Ngày nay, các thủ tục hành chính ngày đang được tối giản và hiện đại, nhằm đáp ứng cung cấp các thủ tục nhanh gọn nhất cho người dân. Có những thủ tục được cải tiến và có những thủ tục thì chưa. Vậy quy định về trích lục giấy khai sinh được thực hiện như thế nào? Quy trình ra sao? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu về vấn đề này nhé.
Căn cứ pháp lý
Trích lục giấy khai sinh là gì?
Trích lục khai sinh được hiểu một cách đơn giản chính là thủ tục yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lại thông tin đăng ký khai sinh trước đây. Kết quả của việc trích lục sẽ là giấy tờ hộ tịch (bản sao trích lục giấy khai sinh hoặc bản sao giấy khai sinh tùy vào từng địa phương), cơ quan nhà nước sẽ ghi vào sổ hộ tịch và lưu giữ hồ sơ gốc.
Việc trích lục khai sinh được thực hiện khá phổ biến bởi lẽ rất nhiều trường hợp công dân bị thất lạc bản gốc giấy khai sinh và không có giấy tờ nào để thay thế, đặc biệt là thời chiến tranh vào những năm trước 1975.
Có thể nói, việc cơ quan nhà nước lưu giữ hồ sơ gốc và sổ hộ tịch ít nhiều giúp người dân lấy lại được thông tin giấy tờ đã làm mất, thất lạc, hư hỏng. Quá trình thực hiện hồ sơ trích lục khai sinh là lúc cơ quan hành chính nhà nước tiến hành tra soát, đối chiếu thông tin dữ liệu đã được lưu giữ ở hồ sơ gốc, sổ hộ tịch. Sau đó, bằng nghiệp vụ tiến hành xác nhận những thông tin bằng văn bản cụ thể kèm theo chữ ký, đóng dấu của Chủ tịch UBND cấp xã/phường hoặc cấp quận/huyện để cấp cho công dân bản trích lục khai sinh.
Giá trị pháp lý của trích lục giấy khai sinh?
Bản sao trích lục khai sinh có giá trị pháp lý và được sử dụng như bản chính giấy khai sinh. Điều này được quy định rất rõ tại:
Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP: “1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Như vậy, chỉ bản sao trích lục được cấp từ sổ gốc đã được cơ quan nhà nước lưu trữ mới có giá trị sử dụng như bản chính, thay thế cho bản chính trong mọi giao dịch chứ không thể chứng thực từ bản trích lục giấy khai sinh.
Trong quá trình xin trích lục, bạn hoàn toàn có thể xin nhiều bản để sử dụng dần, chứ không nhất thiết phải đăng ký cấp lại giấy khai sinh.
Quy định về trích lục giấy khai sinh
Hồ sơ xin trích lục khai sinh
Hồ sơ xin trích lục giấy khai sinh khá đơn giản mà bất cứ cá nhân nào cũng có thể làm được, cơ bản cần chuẩn bị những giấy tờ sau đây:
- Nếu là cá nhân yêu cầu thì cần cung cấp Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu);
- Nếu là cơ quan, tổ chức yêu cầu thì cần cung cấp Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
- CMND hoặc CCCD của người cần trích lục (sao y công chứng);
- Sổ hộ khẩu (sao y công chứng);
- Ngoài ra, nếu không phải chính chủ đi mà nhờ người khác đi thay thì phải có văn bản ủy quyền, trong đó:
- Trường hợp là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền;
- Trường hợp còn lại thì văn bản ủy quyền phải được sao chứng thực theo quy định của pháp luật.
Trích lục khai sinh ở đâu?
Theo quy định của Luật Hộ tịch hiện hành thì cơ quan có thẩm quyền cấp bản trích lục khai sinh bao gồm:
- Trích lục hộ tịch tại UBND cấp xã/ phường nơi đăng ký khai sinh;
- Trích lục hộ tịch tại UBND cấp quận/ huyện nơi đăng ký khai sinh;
- Trích lục tại Cơ quan lãnh sự (Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán) nơi đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài;
- Trích lục tại Sở tư pháp trong những trường hợp còn lại.
Các bước nộp hồ sơ xin trích lục khai sinh
Để thực hiện việc trích lục khai sinh theo đúng quy định, công dân có thể tiến hành theo 03 bước mà chuyên viên xử lý như sau:
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ như đã nêu ở trên, người yêu cầu cấp trích lục khai sinh đến nộp tại Cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh trước đây.
Bước 2: Khi công dân nộp hồ sơ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ trích lục có trách nhiệm kiểm tra, xem xét, đối chiếu giấy tờ hợp lệ về hình thức ban đầu trước khi tiếp nhận và chuyển đến bộ phận xử lý thông tin.
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người yêu cầu sẽ được nhận phiếu hẹn có nêu rõ ngày giờ trả kết quả.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cần được hoàn thiện thì người yêu cầu sẽ được hướng dẫn để bổ sung hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật.
Hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.
Bước 3: Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.
Lệ phí trích lục giấy hộ tịch
Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC quy định mức phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì lệ phí cấp trích lục khai sinh là 8.000 đồng/bản. Ngay tại thời điểm cấp lại trích giấy khai sinh, người có yêu cầu cần phải nộp khoản lệ phí này cho cơ quan cấp trích lục đó.
Có xin trích lục khai sinh trực tuyến được không?
Để làm trích lục khai sinh trực tuyến, các bạn cần truy cập ngay vào cổng thông tin dịch vụ công online. Tại đó bao gồm các loại dịch vụ công cấp thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn. Các bạn chỉ cần lựa cấp phường, xã, thị trấn. Tiếp theo chọn mục giấy khai sinh rồi nhấn vào mục Cấp bản sao trích lục khai sinh để thực hiện.
Hãy nhớ điền đầy đủ những thông tin theo yêu cầu trên Tờ khai cấp bản sao trích lục khai sinh có đính kèm tài liệu theo yêu cầu.
Sau khi bạn gửi yêu cầu hoàn tất, cổng thông tin sẽ gửi thông báo đăng ký thành công qua tin nhắn vào số điện thoại và email của bạn. Trong trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì bạn sẽ thấy thông báo về kết quả nhận trích lục giấy khai sinh. Cuối cùng, bạn chỉ cần tới Ủy ban nhân dân xã, phường là được lấy kết quả.
Mời bạn xem thêm
- Trình tự thủ tục làm giấy khai sinh cho con năm 2022
- Đổi tên trong giấy khai sinh có được không theo quy định 2022?
- Hồ sơ xin việc có cần giấy khai sinh không?
Thông tin liên hệ
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật sư X về; “Quy định về trích lục giấy khai sinh hiện nay?” Nếu quý khách có nhu cầu tìm hiểu về thủ tục làm giấy khai sinh cho con nuôi, mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh bị mất, tra cứu thông tin quy hoạch, giấy cam đoan đăng ký lại khai sinh, đổi tên trong giấy khai sinh, thay đổi họ tên cha trong giấy khai sinh; thay đổi họ tên cha, mẹ trong giấy khai sinh…của chúng tôi; mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận.
Liên hệ hotline: 0833.102.102.
Câu hỏi thường gặp
Trích lục giấy khai sinh được thực hiện bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền. Người làm thủ tục sẽ được nhận bản sao trích lục được cơ quan trích lục về việc sao từ bản chính hoặc trích lục khai sinh từ hệ thống dữ liệu xác nhận theo đúng quy định của pháp luật. Khi đó, nếu cần nhiều bản trích lục khai sinh thì người được cấp có thể làm thủ tục chứng thực thành nhiều bản ở văn phòng công chứng.
Trích lục đăng ký cải chính hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện cải chính hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Còn trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Chính vì vậy trích lục khai sinh và trích lại cải chính hộ tịch là khác nhau
Tại khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cơ quan đăng ký hộ tịch như sau:
“Điều 4. Giải thích từ ngữ
Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).”
Như vậy, để xin trích lục Giấy khai sinh, bạn có thế đến Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi bạn đang ở để làm thủ tục. Bởi vì, cá nhân muốn cấp bản sao trích lục hộ tịch sẽ “không phụ thuộc vào nơi cư trú”.
