Khi nào gọi là công chứng, khi nào gọi là chứng thực giấy tờ, tài liệu. Hai khái niệm công chứng và chứng thực có đồng nhất với nhau như chúng ta vẫn nghĩ. Chúng giống và khác nhau như thế nào, làm sao để sử dụng đúng thuật ngữ với tính chất của nó. Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Căn cứ pháp lý
- Luật Công chứng năm 2014;
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
- Các văn bản pháp luật có liên quan khác.
Nội dung tư vấn
1. Công chứng là gì?
Khái niệm công chứng được giải thích tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 như sau:
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Như vậy bản chất của hoạt động công chứng chính là để xác nhận tính xác thực, hợp pháp của văn bản, hợp đồng.
Theo đó, hoạt động của công chứng vừa mang tính công quyền vừa mang tính chất dịch vụ công. Tính công quyền thể hiện ở chỗ công chứng viên của phòng công chứng hay của các văn phòng công chứng đều do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để dịch thuật công chứng các hợp đồng giao dịch giữa các tổ chức, công dân theo qui định của pháp luật. Khi tác nghiệp, công chứng viên nhân danh nhà nước thực thi công việc. Hoạt động công chứng còn mang tính chất dịch vụ công tức là thực hiện một loại dịch vụ của Nhà nước nhưng được Nhà nước giao cho tổ chức hành nghề công chứng đảm nhiệm, đó là công chứng các hợp đồng giao dịch mà các tổ chức và cá nhân yêu cầu.
2. Chứng thực là gì?
Thông thường khi nhắc đến chứng thực chúng ta thấy các tài liệu được chứng thực sẽ ghi chứng thực bản sao đúng với bản chính. Theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Điều 2. Giải thích từ ngữ
2. Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
3. Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
4. Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Trong đó, bản chính được hiểu là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Theo đó cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định pháp luật bao gồm các cơ quan cụ thể sau:
-
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng;
-
UBND xã, phường, thị trấn: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân;
-
Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự
-
Phòng công chứng, Văn phòng công chứng: Công chứng viên.
Như vậy chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Chứng thực cũng nằm trong nhóm chứng nhận tính xác thực của văn bản, hợp đồng. Vì vậy mọi người hay bị nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, thậm chí cho rằng công chứng và chứng thực là đồng nhất với nhau. Tuy nhiên cách hiểu này là hoàn toàn sai lầm. Công chứng và chứng thực mặc dù có điểm giống nhau nhưng chúng vẫn có điểm khác biệt.
3. Những điểm giống và khác nhau giữa công chứng và chứng thực
Những điểm giống nhau
- Công chứng hợp đồng, giao dịch hay chứng thực hợp đồng, giao dịch đều là sự chứng nhận, hay xác nhận tính có thực của một hợp đồng, giao dịch nào đó.
- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đều có năng lực hành vi dân sự và các bên đã tự nguyện tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch.
Những điểm khác nhau giữa công chứng và chứng thực hợp đồng
Bên cạnh những điểm giống nhau thì giữa công chứng và chứng thực có những điểm phân biệt rõ ràng cụ thể sau:
Thứ nhất, về tính chất:
- Hoạt động chứng thực là hoạt động hành chính tư pháp: Hoạt động chứng thực gắn chặt với vai trò của cơ quan hành chính nhà nước. Quan hệ xã hội trong hoạt động chứng thực là quan hệ mang tính chất hành chính nhà nước.
- Hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp: công chứng là hoạt động gắn liền với bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức khi tham gia các hợp đồng, giao dịch; đồng thời hỗ trợ, bổ sung cho các hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động tư pháp nên được xếp vào hoạt động bổ trợ tư pháp.
Thứ hai, về cơ quan thực hiện:
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã
- Công chứng hợp đồng, giao dịch: Tổ chức hành nghề công chứng có thể thực hiện (Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng).
Thứ ba, về người có trách nhiệm thực hiện:
- Chứng thực: Phòng Tư pháp (Trưởng phòng, phó phòng); UBND cấp xã (Chủ tịch, phó chủ tịch).
- Công chứng: công chứng viên
Thứ tư, trách nhiệm của người thực hiện công chứng, chứng thực:
-
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Không chịu trách nhiệm về nội dụng của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (trừ trường hợp người thực hiện chứng thực biết rõ ràng là hợp đồng, giao dịch đó trái pháp luật).
-
Công chứng viên phải chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch được công chứng (chịu trách nhiệm về mặt nội dung); về toàn bộ hợp đồng, giao dịch được công chứng và họ phải chịu trách nhiệm cá nhân cả đời về việc mà họ đã công chứng.
Thứ năm, về giá trị pháp lý:
-
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
-
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Thứ sáu, về thủ tục thực hiện:
- Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch có các bước như sau:
- Bước 1: Xuất trình hồ sơ hợp lệ. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 một bộ hồ sơ trong đó có dự thảo hợp đồng, giao dịch cần chứng thực;
- Bước 2: Kiểm tra hồ sơ. Người thực hiện chứng thực tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người yêu cầu chứng thực, nếu hợp lệ thì thực hiện chứng thực;
- Bước 3: Thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt mình, ghi lời chứng, ký tên đóng dấu;
- Bước 4: Trả kết quả chứng thực, thu lệ phí chứng thực
- Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch được quy định tại Điều 40, 41 của Luật Công chứng. Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch có hai loại: hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng tự soạn thảo và hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo. Cụ thể thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch có các bước như sau:
- Bước 1: Người yêu cầu công chứng lập một bộ hồ sơ, trong đó có dự thảo hợp đồng, giao dịch cần chứng thực;
- Bước 2: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;
- Bước 3: Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch;
- Bước 4: Trả kết quả chứng thực, thu phí công chứng.
Thứ bảy, về thời gian thực hiện:
-
Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc
-
Thời hạn chứng thực: Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
Thứ tám, về lệ phí:
-
Chứng thực: Có 3 loại lệ phí: lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch; lệ phí chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch và lệ phí chứng thực việc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch được chứng thực
-
Theo quy định của thì phí công chứng được thu theo trên cơ sở giá trị tài sản, giá trị khoản vay hoặc giá trị của hợp đồng. Bên cạnh phí công chứng, người yêu cầu công chứng còn phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng.
Ví dụ: A và B đi công chứng hợp đồng mua bán. Công chứng viên phải kiểm tra giấy tờ: nhân thân của A, B; giấy tờ về tài sản. Từ đó soạn ra hợp đồng mua bán đưa cho A và B ký trước mặt mình. Cuối cùng chứng nhận vào trong hợp đồng mua bán. Như vậy, công chứng viên phải đảm bảo tính pháp lý của giao dịch, đảm bảo nội dung hợp đồng mua bán, đảm bảo việc giao dịch thực hiện trước sự chứng kiến của mình.
Tương tự, A và B ra chứng thực hợp đồng mua bán. Thì hợp đồng mua bán A và B phải soạn nội dung. Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ nhân thân của A,B và làm chứng cho việc A và B đã ký vào hợp đồng mua bán, thời gian và địa điểm giao dịch. Họ không chịu trách nhiệm về mặt nội dung giao dịch.
Như vậy hoạt động công chứng và chứng thực là hai hoạt động hoàn toàn khác nhau, pháp luật không quy định việc công chứng hay chứng thực có giá trị pháp lý cao hơn. Tuy nhiên có thể thấy việc công chứng ràng buộc trách nhiệm cao hơn chứng thực. Do vậy từ những sự khác nhau như trên thì mỗi chúng ta cần lưu ý xem mình công chứng hay chứng thực hợp đồng, tài liệu đế tránh mất thời gian. Tránh bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh.
Hy vọng bài viết hữu ích với bạn đọc!
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư tranh tụng tại Việt Nam.
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.
