Ký nháy có gì khác với ký chính thức?

Căn cứ:

• Luật Điều ước quốc tế 2016;
• Thông tư số 04/2013/TT-BNV

Nội dung tư vấn:

1. Chữ ký nháy là gì?

Trong các văn bản pháp luật chưa có quy định cụ thể khái niệm “ký tắt”, “ký nháy” và cách sử dụng của mỗi loại chữ ký. Tuy nhiên, trong một phạm vi khác, ký tắt là hành vi được quy định tại khoản 7 điều 2 Luật Điều ước quốc tế 2016: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Ngoài ra, điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2016 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có quy định như sau:

Như vậy, bạn có thể hiểu chữ ký nháy (còn gọi là chữ ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Chữ ký nháy được xuất hiện ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Với các văn bản hành chính, chữ ký nháy có thể còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản. 

Chữ ký nháy với văn bản hành chính xác nhận người nào có trách nhiệm soạn thảo, rà soát nên văn bản đó. Chứ ký nháy đối với các bản Hợp đồng, bản thỏa thuận có vai trò ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai bên thương lượng trước khi ký chính thức tại cuối văn bản.

Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt, người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường nhưng chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.

2. Các loại chữ ký nháy:

• Loại thứ nhất: Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản.

Việc ký này sẽ được thực hiện đối với trường hợp nhiều trang văn bản và được thực hiện ở tất cả các văn bản và được ký vào phía dưới mỗi trang văn bản đó.  Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản. Do đó việc kí nháy vào từng văn bản vừa thể hiện được sự kiểm tra văn bản, tạo an tâm cho người ký chính, vừa tránh được rủi ro hậu quả pháp lý không đáng có.

• Loại thứ hai: Ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo để nhằm mục đích xác định chủ thể soạn thảo ra văn bản đó từ đó để xác định trách nhiệm khi có vấn đề gì xả ra đối văn bản họ soạn thảo, như không đúng về nội dung, thể thức của văn bản hay có khiếu nại về văn bản đó, từ đó dễ dàng giải trình giải quyết khiếu nại..

• Loại thứ ba: chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận:

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

3. Giá trị pháp lý của chữ ký nháy

Hiện nay, chữ ký nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một văn bản pháp luật. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.

Pháp luật cũng chưa có quy định rõ ràng cụ thể trường hợp nào được ký nháy, hình thức ký nháy là do cá nhân, tổ chức, đơn vị có nhu cầu cần phải thực hiện việc ký nháy trước để tránh trường hợp có sự sai sót, điều chỉnh mất thời gian nên tực hiện việc quy định về ký nháy trong văn bản, cũng như xác định trách nhiệm của chủ thể có thẩm quyền về nội dung của văn bản, hình thức trước khi ban hành.

4. Như thế nào là ký chính thức?

Ký chính thức: Được thực hiên sau khi người ký nháy đã thực hiện việc ký nháy vào văn bản và trình lên người có thẩm quyền xem xét để ký chính thức vào văn bản, để xác nhân toàn bộ nội dung của văn bản đã được trình lên, ký chính thức để ban hành văn bản đó, đưa văn bản để thi hành.

Ký chính thức được ký cuối văn bản và bên dòng ghi chức danh của người có thẩm quyền, việc ký chính thức có thể được đóng dấu đè lên chữ ký, tuy nhiên có một số văn bản không cần thiết phải đóng dấu thì không cần đóng dấu đè lên chữ ký.

Như vậy, có thể hiểu chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản và do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký. Chữ ký chính thức được ghi ở bên dưới chức danh của người ký. Chữ ký chính thức phải ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Trên đây là bài viết của Luật sư X về cách hiểu của chữ ký nháy, ký tắt và ký chính thức. Hi vọng bài viết có ích cho bạn và tự tin hơn khi ký , trình ký và xét duyệt văn bản.

1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ hành chính tại Việt Nam
2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay

Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của Luật Sư X, hãy liên hệ: 0833102102