Hóa đơn là một loại giấy tờ dùng để ghi nhận giao dịch giữa bên mua và bên bán. Hiện nay có rất nhiều những loại hóa đơn khác nhau nhưng một trong những loại hóa đơn luôn nhận được nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp cũng như chịu sự quản lý nghiêm ngặt và chặt chẽ hơn của những cơ quan thuế là hóa đơn thuế giá trị gia tăng. Đây là hóa đơn được phát hành theo từng lần mua bán của các doanh nghiệp. Vậy loại hóa đơn này có thể xuất theo hợp đồng được không? Mời bạn đón đọc bài viết “Xuất hóa đơn theo hợp đồng được không?” dưới đây của chúng tôi để có thêm những thông tin chi tiết.
Căn cứ pháp lý
Xuất hóa đơn theo hợp đồng được không?
Hợp đồng là giao kết giữa hai bên có quan hệ hợp tác với nhau. Khi kí kết hợp đồng hai bên thường có một thời gian dài cùng nhau hợp tác, thông thường hợp đồng sẽ được chia thành nhiều loại là hợp đồng theo vụ việc hoặc hợp đồng theo thời gian. Đối với hợp đồng theo vụ việc bạn có thể chỉ cần xuất một hóa đơn và hóa đơn đó sẽ ghi nhận toàn bộ những chi phí của hai bên trong quá trình cộng tác nhưng đối với hợp đồng cộng tác theo thời gian thì hai bên có nhiều hơn những trao đổi và cũng có nhiều phát sinh cộng tác hơn trong quá trình làm việc.
Những hoạt động bên những lĩnh vực như kinh doanh dịch vụ luật đất đai, giải quyết vấn đề tố tụng đất đai, viết đơn khởi kiện tranh chấp đất đai, sau một vụ việc sẽ có thêm doanh thu để xuất hóa đơn đầu ra, muốn xuất hóa đơn theo hợp đồng cần những nguyên tắc cụ thể.
Để có thể nắm được cách viết hóa đơn theo hợp đồng đảm bảo tính đúng đắn, hợp pháp, trước tiên bạn nên hiểu bản chất hóa đơn hợp đồng là gì.
Thực tế, hóa đơn hợp đồng chính là một tên gọi khác của hóa đơn đỏ hay hóa đơn giá trị gia tăng. Hóa đơn hợp đồng được lập nên nhằm mục đích ghi nhận lại các thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng quy định pháp luật.
Tuy nhiên, không giống với những loại hóa đơn khác, hóa đơn hợp đồng (hay còn gọi là hóa đơn GTGT) chỉ áp dụng với các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài,…
Các loại hóa đơn theo hợp đồng đang được sử dụng là:
- Hóa đơn điện tử
- Hóa đơn giấy
Một số lưu ý trước khi viết hóa đơn theo hợp đồng
Khi viết hóa đơn theo hợp đồng bạn cũng nên có một số lưu ý tránh trường hợp hóa đơn bị sai sót và phải chỉnh sửa lại nhiều lần gây nhiều rắc rối. Hiện nay khi lập hóa đơn bạn nên lưu ý thời gian tạo lập hóa đơn. Việc tạo lập hóa đơn này sẽ có sự khác nhau giữa các loại hình mua bán trao đổi. Nếu bạn là một công ty cung ứng hàng hóa thì thời điểm lập hóa đơn sẽ là thời điểm phát sinh việc chuyển quyền sở hữu tài sản nhưng đối với những công ty dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn sẽ là thời điểm dịch vụ được hoàn thành.
Những lĩnh vực khác nhau, việc xác định thời điểm lập hóa đơn cũng khác nhau, cụ thể:
- Đối với lĩnh vực bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng được xác định là thời điểm phát sinh nghiệp vụ chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa từ người bán cho người mua (không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa).
- Đối với lĩnh vực cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp hợp đồng là khi hoàn thành nghiệp vụ cung ứng dịch vụ (không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa). Tuy nhiên, trong trường hợp thu tiền trong quá trình cung ứng dịch vụ hoặc thu tiền trước khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng là thời điểm thu tiền.
- Đối với lĩnh vực xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng hạng mục công trình cho khách hàng (không phân biệt thu tiền hay chưa)
Khi viết hóa đơn theo hợp đồng kinh tế bạn phải đảm bảo hóa đơn được viết đúng với quy định của Bộ Tài chính:
- Người lập hóa đơn là người bán, các trường hợp cần lập hóa đơn theo hợp đồng là khi phát sinh việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ bao gồm cả những hàng hóa, dịch vụ được dùng để quảng cáo, khuyến mãi, hàng mẫu, biếu tặng, cho, trao đổi, bồi dưỡng hiện vật cho người lao động, ngoại trừ trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng hoặc luân chuyển nội bộ để tham gia vào bộ máy sản xuất.
- Nội dung ghi trên hóa đơn theo hợp đồng kinh tế phải đầy đủ, chính xác với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. (Đối với hóa đơn giấy, tránh tẩy xóa hay sửa chữa, thống nhất một màu mực, không dùng màu đỏ, không viết đè lên phần in sẵn, gạch chéo phần không có nội dung trên hóa đơn)
- Hóa đơn theo hợp đồng phải được lập theo đúng thứ tự và xuyên suốt từ nhỏ đến lớn.
- Đảm bảo được những yêu cầu về bảo mật, tránh việc bị thay đổi, mất dữ liệu kế toán đổi với hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm ứng dụng in hóa đơn
- Trong trường hợp sử dụng hóa đơn giấy, dựa theo đúng quy định của từng loại hóa đơn, cần phải lập thành nhiều liên khác nhau và phải thống nhất liên hóa đơn cùng 1 số, mỗi liên chỉ được in 1 lần, từ lần thứ 2 là bản copy.
Cách viết hóa đơn theo hợp đồng theo đúng quy định hiện hành
Để bạn đọc có cái nhìn rõ hơn cũng như biết cách tạo lập một hóa đơn theo hợp đồng đúng cách thì chúng tôi xin gửi đến các bạn một số lưu ý cơ bản để bạn có thể tạo lập được một hóa đơn chuẩn xác. Đầu tiên những thông tin chính chủ của hai bên như mã số thuế, tên đơn vị kinh doanh, địa chỉ kinh doanh là những thông tin mà bạn bắt buộc phải ghi nhận đúng nếu muốn xuất hóa đơn thành công chỉ một trong những thông tin trên bị sai sót thì việc xuất hóa đơn cũng không thể được phê duyệt và ghi nhận.
Trong một bản hóa đơn theo hợp đồng cần đảm bảo đầy đủ các nội dung như những hóa đơn khác, bao gồm:
- Thời điểm lập hóa đơn
- Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ kinh doanh (của cả người bán và người mua)
- Số thứ tự hàng hóa
- Tên hàng hóa, dịch vụ đã sử dụng (đối với hàng hóa, dịch vụ có mã hàng hóa thì phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ)
- Đơn giá, số lượng, thành tiền
- Ký tên
+ Với hình thức hóa đơn điện tử, trên hóa đơn cần có ký số của bên bán, không nhất thiết phải có ký số của bên mua. Nếu bên mua đáp ứng được những yêu cầu kỹ thuật để ký số, ký điện tử và có thỏa thuận với bên bán thì bên mua phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử. Ngoài ra cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn cũng là vấn đề bạn cần chú ý.
+ Với hóa đơn giấy, nếu mua trực tiếp cần có chữ ký của cả 2 bên, mua qua điện thoại, fax thì người mua không cần phải ký tên trên hàng hóa, người lập chỉ cần ghi đúng một trong những phương thức đó trong hóa đơn hợp đồng.
Mời bạn xem thêm
- Có được viết tắt tên hàng hóa trên hóa đơn hay không?
- Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ đánh giá công nghệ
- Lỗi không xuất được hóa đơn điện tử như thế nào?
Thông tin liên hệ
Vấn đề “Xuất hóa đơn theo hợp đồng được không” đã được LSX giải đáp thắc mắc ở bên trên. Với hệ thống công ty LSX chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề về dịch vụ soạn thảo viết đơn khởi kiện tranh chấp đất đai một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại. Chi tiết vui lòng liên hệ tới hotline: 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Bên cạnh quy định về nội dung trên hóa đơn theo hợp đồng, doanh nghiệp cũng cần chú ý tới một vài nguyên tắc sau để quá trình xuất hóa đơn được suôn sẻ, thuận lợi:
Người viết hóa đơn phải là người bán.
Người bán phải lập hóa đơn theo hợp đồng theo đúng số thứ tự từ bé tới lớn.
Nếu danh mục hàng hóa trên hóa đơn quá dài, người bán có thể xuất hóa đơn theo các hình thức dưới đây:
Hóa đơn giấy: người bán xuất nhiều hóa đơn nối tiếp hoặc xuất hóa đơn kèm bảng kê.
Hóa đơn điện tử: người bán chỉ cần xuất duy nhất một hóa đơn gồm nhiều trang.
Trong ngành xây dựng, người lập hóa đơn được phép ghi thông tin về hàng hóa theo công trình được bàn giao.
Để có thể viết chuẩn xác hóa đơn GTGT thì người viết cũng cần tuân thủ đúng nguyên tắc khi lập hóa đơn như sau:
– Người lập hóa đơn phải là người bán.
– Nội dung hóa đơn GTGT theo hợp đồng cần phải đáp ứng đầy đủ tiêu thức theo quy định pháp luật. Đồng thời, hóa đơn GTGT phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với hóa đơn hợp đồng bản giấy phải đảm bảo không tẩy xóa, sửa chữa, đồng nhất 01 loại mực không phai, tuyệt đối không dùng mực đỏ.
– Hóa đơn hợp đồng phải được lập theo đúng số thứ tự, xuyên suốt từ nhỏ đến lớn.
Việc ký tên tại hóa đơn theo hợp đồng là bắt buộc. Do đó, cả hai bên bán và mua sẽ phải hoàn tất các tiêu thức sau:
– Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.
– Người bán hàng: Người lập hóa đơn đỏ sẽ là người trực tiếp ký.
– Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.
