Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều thành lập văn phòng đại diện nhằm bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp, vì văn phòng đại diện có nhiệm vụ là đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trình tự thủ tục và hồ sơ cần thành lập văn phòng đại diện một số người vẫn chưa biết, do đó mời bạn đọc tham khảo qua bài viết về thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại quận Cầu Giấy dưới đây của Luật sư X.

Căn cứ pháp lý

Luật doanh nghiệp 2014;

Văn bản hợp nhất 902/VBHN-BKHĐT năm 2019 hợp nhất Nghị định về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành;

Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành;

Nội dung tư vấn

1. Những vấn đề pháp lý về văn phòng đại diện tại quận Cầu Giấy được quan tâm nhất:

a. Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ theo Luật doanh nghiệp 2014 được ban hành từ ngày 01/01/0215 thì văn phòng đại diện được hiểu như sau:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, công ty mẹ, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật”. Như vậy Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của Văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của Doanh nghiệp đã mở Văn phòng đại diện đó sẽ đóng dấu doanh nghiệp.

b. Doanh nghiệp được phép thành lập văn phòng đại diện khi có đủ các điều kiện sau:

Điều kiện về địa chỉ văn phòng đại diện

Theo quy định của Điều 35 Luật doanh nghiệp: Trụ sở chính, địa chỉ văn phòng đại diện của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp; phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Trường hợp địa chỉ doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chi nhánh chưa có số nhà, doanh nghiệp liên hệ Ủy ban nhân dân Quận/Huyện để được cấp số nhà trước khi đăng ký doanh nghiệp. Phòng Đăng ký kinh doanh không xem xét giải quyết các trường hợp địa chỉ trụ sở chưa đầy đủ theo quy định của Điều 35 Luật doanh nghiệp.

Ví dụ:  Địa chỉ: F1508B, tầng 15, tòa nhà Charmvit Tower, số 117 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy

Điều kiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện về tên văn phòng đại diện

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

Điều kiện về hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• Thông báo lập văn phòng đại diện
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau: 

1 – Là thương nhân được pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ (quốc gia) nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;

2 – Đã hoạt động ít nhất 1 năm, kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở quốc gia của thương nhân;

3 – Văn phòng đại diện chỉ được đặt trụ sở tại địa điểm được phép sử dụng làm văn phòng của thương nhân nước ngoài theo quy định của pháp luật (về quy hoạch, về điều kiện an ninh, trật tự và về các điều kiện khác);

4 – Một địa điểm chỉ được đặt trụ sở của một Văn phòng đại diện;

5 – Diện tích của địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện phải phù hợp với quy mô hoạt động, số lượng người lao động của Văn phòng đại diện nhưng không nhỏ hơn 16m2.

c. Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?

Khoản 2, Điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 ngày 26/11/2014 quy định về văn phòng đại điện của doanh nghiệp, như sau:

“Điều 45. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

…2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”.

Điểm 1, Thông tư số 42/2003/TT-BTC ngày 7/5/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn bổ sung, sửa đổi Thông tư số 96/2002/TT-BTC ngày 24/10/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 75/2002/NĐ-CP ngày 30/8/2002 của Chính phủ về việc điều chỉnh mức thuế môn bài như sau:

Các tổ chức kinh tế bao gồm:

• Các Doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn, Doanh nghiệp tư nhân, Doanh nghiệp hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, tổ chức và cá nhân nước ngoài kinh doanh tại Việt nam không theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, các tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức, đơn vị sự nghiệp khác và tổ chức kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập khác;
• Các htx, Liên hiệp Hợp tác xã và các Quỹ tín dụng nhân dân
• Các cơ sở kinh doanh là chi nhánh, cửa hàng, cửa hiệu… hạch toán phụ thuộc hoặc báo sổ được cấp giấy chứng nhận có đăng ký nộp thuế, và được cấp mã số thuế (loại 13 số)”.

Căn cứ các quy định, hướng dẫn nêu trên, trường hợp Văn phòng đại diện của Công ty  có các hoạt động của văn phòng đại diện và xúc tiến thương mại, không hoạt động kinh doanh, không tiến hành thu, chi tiền thì không phải nộp thuế môn bài. Ngược lại nếu trong trường hợp, Văn phòng đại diện của Công ty có hoạt đông kinh doanh, hoặc thay mặt Công ty mẹ thực hiện các nghiệp vụ thanh toán công nợ từ hoạt động kinh doanh của Công ty mẹ thì phải nộp thuế môn bài theo quy định của pháp luật.

d. Văn phòng đại diện có mã số thuế không?

Theo văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế về việc cấp mã số thuế cho chi nhánh văn phòng đại diện (khi doanh nghiệp mở Chi nhánh, VPĐD. Theo đó, mã số thuế 13 số của CN, VPĐD phải được kích hoạt trước khi có thông báo hoạt động.

Tổng cục Thuế đã hướng dẫn quy trình đăng ký thuế đối với mã số thuế 13 số theo Thông tư 95/2016/TT-BTC đối với văn phòng đại diện:

Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện kê khai thông tin văn phòng đại diện vào bảng kê của doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế 10 số.

Bước 2: Sau đó cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp trực tiếp đặt trụ sở nhập thông tin của văn phòng địa diện vào hệ thống đăng ký thuế để tạo mã 13 số theo danh sách mà doanh nghiệp kê khai và ban hành thông báo lập VPDD, (mẫu 07/MST) gửi cho doanh nghiệp biết và thực hiện thủ tục đăng ký thuế cho, VPĐD của doanh nghiệp tại địa phương nơi VPĐD đóng trụ sở.

Bước 3:  Doanh nghiệp lập hồ sơ đăng ký hoạt động của VPĐD của doanh nghiệp gửi đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh,thành phố nơi VPĐD của doanh nghiệp đóng trụ sở (để được kích hoạt và sử dụng đối với mã số thuế đã được cơ quan thuế thông báo

Vậy  qua những dẫn chứng cụ thể nêu trên thì chúng ta đã giải quyết được câu hỏi là văn phòng đại diện cũng có mã số thuế như là công ty mẹ

e. Văn phòng đại diện có con dấu không?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng, theo đó, Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động

2. Tại sao nên thành lập văn phòng đại tại quận Cầu Giấy? 

a. Vị trí địa lý rất thuận lợi

Quận Cầu Giấy nằm trong khu vực địa lý đắc địa, là nơi giao nhau của nhiều tuyến đường lớn, với rất nhiều các khu cao ốc, văn phòng, và các địa điểm công cộng. Tại đây thuận tiện hơn trong việc giao dịch của bạn. Chính vì vậy, quận Cầu Giấy là nơi có thể tận dụng tối đa tất cả các dịch vụ mà không cần phải di chuyển quá xa, không tốn nhiều thời gian.

b. Mạng lưới giao thông rất thuận tiện

• Quận Cầu Giấy nằm trong khu vực có nhiều trục đường lớn: Phạm Văn Đồng, Cầu Giấy, Hồ Tùng Mậu, Khuất Duy Tiến – Phạm Hùng, đường vành đai 3, Xuân Thủy,…

• Tập trung nhiều nhà hàng, khách sạn, cơ quan Chính phủ, bệnh viện, trường học lớn: Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương, Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Báo chí và Tuyên truyền, Bộ Nội vụ, Thanh tra Chính Phủ,…

• Bao gồm khu tổ hợp các tòa nhà cao ốc văn phòng hiện đại: Sannam, FPT, Việt Á Tower, Lotus Building, Zodiac, FLC Tower…

• Tập trung nhiều địa chỉ giao dịch của các ngân hàng lớn như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, Agribank,…

• Tập trung nhiều chợ, siêu thị, trung tâm mua sắm: Chợ Mỹ Đình, Metro, Media Mart, VinMart,…

• Tập trung các địa điểm quan trọng như bến xe Mỹ Đình, Trung tâm hội nghị Quốc Gia, công viên Cầu Giấy, Bưu điện Cầu Giấy, Sân bay Quốc tế Nội Bài,…

• Dễ dàng di chuyển bằng các phương tiện công cộng như bus, taxi, grab, uber và các loại phương tiện khác.

Nói chung, quận Cầu Giấy có khá nhiều ưu điểm để bạn có thể quyết định thành lập văn phòng đại diện tại đây

3. Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại quận Cầu Giấy:

Để thành lập văn phòng đại diện, bạn thực hiện thủ tục theo đầy đủ các bước như sau:

Bước 1: Soạn hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, bao gồm các hồ sơ đã nói trên:

• Thông báo lập văn phòng đại diện
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện dự kiến đặt trụ sở.

Trường hợp lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Theo đó, căn cứ tại Điều 13 Văn bản hợp nhất 902/VBHN-BKHĐT có quy định về cơ quan đăng kí kinh doanh như sau: 

1. Cơ quan đăng ký kinh doanh được tổ chức ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh) và ở quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện), bao gồm:

a) Ở cấp tỉnh: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (sau đây gọi chung là Phòng Đăng ký kinh doanh).

Phòng Đăng ký kinh doanh có thể tổ chức các điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Phòng Đăng ký kinh doanh tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn cấp tỉnh.

Như vậy, đối với cá nhân muốn thành lập văn phòng đại diện tại quận Cầu Giấy thì cơ quan tiếp nhận và xử lý là Phòng Đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch đầu tư Hà Nội: Tầng 3, toà nhà B10A, Khu đô thị Nam Trung Yên, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội

Thời gian giải quyết là 3 ngày làm việc, kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Nhận kết quả.

Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ và không được giải quyết thì Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do cho người nộp hồ sơ.

Sau khi thành lập văn phòng đại diện thì bạn sẽ cần phải làm thêm một thủ tục, đó là thông báo mẫu dấu của văn phòng đại diện.
Hy vọng thông qua bài viết này, Quý khách có thể hiểu rõ hơn về thủ tục thành lập văn phòng đại diện để áp dụng khi cần thiết.

Qua trên có thể thấy việc thành lập văn phòng đại diện khá phức tạp, để tránh mất thời gian và công sức của bạn thì bạn có thể ủy quyền cho công ty luật sư X để giúp bạn làm việc này một cách nhanh chóng

Mong bài viêt hữu ích cho bạn đọc!

Khuyến nghị 

1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ doanh nghiệp tại Việt Nam.
2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hotline: 0833.102.102