Câu hỏi: Chào luật sư, tôi hiện nay đang làm việc cho một doanh nghiệp về ngành nghề may mặc, từ trước đến nay thì chúng tôi vẫn xuất hóa đơn mua bán hàng đều là hóa đơn giấy, vừa qua thì công ty tôi có thử nghiệm chuyển sang lập và xuất hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy như trước đây. Tuy nhiên do chúng tôi còn chưa nắm được hết các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử nên đã xuất hiện một số sai sót trong hóa đơn điện tử đó. Luật sư cho tôi hỏi là trường hợp nào thì được hủy hóa đơn điện tử và “Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành” như thế nào ạ?. Tôi xin cảm ơn.
Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi về cho chúng tối, chắc hẳn hiện nay cũng có rất nhiều người đang chưa nắm được các quy định về hóa đơn điện tử cũng như việc hủy hóa đơn điện tử ra sao. Say đây mời các bạn hãy cùng LSX tìm hiểu về những vấn đề này qua bài viết dưới đây của chúng tôi nhé.
Quy định về hóa đơn điện tử
Theo quy định của pháp luật có liên quan thì hóa đơn là chứng từ kế toán do các cá nhân, tổ chức, hộ kinh doanh hay các doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để tiến hành ghi nhận các thông tin về việc bán hàng hóa hay cung cấp các dịch vụ đó. Hiện nay ngoài hóa đơn giấy đặt in truyền thống thì đã xuất hiện thêm loại hình hóa đơn điện tử.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định về hóa đơn điện tử cụ thể như sau:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Nội dung của hóa đơn điện tử
Đối với quy định về nội dung của hóa đơn điện tử thì tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định như sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
– Tổng số tiền thanh toán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Hiện nay với sự phát triển của nền khoa học công nghệ số thì rất nhiều tính năng đã được số hóa và được thực hiện thông qua môi trường mạng, một trong số đó chính là hóa đơn điện tử. Là sản phẩm của quá trình công nghệ số thì hóa đơn điện tử đã đem lại nhiều lợi ích cho cá bên, tuy nhiên dù hóa đơn điện tử được phát hành thông qua các phần mềm hỗ trợ nhưng việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi.
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Cụ thể:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử viết sai, đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
– Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót, nhưng người bán chưa gửi cho người mua, lúc này người bán sẽ thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới.
– Đối với hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua thì không được thực hiện hủy hóa đơn mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Trường hợp 2: Khi thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn mẫu cũ sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, nếu doanh nghiệp vẫn còn tồn hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, doanh nghiệp phải tiến hành hủy hết các hóa đơn này.
Như vậy, nếu thuộc 02 trường hợp trên thì người bán phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Như đã phân tích ở trên thì trong một số trường hợp nhất định như có sai sót về các thông tin hay khi chuyển hóa đơn từ mẫu cũ sang mẫu mới thì các doanh nghiệp sẽ được phép hủy những hóa đơn điện tử mà mình đã phát hành ra trước đó. Tuy nhiên không phải ai cũng được thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử này mà khi muốn thực hiện thủ tục này thì các doanh sẽ phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định.
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị viết sai, nhưng bên bán chưa gửi cho bên mua thì phải thực hiện hủy hóa đơn. Cụ thể thủ tục hủy hóa đơn được quy định như sau:
Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới
Ở bước này, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
Sau khi đã thực hiện các bước trên, chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn
Để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.
Bước 5: Tra cứu
Để chắc chắn hóa đơn đã được hủy bỏ, doanh nghiệp kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế chưa, đồng thời truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.
Trường hợp 2: Hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn về việc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế thì trình tự, thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện như sau:
Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:
– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy
Trong đó, phải ghi chi tiết các thông tin: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Thông báo kết quả hủy hóa đơn được làm theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Thủ tục tiêu hủy hóa đơn gồm các bước sau:
Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn.(trừ Hộ, cá nhân kinh doanh)
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.
Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Bước 4: Làm thông báo kết quả hủy hóa đơn
– Số lượng: 2 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp
– Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn.
Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn được quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
– Thời hạn hủy hóa đơn:chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
+ Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
Lệ phí: Không mất lệ phí
Mời bạn xem thêm
- Tải xuống mẫu kê khai thuế thu nhập cá nhân năm 2023
- Cách xuất hóa đơn khách lẻ không lấy hóa đơn nhanh
- Xử lý hóa đơn đã xuất khi hủy hợp đồng?
Khuyến nghị
LSX tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.
Thông tin liên hệ
Vấn đề “Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành” đã được LSX giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty LSX chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề giải quyết tranh chấp đất đai đã có sổ đỏ một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
– Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
– Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định hủy, tiêu hủy hóa đơn như sau:
Điều 27. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn
1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;
đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;
e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.
Theo đó, có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy vào hành vi vi phạm quy định về hủy, tiêu hủy hóa đơn. Ngoài ra, chủ thể bị buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn để thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả.
