Chứng thực chữ ký là gì?

Đến ủy ban nhân dân xã hay ủy ban nhân dân huyện thấy người dân hay yêu cầu các công chức ở bộ phận một cửa chứng thực chữ ký. Vậy, chứng thực chữ ký là gì? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu nhé!

Căn cứ pháp lý

  • Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Nội dung tư vấn

1. Khái quát về chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký nói riêng và chứng thực nói chung được quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký sẽ thuộc về:

  • Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài  có thẩm quyền và trách nhiệm:
    • Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
    • Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
  • Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

Lưu ý: Việc chứng thực chữ ký sẽ không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ trừ trường hợp:

  • Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
  • Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định trên hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
  • Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

2. Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản

Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký

Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân và giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.

Các trường hợp không được chứng thực chữ ký

Người thực hiện chứng thực chữ ký không được thực hiện hoạt động chứng thực trong các trường hợp sau:

  • Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
  • Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
  • Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
  • Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thủ tục chứng thực chữ ký

Việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký

 Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

  • Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
  • Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

Bước 2: Kiểm tra, thụ lý, chứng thực chữ ký 

Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Đối với các trường hợp còn lại người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định; tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện hoạt động chứng thực chữ ký.

Việc chứng thực chữ ký được thực hiện như sau: Người có thẩm quyền chứng thực chữ ký sẽ:

  • Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
  • Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Bước 3: Nhận kết quả và trả phí

Thủ tục chứng thực chữ ký trên cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

  • Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
  • Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
  • Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
  • Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

3. Chứng thực chữ ký người dịch

Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch

Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người dịch trong bản dịch.

Các giấy tờ, văn bản sau không được dịch để chứng thực chữ ký:

  • Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
  • Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung. 
  • Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
  • Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
  • Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

4. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

Việc chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Người dịch nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch

Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.

Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

  • Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; 
  • Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên hoặc bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch; trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch;
  • Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.

Bước 2: Kiểm tra, thụ lý, chứng thực

Trong trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch của người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp so với chữ ký mẫu thì người thực hiện chứng thực yêu cầu người dịch ký trước mặt.

Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp thìgười thực hiện chứng thực yêu cầu người này ký trước mặt; trường hợp chứng thực chữ ký người dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu người này ký trước mặt, kiểm tra giấy tờ và chuyển cho người có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch.

Sau khi kiểm tra nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định và giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp không được dịch để chứng thực chữ ký thì người thực hiện chứng thực sẽ:

  • Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;
  • Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

  • Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồng thời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ, văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

Bước 3: Nhận kết quả và trả phí

       Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Hi vọng bài viết hữu ích đối với bạn!

Khuyến nghị

  1. LSX là thương hiệu hàng đầu về Luật sư hành chính tại Việt Nam.
  2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo.Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.