầu tiên, công tác chuẩn bị thư mời phải rất tỉ mỉ từ thông tin người được mời, hình ảnh trong thư, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện cần phải hoàn toàn chính xác. Bởi nếu có những sai sót ví dụ như tên, chức vụ của người được mời sẽ khiến người đó cảm thấy khó chịu như không được tôn trọng.
Tải xuống mẫu thông báo mời họp
Tải xuống mẫu thư mời họp hội đồng quản trị
Có thể bạn quan tâm
- Hướng dẫn vay vốn Quỹ Hỗ trợ nông dân theo quy định 2022
- Tải các biểu mẫu Quỹ Hỗ trợ nông dân hiện nay
- Sổ theo dõi Quỹ Hỗ trợ nông dân là gì?
- Đất phi nông nghiệp có được xây nhà không?
- Đất nông nghiệp bao nhiêu mét vuông thì được tách sổ theo quy định 2022
Thông tin liên hệ Luật Sư X
Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Thư mời họp Hội đồng quản trị là gì?“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến quy định tạm ngừng kinh doanh; xin mã số thuế cá nhân; thành lập công ty…. của Luật Sư X, hãy liên hệ: 0833.102.102.
Hoặc qua các kênh sau:
FaceBook: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của Hội đồng quản trị. Thành viên được uỷ quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.
Chủ tịch là người triệu tập cuộc họp thường kỳ và bất thường của Hội đồng quản trị. Ngoài ra, Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong một số trường hợp.
Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp.
Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định Luật doanh nghiệp năm 2020 không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp
