Cách xuất hóa đơn khách lẻ không lấy hóa đơn nhanh

Việc xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ, nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn, là một thách thức phổ biến mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt. Thường thì, khách hàng lẻ ít khi yêu cầu hoặc cần sử dụng hóa đơn điện tử này vì họ thường mua hàng hóa hoặc dịch vụ một cách cá nhân hoặc không phải là khách hàng thường xuyên. Tuy vậy, để đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và tuân thủ các quy định pháp luật, việc xuất hóa đơn điện tử vẫn là một bước quan trọng. Tham khảo ngay bào viết Cách xuất hóa đơn khách lẻ không lấy hóa đơn dưới đây.

Căn cứ pháp lý

Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Quy định về hóa đơn điện tử như thế nào?

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thường đòi hỏi việc sử dụng hóa đơn như một phần quan trọng để lưu trữ và lưu thông tin về các giao dịch. Hóa đơn chứa thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua hoặc cung cấp, giá trị giao dịch, thông tin liên quan đến các bên tham gia, và các yêu cầu pháp lý liên quan đến thuế và kế toán.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có thể được hiểu là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, và chúng được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Các loại hóa đơn điện tử này bao gồm cả trường hợp hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Để cụ thể hơn:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch, đây là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn. Mục đích của việc này là để đảm bảo tính hợp pháp và xác thực của hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không chứa mã cơ quan thuế. Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử không được cơ quan thuế cấp mã, và người mua và người bán sẽ tiến hành các giao dịch mà không cần sự tham gia của cơ quan thuế.

Điều này giúp hiểu rõ hơn về cách hóa đơn điện tử được định nghĩa và phân loại dưới quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và cung cấp hướng dẫn về việc thực hiện và sử dụng chúng trong các hoạt động kinh doanh và giao dịch.

Khách lẻ không lấy hóa đơn thì có xuất hóa đơn điện tử không?

Sự hiểu biết sâu rộng về hóa đơn và việc thực hiện quy trình liên quan đến chúng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Hóa đơn không chỉ đơn thuần là một tài liệu ghi nhận giao dịch mua bán, mà còn là một công cụ quản lý, xác minh, và báo cáo quan trọng.

Khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp sau:

– Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Bên cạnh đó, tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Như vậy: Căn cứ các quy định nêu trên thì khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Do đó, trường hợp doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách lẻ thì vẫn phải xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng theo quy định nêu trên.

Cách xuất hóa đơn khách lẻ không lấy hóa đơn

Việc duy trì tính chính xác của hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh những sai sót và tranh chấp trong tương lai. Điều này có ý nghĩa quan trọng đặc biệt khi phải đối mặt với kiểm toán, thanh tra thuế hoặc các yêu cầu báo cáo cho cơ quan chính phủ. Hóa đơn chính xác cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về thuế và kế toán, từ đó tránh được các rủi ro pháp lý và trừng phạt tài chính.

Hóa đơn cũng như các loại giấy tờ khác được dùng cho những thủ tục hành chính, đất đai khác nhau như văn bản thừa kế đất đai, giấy tờ làm hộ tịch khi thực hiện đều cần khai báo với cơ quan thuế, lúc này cần có hóa đơn để khai báo.

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung cho Điều 16, Thông tư 32/2014/TT-BTC hiện đang áp dụng:

– Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, nếu khách hàng không có nhu cầu lấy hoá đơn hoặc khách hàng không cung cấp thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Thì người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn “ hoặc ghi “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”

+ Đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung 1 hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.

Tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư 68/2019/TT-BTC triển khai hoàn toàn 100% hóa đơn điện tử từ 01/11/2020 có quy định bổ sung:

“2. Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

a) Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (theo Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư này) cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:

– Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không.

– Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân mà trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ người mua theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.

– Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu đến người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán hàng cho người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng/quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng, quý) theo Phụ lục số 2 ban hành kèm theo Thông tư này để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì người bán lập nhiều bảng tổng hợp dữ liệu, trên mỗi bảng thể hiện số thứ tự của bảng tổng hợp trong kỳ tổng hợp dữ liệu.

Sau thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện đến cơ quan thuế, người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung trong trường hợp gửi thiếu dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

b) Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại điểm a khoản này.

Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.”

Như vậy, đối với khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn thì bên mua vẫn phải xuất hóa đơn đầy đủ cho từng lần bán, đồng thời từ thời điểm triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC thì bên bán còn cần báo cáo dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.

Khuyến nghị

Đội ngũ luật sư, luật gia cùng chuyên viên, chuyên gia tư vấn pháp lý với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, chúng tôi có cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử LSX với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn” chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sự UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.

Thông tin liên hệ:

LSX sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Cách xuất hóa đơn khách lẻ không lấy hóa đơn” hoặc cung cấp các dịch vụ khác liên quan như là soạn thảo văn bản thừa kế đất đai. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833102102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín

Câu hỏi thường gặp