Khi điều hành một doanh nghiệp, mối quan tâm chính của các doanh nhân là thu nhập và lợi nhuận. Thu nhập là số tiền nhận được sau khi mua và bán hàng hóa hoặc dịch vụ kinh doanh, lợi nhuận là số tiền mà các chi phí ban đầu bao gồm trong quá trình sản xuất và đầu tư đã được khấu trừ. Nợ từ lâu đã là mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp vì nó phản ánh năng lực và tiềm lực tài chính của một công ty. Tuy nhiên, vấn đề này rất phức tạp và cần phải có một biện pháp quản lý chặt chẽ. Đây được hiểu là đối chiếu công nợ. Vậy đối chiếu công nợ là gì theo quy định, cùng Luật sư X tìm hiểu ở bài viết này nhé!
Đối chiếu công nợ là gì theo quy định?
Đối chiếu công nợ là việc so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với các số liệu trên hợp đồng và thực tiễn khi thực hiện các giao dịch, đồng thời, khi thực hiện việc đối chiếu, doanh nghiệp cần phải thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan để làm bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế.
Để hiểu rõ hơn về đối chiếu công nợ là gì? chúng tôi đưa ra định nghĩa về công nợ cho quý khách hàng, cụ thể như sau: Công nợ doanh nghiệp là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, cung ứng dịch vụ… Người đảm nhận việc theo dõi công nợ trong công ty gọi là kế toán công nợ.
Các loại công nợ theo quy định hiện nay?
Có hai loại công nợ chính là công nợ phải thu và công nợ phải trả
Công nợ phải thu: Đây là các khoản tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền ngay. Khi theo dõi công nợ phải thu, kế toán công nợ cần lưu ý:
- Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và từng lần phát sinh.
- Theo dõi thanh toán để gửi công văn, giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng
- Tập hợp và lưu trữ các giấy tờ, chứng từ liên quan đến công nợ. Biên bản đối chiếu cuối thàng cần có chữ ký của cả 2 bên để tránh rắc rối về sau.
- Đối với các khoản công nợ quá hạn hoặc khó đòi, kế toán công nợ cần báo lên cấp trên. Sau đó, có phương án xử lý kịp thời, tránh thất thoát tiền của doanh nghiệp.
Công nợ phải trả: bao gồm tất cả các khoản mà doanh nghiệp phải trả cho bên cung cấp vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ …mà trước đó doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Khi theo dõi công nợ phải thu, kế toán công nợ cần lưu ý:
- Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nhóm đối tượng
- Theo dõi sát sao và thanh toán đúng hạn cho các nhóm đối tượng. Đảm bảo uy tín của doanh nghiệp và đúng luật đối với các khoản phải nộp cho nhà nước.
- Với các khoản nợ chưa có hóa đơn, kế toán công nợ vẫn phải theo dõi ngoài. Khi có hóa đơn mới cập nhật vào sổ sách.
Ngoài hai khoản cơ bản nêu trên, kế toán công nợ còn phải ghi chép các khoản phải đòi khác như thu nội bộ, tạm ứng, bồi thường… và các khoản nợ khác như nợ nội bộ, lương, phúc lợi. người lao động hưởng lương từ ngân sách nhà nước.
Nguyên tắc đối chiếu công nợ
- Đáp ứng điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật;
- Nội dung đối chiếu công nợ không trái quy định pháp luật, không trái các giá trị đạo đức xã hội;
- Nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên hoàn toàn trên tinh thần tự nguyện và công bằng, tôn trọng lẫn nhau.
- Việc đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản, gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hoặc các hình thức khác tương đương, xác lập làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên.
Biên bản này rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp đồng thời liên quan đến các hoạt động kê khai thuế với cơ quan nhà nước.
Quy trình thực hiện đối chiếu nợ công
Đối với công nợ phải thu
Bước 1: In các chứng từ gồm Biên bản đối chiếu công nợ, Thông báo công nợ/sổ chi tiết công nợ phải thu để gửi cho khách hàng phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận công nợ phải thu.
Bước 2: Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.
Bước 3: Lưu lại Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
Đối với công nợ phải trả
Bước 1: In các chứng từ bao gồm Biên bản đối chiếu công nợ, Sổ chi tiết công nợ phải trả để gửi cho Nhà cung cấp phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận công nợ phải trả.
Bước 2: Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.
Bước 3: Lưu lại Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của Nhà cung cấp để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.
Biên bản đối chiếu công nợ
Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản được tạo ra để làm căn cứ kiểm tra tình trạng thanh toán của bên mua. Vì vậy, biên bản đối chiếu công nợ sẽ giúp công ty nắm bắt tình hình các khoản nợ trong kỳ hạn, đồng thời phân loại các nhóm nợ. Từ đó, đưa ra biện pháp xử lý công nợ theo quy định pháp luật.
Những lỗi sai thường gặp trong biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Các sai sót trong việc ghi nhận các khoản nợ thường xuất hiện trong các yêu cầu bồi thường khi không dự kiến đầy đủ việc cơ cấu lại nợ vào cuối năm:
- Tỷ lệ khách hàng phản hồi thư xác nhận công nợ thấp, khiến việc quản lý công nợ gặp nhiều sai sót.
- Giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán có sự chênh lệch về công nợ doanh nghiệp phải thu của khách hàng nhưng chưa xác định được nguyên nhân.
- Phần lớn các doanh nghiệp xây dựng không có đối chiếu công nợ hoặc đối chiếu nhưng có sự chênh lệch, thậm chí nhiều khoản công nợ không có đối tượng cụ thể, rõ ràng như ở các mô hình doanh nghiệp khác.
Để tránh sai sót trong quá trình báo cáo cơ cấu lại nợ, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan. Hay nói một cách đơn giản, các công ty có thể nhờ đến sự trợ giúp của các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả và tránh những rủi ro không mong muốn.
Mời bạn xem thêm:
- Biên bản xác nhận công nợ và bàn giao công nợ mới nhất.
- Mẫu đề nghị thanh toán công nợ mới nhất
- Thủ tục nhập học trường mầm non công lập trái tuyến năm 2023
Thông tin liên hệ:
Vấn đề “Đối chiếu công nợ là gì theo quy định?” đã được chúng tôi cung cấp qua thông tin bài viết trên. Luật sư X luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý liên quan như là Dịch vụ luật sư Bắc Giang, vui lòng liên hệ đến hotline 0833.102.102 Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.
Câu hỏi thường gặp:
Để không gặp bất cứ sai sót nào khi đối chiếu công nợ phải thu thì kế toán viên cần in các chứng từ liên quan để gửi cho khách hàng, đối tác xác nhận. Một số giấy tờ cần thiết là:
Biên bản đối chiếu công nợ: Khách hàng sẽ đối chiếu và xác thực số tiền nợ của họ với doanh nghiệp.
Sổ chi tiết công nợ/Giấy thông báo: Khách hàng sẽ đối chiếu và phản hồi nếu có chênh lệch.
Khi có sai số xảy ra trong khi thống kê công nợ phải thu thì cần điều chỉnh lại cho chính xác.
Việc cuối cùng cần làm là lưu lại biên bản đối chiếu công nợ phải thu có sự xác nhận của khách hàng để có thể hợp lệ khi quyết toán báo cáo tài chính doanh nghiệp.
Để không gặp bất cứ sai sót nào khi đối chiếu công nợ phải trả thì kế toán viên cần in các chứng từ liên quan để gửi cho nhà cung cấp để xác nhận. Một số giấy tờ cần thiết là:
Biên bản đối chiếu công nợ: Nhà cung cấp sẽ đối chiếu và xác thực số tiền doanh nghiệp phải trả cho họ.
Sổ chi tiết công nợ/Giấy thông báo: Nhà cung cấp sẽ đối chiếu và phản hồi nếu có chênh lệch.
Khi có sai số xảy ra trong khi thống kê công nợ phải trả thì cần điều chỉnh lại cho chính xác.
Và các kế toán viên cần lưu lại biên bản đối chiếu công nợ phải trả có xác nhận từ các nhà cung cấp để hợp lệ khi quyết toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
