Chào Luật sư, Luật sư có thể cho tôi biết thêm thông tin về việc cách đóng dấu sửa sai làm như thế nào? Tôi xin chân thành cảm ơn luật sư rất nhiều vì đã trả lời câu hỏi của tôi.
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Một trong những lỗi mắc đầu tiên của những người làm việc tại phòng hành chính tổng hợp hay văn thư là không biết cách đóng dấu các văn bản hành chính như thế nào; khi đóng dấu sai lại không biết cách khắc phục; khiến cho công việc giải quyết trở nên lâu hơn dự kiến. Vậy cách đóng dấu sửa sai làm như thế nào? là đúng nhất.
Để có thể cung cấp cho bạn thông tin về việc cách đóng dấu sửa sai làm như thế nào? LSX mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi.
Căn cứ pháp lý
Quy định về các loại văn bản tại Việt Nam
Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về các loại văn bản tại Việt Nam như sau:
– Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
– Văn bản chuyên ngành là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
– Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
– Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
– Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
– Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
Quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính tại Việt Nam
– Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
– Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
– Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30 – 35 mm, cách mép phải 15-20 mm.
– Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
– Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
– Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.
– Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính tại Việt Nam
– Vị trí trình bày các thành phần thể thức
| Ô số | : | Thành phần thể thức văn bản |
| 1 | : | Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
| 2 | : | Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
| 3 | : | Số, ký hiệu của văn bản |
| 4 | : | Địa danh và thời gian ban hành văn bản |
| 5a | : | Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
| 5b | : | Trích yếu nội dung công văn |
| 6 | : | Nội dung văn bản |
| 7a, 7b, 7c | : | Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
| 8 | : | Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức |
| 9a, 9b | : | Nơi nhận |
| 10a | : | Dấu chỉ độ mật |
| 10b | : | Dấu chỉ mức độ khẩn |
| 11 | : | Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
| 12 | : | Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
| 13 | : | Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. |
| 14 | : | Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử |
– Sơ đồ
Cách đóng dấu sửa sai làm như thế nào?
Theo quy định tại Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như sau:
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
– Văn thư cơ quan có trách nhiệm
- Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
- Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
- Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
- Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
– Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như sau:
– Sử dụng con dấu
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Như vậy thông qua quy định này ta đã biết cách đóng dấu sửa sai làm như thế nào. Cách đóng dấu sửa sai làm như thế nào như sau: Khi bạn đóng dấu sai thì cách duy nhất có thể khắc phục được lỗi chính là bạn phải tiến hành đóng dấu lại các vă bản đã bị đánh dấu sai; và điều đặc biệt là khi đánh dấu lại bạn phải biết được cách đóng dấu đúng; chuẩn; chính xác đê tránh trình trạng đánh dấu lại quá nhiều lần.
Đối với cách đóng dấu chữ ký:
- Chỉ được đóng dấu sau khi có chữ kỹ; không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Nguyên tắc chung khi đóng dấu là dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Đối với cách đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy: Theo quy định thì việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định; nên muốn đóng dấu đúng bạn cần đọc kỹ các quy định về đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy để có thể đóng dấu đúng.
Lưu ý: Đối với dấu giáp lai mặc dù do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định nhưng theo quy định thì dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Mời bạn xem thêm
- Dùng hộ chiếu để đăng ký doanh nghiệp có được hay không?
- Quy định về tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp hiện nay
- Tạm ngừng, đình chỉ hoạt động, chấm dứt kinh doanh của doanh nghiệp theo quy định hiện nay
- Chế độ ưu tiên trong hải quan đối với doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện nay
Thông tin liên hệ LSX
Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Cách đóng dấu sửa sai làm như thế nào?“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến quy định soạn thảo mẫu đơn xin tạm ngừng kinh doanh; thủ tục giải thể công ty cổ phần; cách tra số mã số thuế cá nhân; hợp pháp hóa lãnh sự Hà Nội; thủ tục giải thể công ty mới thành lập; hoặc muốn sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh, thủ tục xin hợp pháp hóa lãnh sự của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.
Liên hệ hotline: 0833.102.102.
Facebook: www.facebook.com/luatsux
Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
Youtube: https://www.youtube.com/Luatsu
Câu hỏi thường gặp
Dấu treo được sử dụng trong khá nhiều trường hợp. Tuy nhiên, căn cứ theo mục đích cụ thể thì loại dấu này thường được dùng cho các mục đích sau đây:
– Để đánh dấu trên các văn bản nội bộ nhằm thông báo đến những người có liên quan thuộc tổ chức, doanh nghiệp.
– Để đóng lên phía góc trái của liên đỏ nhằm xác định thẩm quyền cũng như các thông tin thể hiện trên đó. Đồng thời, hạn chế tình trạng giả mạo của văn bản và các loại giấy tờ khác.
– Khi không có sự ủy quyền, thể hiện mục đích đóng dấu lên chữ ký đã ký tại văn bản đó.
– Khi ban hành các văn bản hoặc phụ lục theo đúng quy định của Pháp luật.
Có thể thấy, dấu treo được đóng lên văn bản như một tiêu thức của văn bản chính. Do đó, cần phải thực hiện đóng dấu treo khi ban hành văn bản liên quan đến hoạt động trong các doanh nghiệp, tổ chức,….
Về mặt pháp lý, xét theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Điều 18, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, dấu treo thực tế chỉ mang tính chất hình thức, nhằm xác minh văn bản được đóng dấu như một bộ phận của văn bản chính chứ không có giá trị pháp lý.
Căn cứ tại Điểm 1.1 và 1.2 Khoản 1 Điều 4 Thông tư 153/2012/TT-BTC ngày 17/9/2012 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc Ngân sách nhà nước quy định việc cấp biên lai thu lệ phí như sau:
Điểm 1.1. Lập Biên lai thu tiền phí, lệ phí: “Nếu sử dụng loại Biên lai được đóng thành quyển thì phải đóng dấu của cơ quan thu phí, lệ phí vào góc trên, bên trái liên 2 của Biên lai (liên giao cho người nộp tiền). Trường hợp Biên lai thu tiền phí, lệ phí được in từ giấy carbonless hoặc tự in từ máy tính thì không cần đóng dấu vào góc trên, bên trái (dấu treo) nhưng phải có dấu ướt của đơn vị thu phí, lệ phí khi thu tiền phí, lệ phí. Các thông tin trên Biên lai phải ghi đầy đủ, đúng quy định;
Biên lai thu tiền phí, lệ phí phải sử dụng theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn; Trường hợp ghi sai, hỏng thì người thu tiền không được xé khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng”;
Điểm 1.2. “Biên lai thu tiền phí, lệ phí được lập theo đúng quy định tại điểm 1.1 Khoản này là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính.
Trường hợp không đáp ứng các quy định tại Điểm 1.1 Khoản này thì không có giá trị thanh toán và không được hạch toán, quyết toán tài chính.
Trường hợp người nộp tiền làm mất, hỏng biên lai thì được sử dụng bản chụp liên lưu lại tại Cơ quan thu phí, lệ phí, trên đó có xác nhận của Cơ quan thu phí, lệ phí kèm theo biên bản về việc mất, hỏng biên lai để làm chứng từ thanh toán, quyết toán tài chính.”
Tại khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau: “Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”
Như vậy, các chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ chứ hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Ngoại trừ trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật.
Hiện nay, chưa một văn bản pháp luật nào về hóa đơn điện tử có quy định bắt buộc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đóng dấu. Bên cạnh đó, các hóa đơn chuyển đổi hoàn toàn không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để lưu giữ, ghi sổ hay theo dõi. Vì vậy, các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần thiết phải có dấu dấu của doanh nghiệp.
