Biên bản làm việc có cần đóng dấu không?

Khi trao đổi để giải quyết công việc với những đối tác, khách hàng hay cơ quan nhà nước làm việc với công dân thì cần phải lập biên bản làm việc. Vậy biên bản làm việc có cần đóng dấu hay không? Hãy tham khảo bài viết của Luật sư X.

Căn cứ pháp lý:

  • Thông tư 07/2019/TT-BCA;
  • Nghị định 30/2020/NĐ-CP;
  • Luật doanh nghiệp 2014;

Nội dung tư vấn

Đối với mỗi cuộc trao đổi thông tin, giải quyết công việc thì đều nên lập biên bản. Biên bản làm việc được thể hiện dưới hình thức văn bản là cách để ghi nhận nội dung buổi làm việc đó, làm căn cứ giải quyết hoặc khiếu kiện trong tương lai. Trên thực tế chúng ta sẽ phải tham gia trong nhiều giao dịch, ví dụ như:

  • Biên bản họp hội đồng quản trị công ty;
  • Biên bản xác minh làm rõ của công an;
  • Biên bản hòa giải tranh chấp đất đai;

Theo thông lệ Việt Nam cũng như luật định thì con dấu công ty, cơ quan tổ chức thể hiện tư cách, sự xác thực của đơn vị đó trong giao dịch. Khi đóng dấu là thể hiện và tăng gấp nhiều lần sự tin tưởng và hợp pháp của giao dịch này. Đối với mỗi đối tượng thì biên bản lại có những đặc thù khác nhau, vì vậy cần phải phân tích những tình huống cụ thể để trả lời câu hỏi “biên bản làm việc có cần đóng dấu hay không?”.

Tham khảo bài viết: Mất biên bản vi phạm giao thông xử lý thế nào?

1. Biên bản họp công ty có cần đóng dấu không?

Trước đây tại Luật doanh nghiệp 2005 và những văn bản hướng dẫn thì con dấu của một công ty được quản lý rất chặt chẽ, thậm chí việc in hay khắc con dấu thuộc thẩm quyền và giao cho cơ quan công an. Tuy nhiên khi xã hội ngày càng phát triển, sự cởi mở hơn trong tư duy làm luật được thể hiện trong Luật doanh nghiệp 2014 thì cách thức quản lý, sử dụng con dấu là do doanh nghiệp quyết định được ghi nhận trong điều lệ công ty. Thậm chí những văn bản thay đổi đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp được nộp tới sở kế hoạch & đầu tư cũng chỉ cần người đại diện ký thay vì ký và đóng dấu mới được coi là hợp lệ.

Vì vậy, doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu công ty tùy ý thích miễn là được thỏa thuận trong điều lệ công ty. Sẽ có những công ty thống nhất việc sử dụng con dấu trong mọi giao dịch nhưng cũng có những công ty sẽ khống chế và chỉ dùng trong những trường hợp nhất định. Suy cho cùng thì biên bản họp công ty có hoặc không đóng dấu, việc đó hợp pháp hay không tùy vào nội quy sử dụng con dấu của từng doanh nghiệp.

2. Biên bản làm việc với cơ quan nhà nước có cần đóng dấu không?

Biên bản làm việc với công an là một trong những loại biên bản mà nhiều công dân quan tâm. Khi phải làm việc với cơ quan nhà nước thì chắc hẳn quý vị đang cần giải quyết những vấn đề liên quan đến quyền và lợi ích hoặc nghĩa vụ của mình. Theo quy định thì trong mọi trao đổi, triệu tập thì đều cần có sự thể hiện bằng văn bản vì trong tương lai nếu quy trình bị sai thì các bên liên quan sẽ có căn cứ để khiếu nại, tố cáo, khởi kiện …

Vậy biên bản làm việc với cơ quan nhà nước cần phải đóng dấu hay không?

Khác với doanh nghiệp hay đơn vị tư nhân, cơ quan nhà nước là một đơn vị hành chính chịu sự quản lý những luật chuyên ngành như: “Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư hay thông tư 07/2019/TT-BCA về mẫu văn bản xử lý hành chính ….”.

Cụ thể việc quản lý mẫu dấu được quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP:

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Về thể thức văn bản được quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

Điều 8. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Ngoài ra, Bộ công an cũng ghi nhận và cung cấp những biểu mẫu làm việc phù hợp với mọi đối tượng và công việc. Trong đó thì mỗi biểu mẫu đều có phần ký, đóng dấu của những bên có liên quan. Vì vậy con dấu rất quan trọng trong cách văn bản giấy tờ.

Hi vọng bài viết sẽ có X

Từ khóa: , ,