Đến ủy ban nhân dân xã hay ủy ban nhân dân huyện thấy người dân hay yêu cầu các công chức ở bộ phận một cửa chứng thực chữ ký. Vậy,thủ tục cũng như trình được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu nhé!
Căn cứ pháp lý
Nội dung tư vấn
Khái quát về chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan; tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ; văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Chữ ký đó có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Thẩm quyền thực hiện
Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
- Phòng Tư pháp huyện; quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và Cơ quan đại diện ngoại giao; Cơ quan đại diện lãnh sự; Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài .
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ; văn bản; trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
Lưu ý: Việc chứng thực chữ ký sẽ không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu; trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ trừ trường hợp:
- Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
- Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định trên; có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
- Thời hạn chứng thực hợp đồng; giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc; kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực; có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Chứng thực đối với chữ ký trong giấy tờ, văn bản
Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký:
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ; văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký;
- Không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ; văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền; kích động chiến tranh; chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;
- Không chứng thực giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng; giao dịch, trừ các trường hợp Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao; không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản; quyền sử dụng bất động sản; trường hợp pháp luật có quy định khác.
Các trường hợp không được chứng thực
- Tại thời điểm chứng thực; người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân; Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật; đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh; chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng; giao dịch; liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản; quyền sử dụng bất động sản; trường hợp pháp luật có quy định khác.
Thủ tục chứng thực chữ ký
Bước 1: Nộp hồ sơ yêu cầu gồm:
- Bản chính; bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân; Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Bước 2: Kiểm tra, thụ lý
Đối với trường hợp chứng thực tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa; một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ; nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn; nhận thức và làm chủ được hành vi của mình thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Đối với các trường hợp còn lại người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực; nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định; tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực thì yêu cầu người yêu cầu ký trước mặt và thực hiện hoạt động chứng thực.
Việc chứng thực chữ ký được thực hiện như sau: Người có thẩm quyền sẽ:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan; tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối; nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Bước 3: Nhận kết quả và trả phí
Chứng thực chữ ký người dịch
Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng; trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.
Các giấy tờ, văn bản sau không được dịch để chứng thực:
- Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa; sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.
- Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan; tổ chức có thẩm quyền; không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định trái pháp luật; đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Giấy tờ, văn bản do cơ quan; tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch
Bước 1: Người dịch nộp hồ sơ yêu gồm:
Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.
Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
- Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên hoặc bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch; trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch;
- Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.
Bước 2: Kiểm tra, thụ lý, chứng thực
Trong trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch của người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp so với chữ ký mẫu thì người thực hiện chứng thực yêu cầu người dịch ký trước mặt.
Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp thì gười thực hiện chứng thực yêu cầu người này ký trước mặt; trường hợp chứng thực chữ ký người dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu người này ký trước mặt, kiểm tra giấy tờ và chuyển cho người có thẩm quyền.
Sau khi kiểm tra nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định và giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp không được dịch thì người thực hiện chứng thực sẽ:
- Ghi đầy đủ lời chứng của người dịch theo mẫu quy định;
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Bước 3: Nhận kết quả và trả phí
Mời bạn đọc xem thêm
Thông tin liên hệ
Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu tư vấn về các vấn đề liên quan của luật sư X, hãy liên hệ: 0833.102.102
Câu hỏi thường gặp
Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao; không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản; quyền sử dụng bất động sản.
Đến nay chữ ký số đã trở thành khái niệm phổ biến và quen thuộc với người sử dụng, tuy nhiên khái niệm dịch vụ chứng thực chữ ký số vẫn còn khá xa lạ và chưa được hiểu đúng.
Chứng thực chữ ký số: là một loại hình dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp cho thuê bao dễ xác thực việc thuê bao là người đã ký số trên thông điệp dữ liệu.
Tạo cặp khóa; hỗ trợ tạo cặp khóa bao gồm khóa công khai và khóa bí mật cho thuê bao;
Cấp, gia hạn, tạm dừng, phục hồi và thu hồi chứng thư số của thuê bao
Duy trì trực tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư số;
Cung cấp thông tin cần thiết để giúp chứng thực chữ ký số của thuê bao đã ký số trên thông điệp dữ liệu;
Những dịch vụ khác có liên quan theo quy định
