Trong thời đại công nghệ phát triển, việc áp dụng các tiến bộ kỹ thuật trong hoạt động kinh doanh giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc. Chữ ký số ra đời và trở thành thiết bị không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Vậy chữ ký số là gì? Thủ tục đăng ký chữ ký số như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc của bạn về chữ ký số.
Căn cứ:
- Luật giao dịch điện tử 2005
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP
Nội dung tư vấn
1. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số hay còn gọi là chữ ký điện tử được quy định tại khoản 6 điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau:
Điều 3:
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Như vậy, chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.
Mỗi chữ ký sử dụng đều có một cặp khóa bao gồm:
- Khóa Công khai: để thẩm định Chữ ký số, xác thực người dùng của Chữ ký số.
- Khóa Bảo mật dùng để tạo Chữ ký số.
2. Lợi ích của chữ ký số
Hiện nay, các doanh nghiệp coi Chữ ký số như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, đảm bảo an toàn trong thương mại điện tử. Chữ ký số có thể sử dụng trong các giao dịch thư điện tử, các e-mail, để mua bán hàng trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như với các tài khoản Visa, Master.
Ngoài ra, Chữ ký số cũng có thể dùng để khai thuế qua mạng , khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian đi in các tờ khai, đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng để nộp tờ khai này. Chữ ký số giúp cho các đối tác có thể ký hợp đồng làm ăn hoàn toàn trực tuyến không cần ngồi trực tiếp với nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua e-mail.
Sử dụng chữ ký số, doanh có thể đạt được nhiều lợi ích như:
- Việc ứng dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính. Hoạt động giao dịch điện tử cũng được đẩy mạnh. Không mất thời gian đi lại, chờ đợi.
- Không phải in ấn các hồ sơ.
- Việc ký kết các văn bản ký điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào.
- Việc chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý… diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.
3. Sử dụng chữ ký số như thế nào?
- Chữ ký số thường đi kèm theo những thông tin dưới dạng Word, Excel, PDF, XML,…mục đích chủ yếu là để xác nhận chủ sở hữu của dữ liệu đó.
- Để sử dụng chữ ký số cần phải đăng ký chứng thư số và tạo khoá bí mật lưu vào trong PKI Token với các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Khi đó, việc sử dụng khá đơn giản, người ký chỉ cần cắm Token vào cổng USB, nhập mã PIN bảo vệ Token và nhắp chuột vào lệnh ký số trong chương trình ứng dụng.
- Chữ ký số không giống như chữ ký bình thường ở chỗ mỗi lần ký, người sử dụng sẽ dùng khoá bí mật để tạo chữ ký và mỗi lần ký sẽ là một chữ ký khác nhau. Dựa vào các công cụ phần mềm được cung cấp, các đối tác có thể kiểm tra chứng thư để xác định chữ ký. Cách kiểm tra so sánh tính đồng nhất của khoá công khai trên các chữ ký của người gửi với khoá công khai của Trung tâm Chứng thực chữ ký số quốc gia thuộc Bộ Thông tin- Truyền thông.
4. Thủ tục đăng ký chữ ký số
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ giấy tờ bao gồm:
- Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động;
- Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
- Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại nhà cung cấp dịch vụ Chữ ký số được Nhà nước cấp phép như VINA – CA, FPT, Viettel, VNPT, Bkav, Nacencomn…. Mức lệ phí và thời gian giải quyết sẽ phụ thuộc vào gói dịch vụ bạn lựa chọn.
Hy vọng bài viết trên hữu ích.
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư cho doanh nghiệp tại Việt Nam
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay 0833102102
