Trong quá trình thực hiện hợp đồng liên quan đến vấn đề thanh toán các khoản tiền, không phải lúc nào bên thanh toán cũng thanh toán đúng hạn, đúng số tiền như trong thỏa thuận ban đầu giữa các bên. Vậy trường hợp khi phát sinh những vấn đề khác so với hợp đồng liên quan tới thanh toán tiền thì các bên có thể lựa chọn các văn bản phù hợp để gửi cho bên kia để trình bày về việc yêu cầu thanh toán. Chúng tôi, chuyên trang Luật Sư X xin gửi đến các bạn một số mẫu đề nghị thanh toán công nợ mới nhất theo quy định của pháp luật:
Cơ sở pháp lý
- Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành;
- Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành;
Nội dung tư vấn
1. Giấy đề nghị thanh toán công nợ là gì?
Trong quá trình làm việc, các hoạt động thực hiện vì mục đích chung của tập thể, phát sinh từ chi phí của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp diễn ra liên tục. Đơn cử như việc đi công tác, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm… Lúc này, giấy đề nghị thanh toán là công cụ hữu hiệu để người lao động có thể thanh toán các khoản này. Cụ thể, giấy đề nghị thanh toán sẽ được dùng trong trường hợp:
- Người lao động đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng;
- Tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có);
- Làm thủ tục thanh toán, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.
Viết mẫu giấy đề nghị thanh toán có tính chất là nhắc nhở bên phải thanh toán lịch thanh toán tới hẹn và đây là văn bản pháp lý rất quan trọng làm căn cứ chứng minh một bên đang vi phạm điều khoản trong hợp đồng.
2. Trách nhiệm viết giấy đề nghị thanh toán công nợ
Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc người chi tiêu lập giấy đề nghị thanh toán.
Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc/Tổng Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) duyệt chi.
Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
3. Trình tự thủ tục viết giấy đề nghị thanh toán công nợ
Giấy đề nghị thanh toán không nằm trong dạng chứng từ được xét duyệt chi phí hợp lí hợp lệ đối với bên thuế. Nhưng đó là 1 trong những thủ tục để thanh toán mà chế độ kế toán hướng dẫn để áp dụng. Đây là 1 quy trình gần như bắt buộc trong công tác thanh toán, quy trình này cơ bản như các bước sau:
- Bước 1: Người có nhu cầu làm giấy đề nghị thanh toán
- Bước 2: Trưởng bộ phận xét duyệt
- Bước 3: Thủ trưởng xét duyệt
- Bước 4: Kế toán lập phiếu chi
- Bước 5: Kế toán trưởng xét duyệt
- Bước 6: Thủ trưởng xét duyệt
- Bước 7: Thủ quỹ chi tiền
Lưu ý: Phải có đề nghị thanh toán tạm ứng và đề nghị duyệt chi. Sau khi được kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị duyệt thì mới được thanh toán.
4. Mẫu Giấy đề nghị thanh toán công nợ mới nhất năm 2019
Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài chính Ban hành thì Mẫu Giấy Đề nghị thanh toán công nợ có nội chính sau:
Mẫu số 1:
Mẫu số 2:
5. Hướng dẫn cách viết Giấy đề nghị thanh toán công nợ
Bạn đang băn khoăn không biết cách viết giấy đề nghị thanh toán công nợ như thế nào, vậy hãy cùng tham khảo hướng dẫn cách viết giấy đề nghị thanh toán mà Luật Sư X đã cập nhật và chia sẻ ở dưới đây:
Các bước để viết Giấy đề nghị thanh toán công nợ như sau:
- Bước 1: Giấy đề nghị thanh toán do người đề nghị thanh toán viết phải ghi rõ gửi Giám đốc/Tổng Giám đốc doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền xét duyệt chi.
- Bước 2; Người đề nghị thanh toán ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) nơi mình làm việc.
Ví dụ:
Họ và tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Văn A
Bộ phận: Phòng Hành chính tổng hợp
- Bước 3: Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung đề nghị thanh toán về lý do thanh toán, nguồn gốc, mục đích của khoản chi.
Ví dụ: Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm tháng 3/2019.
- Bước 4: Số tiền: Ghi rõ, đúng, chính xác tổng số tiền của khoản chi. Số tiền thanh toán viết bằng số phải khớp với số tiền thanh toán viết bằng chữ.
Ví dụ:
Số tiền: 15.000.000 đồng
Bằng chữ: Mười lăm triệu đồng chẵn
- Bước 5: Phương thức thanh toán: Chuyển khoản hoặc tiền mặt. Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, phải ghi thêm các nội dung:
- Người thụ hưởng
- Số tài khoản
- Tại Ngân hàng
- Bước 6: Nguồn kinh phí: Tùy theo quy chế quản lý của từng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, các khoản chi đề nghị thanh toán có thể thuộc các nguồn khác nhau như chi phí quản lý công ty, chi phí quản lý dự án, chi phí thực hiện công trình,…
- Bước 7: Ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm:
- Hóa đơn, chứng từ;
- Tờ trình về việc xin mua, xin chi;
- Kế hoạch công tác (có nội dung chi);
…….
Hy vọng bài viết trên hữu ích với bạn! Trân trọng.
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ soạn thảo hợp đồng tại Việt Nam.
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.
