Hoá đơn là một trong những loại chứng từ xuất hiện thường xuyên trong cuộc sống của chúng ta. Hiện nay dù tiêu dùng hàng hoá dịch vụ nào bạn cũng có thể dễ dàng yêu cầu người bán xuất hoá đơn cho mình. Có thể xuất hoá đơn tiện lợi và dễ dàng như vậy vì hiện nay những phần mềm liên quan đến việc xuất nhập hoá đơn đã được phổ biến rộng rãi và được nhiều doanh nghiệp sử dụng để giảm thời gian chi phí khi nhập hoá đơn giấy cũng như kiểm soát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình. Vậy những hoá đơn điện tử này là gì? Và ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy như thế nào? Mời bạn tham khảo những thông tin sau qua bài viết “Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là gì? ” của chúng tôi để có thêm những thông tin cần thiết về vấn đề này.
Căn cứ pháp lý
Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử hiện đã trở thành loại hoá đơn được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất để tham gia kiểm tra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Những loại hoá đơn điện tử hiện nay được cung cấp bởi nhiều công ty hoá đơn khác nhau mà doanh nghiệp có thê dễ dàng tiếp cận được. Việc nhập xuất hoá đơn điện tử cũng được hướng dẫn và tinh giảm thủ tục đảm bảo ai cũng có thể dễ dàng nhập xuất hoá đơn điện tử. Vậy khái niệm hoá đơn điện tử theo luật định là gì?
Cũng cùng bản chất với hóa đơn giấy nhằm để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật, song so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử lại được thể hiện bằng dữ liệu điện tử, sử dụng hoàn toàn trên các phương tiện điện tử.
Cụ thể, theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã định nghĩa hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Hóa đơn điện tử cũng gồm các loại cơ bản như hóa đơn giấy song được thể hiện theo 2 hình thức: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Trước khi có hoá đơn điện tử thì việc giao dịch trao đổi những hàng hoá thường sử dụng hoá đơn giấy. Hoá đơn giấy là một loại chứng từ quan trọng mà hiện nay nhiều ngành hàng vẫn còn sử dụng. Nhiều bên khi không giao kết hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ thì hoá đơn giấy cũng được coi như là một loại hợp đồng để xác lập giao dịch giữa hai bên. Hiện nay hoá đơn giấy ít còn được sử dụng vì những ưu điểm của nó ít hơn nhiều so với hoá đơn điện tử. Hãy cùng chúng tôi so sánh hai loại hoá đơn này nhé.
Điểm giống của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, ta có thể nhận thấy rõ ràng sự giống của 2 loại hóa đơn này là chúng có cùng mục đích sử dụng và đối tượng sử dụng.
- Mục đích sử dụng của của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều để ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.
- Đối tượng sử dụng thì đều là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán – mua hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Điểm khác của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, hai phương thức này sẽ có những điểm khác nhau cơ bản về: Ký hiệu số Serial, liên hóa đơn, chữ ký, hình thức lưu trữ, cách thức tra cứu.
- Nếu hóa đơn giấy có ký hiệu trên hóa đơn là VC/15P thì bạn có thể dễ dàng nhận ra hóa đơn điện tử có ký hiệu trên hóa đơn điện tử hoàn toàn khác là VC/15E.
- Nếu hóa đơn giấy có thể có nhiều liên đi kèm thì hóa đơn điện tử lại không hề có khái niệm liên.
- Nếu hóa đơn giấy dùng chữ ký tay thì hóa đơn điện tử lại sử dụng hoàn toàn chữ ký số, được thiết lập chỉ với những thao tác đơn giản, có thể chứng thực, xác nhận thông tin người ký và chủ thể pháp luật của dữ liệu được ký số đó là ai một cách chính xác và dễ dàng, gần như không thể có trường hợp giả mạo chữ ký số.
- Nếu hóa đơn giấy thường được lưu kho và tiềm ẩn nguy cơ mất, cháy hỏng thì hóa đơn điện tử lại được lưu trữ hoàn toàn ở dạng dữ liệu số, trên hệ thống thông tin của doanh nghiệp quản lý. Theo đó, khi muốn tra cứu, nếu với hóa đơn giấy bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu thì phương thức tra cứu hóa đơn điện tử lại khác, chỉ với vài cú click chuột, tra cứu đúng từ khóa hóa đơn cần tìm trên hệ thống thông tin lưu trữ là bạn đã có thể tra ra một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là gì?
Hoá đơn giấy cũng có khá nhiều những ưu điểm như việc lưu giữ sẽ dễ dàng hơn. Phương thức nhập xuất cũng đơn giản và có phần nhanh gọn hơn khi sử dụng hoá đơn điện tử. Tuy vậy những ưu điểm của hoá đơn giấy vẫn chưa đủ sức để có thể áp đảo hoá đơn điện tử. Với quá nhiều ưu điểm hoá đơn điện tử đã trở thành loại hoá đơn được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay. Vậy ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là gì? Mời bạn tham khảo thông tin sau:
Như vậy, từ việc so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy ở những điểm giống và khác nhau cơ bản nhất, ta có thể dễ dàng nhận thấy phương thức hóa đơn điện tử sẽ mang tới nhiều lợi ích và tiện ích hơn cho doanh nghiệp như:
- Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển… cho các doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian khi lập, xuất, tra cứu… hóa đơn điện tử bất cứ thời điểm nào; đồng thời giảm thiểu các thủ tục hành chính đi kém như: tạo mẫu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi; phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và nhận được chấp nhận của cơ quan thuế ngay trong ngày…
- Tính bảo mật hóa đơn điện tử cao hơn,…
Đặc biệt, việc nhanh chóng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần giúp doanh nghiệp thực hiện đúng theo chủ trương chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính, với thời hạn cuối cùng là ngày 01/11/2020, theo đúng quy định của Thông tư số 68, được ban hành mới đây nhất bởi Bộ Tài Chính.
Mời bạn xem thêm
- Khi nào xe máy được chở 3 người theo quy định mới 2023?
- Đơn vị tính trên hóa đơn có được viết tắt không?
- Xuất hóa đơn theo hợp đồng được không?
Khuyến nghị
Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, LSX sẽ cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là gì?”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, LSX với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc hay nhu cầu dịch vụ của quý khách hàng về tư vấn pháp lý làm sổ đỏ tốn bao nhiêu tiền. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.
So với việc trước đây để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng, nhất là khách hàng ở xa, các doanh nghiệp thường phải sử dụng tới đội ngũ hỗ trợ, đội ngũ chuyển phát nhanh để vận chuyển tới người mua. Do đó chi phí vận chuyển, gửi hóa đơn sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản không nhỏ do sử dụng đơn vị vận chuyển thứ 3.
Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
Toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến nên khi cần sử dụng hóa đơn kê khai, phục vụ công tác kế toán, khách hàng doanh nghiệp có thể chủ động truy xuất online để kiểm tra thông tin hóa đơn kịp thời trên hệ thống mà không phải mất thời gian đợi chờ bên bán giao hóa đơn gây chậm trễ trong hoạt động kinh doanh. Từ đó giúp khách hàng tiết kiệm thời gian giao dịch trực tiếp với Ngân hàng.
