Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử năm 2023

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn thể hiện qua hình thức điện tử hoặc do cơ quan thuế đặt in với mục đích chứng từ kế toán, ghi nhận thông tin trong giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Và việc đăng ký sử dụng hóa đơn điên tử đối với những đối tượng là doanh nghiệp mọi loại hình kinh doanh là bắt buộc căn cứ trong nghị định 123/2020/NĐ-CP. Vậy nên, bên cạnh việc chú ý đến những bước cơ bản khi thành lập thì các doanh nghiệp cũng cần chú ý đến việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật. Vậy Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Trong bài viết sau, LSX sẽ mang đến những thông tin liên quan đến vấn đề này.

Căn cứ pháp lý

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Các dạng thức hóa đơn

Hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền (có mã/không mã) có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Hóa đơn của cơ quan thuế đặt trong (hóa đơn giấy).

Các loại hóa đơn

• Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng loại hóa đơn giá trị gia tăng.
• Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng loại hóa đơn bán hàng.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử là Doanh nghiệp không thuộc đối tượng tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế áp dụng cho: tất cả các doanh nghiệp không thuộc đối tượng liên tục sử dụng hóa đơn đồng thời.
• Hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế áp dụng cho: Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải đường không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử (có mã) được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế áp dụng cho: Doanh nghiệp, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh thu thuế theo phương pháp khai báo có hoạt động cung cấp cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ tân dược; dịch vụ vui chơi) chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi động từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng, phát hành hóa đơn điện tử

Từ khi được chính thức triển khai trong khối doanh nghiệp năm 2011 đến nay, hóa đơn điện tử đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp. Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, đã và đang thực hiện giao dịch điện tử khai thuế với cơ quan Thuế.
• Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị phải chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Hồ sơ bao gồm:

• Mẫu hóa đơn điện tử
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế. Trước khi làm bộ hồ sơ, đơn vị nên liên hệ trực tiếp đến cán bộ Thuế quản lý để tìm hiểu xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử Doanh nghiệp phải thực hiện Đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Hồ sơ đăng ký điện tử lần đầu:

Doanh nghiệp gửi Tê khai điện tử Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thông qua Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.

Trong vòng 01 ngày làm việc cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT gửi NNT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Thay đổi ký tự đăng ký:

Trường hợp doanh nghiệp có bất kỳ sự thay đổi nào trên Tê khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT hoặc bổ sung Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp thực hiện gửi Tê khai điện tử Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐ ĐT (ô thay đổi chọn lựa).

Lưu ý: Doanh nghiệp được lựa chọn từ 02 Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử trở lên bằng cách đăng ký chữ ký số của các Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử tại “Mục 5. Danh sách chứng thư số sử dụng” trên Tê khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế ngay tại thời điểm doanh nghiệp gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

Trường hợp chuyển toàn bộ nội dung hóa đơn: Người bán sau khi thiết lập đầy đủ nội dung hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.
Trường hợp chuyển bảng tổng hợp dữ liệu: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực được quy định tại điểm a1 khoản 3 Điều 22 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (Bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, tải hàng không, chứng khoán, điện, nước) thì thời điểm chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế cùng với thời điểm gửi tên kê khai thuế GTGT.

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là ai?

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua;
• Tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Trách nhiệm của các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Trách nhiệm của các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 53 Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm:

• Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin, đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
• Trang bị đầy đủ phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật để bảo đảm thực hiện việc tra cứu, kết nối, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
• Thực hiện đăng ký để được cấp quyền truy cập, khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
• Quản lý, bảo mật thông tin tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử, số điện thoại nhận tin nhắn tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử do Tổng cục Thuế cấp.

-Đảm bảo việc xây dựng, triển khai, vận hành hệ thống tiếp nhận thông tin hóa đơn điện tử.

Mời bạn xem thêm bài viết

• Khai khống hóa đơn điện tử giúp người khác thì có bị ngừng sử dụng hóa đơn?
• Thay đổi số điện thoại trên hóa đơn điện tử như thế nào?
• Công văn hỏi thuế về hóa đơn điện tử soạn thảo như thế nào?

Thông tin liên hệ

Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề “Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Luật sư X với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý như đổi tên mẹ trong giấy khai sinh. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Thông tin chi tiết quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline: 0833102102

Câu hỏi thường gặp