Để sử dụng các giấy tờ trên, họ cần thực hiện thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự. Tuy nhiên, nhiều người còn băn khoăn gặp phải những khó khăn trong việc chuẩn bị cũng như thủ tục. Vậy, hợp pháp hóa lãnh sự là gì và các loại giấy tờ nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự? Bài viết này sẽ cung cấp một số thông tin liên quan đến vấn đề pháp lý trên.
Chào Luật sư, hiện nay con tôi đi du học nên cơ quan nhà nước cần một số giấy tờ và hợp pháp hoá chúng. Tôi chưa hiểu lắm, tại sao giấy tờ của cơ quan nhà nước có dấu đỏ đàng hoàng mà phải thực hiện thêm thủ tục. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục thực hiện như thế nào? Mong luật sư giải đáp giùm.
Căn cứ pháp lý
- Luật Cơ quan đại diện của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài năm 2009;
- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP;
- Thông tư số 01/2012/TT-BNG.
Nội dung tư vấn
Ngày nay, người nước ngoài sinh sống, làm việc ở Việt Nam ngày càng phổ biến và ngược lại. Tuy nhiên, cũng có nhiều vấn đề phát sinh liên quan đến giấy tờ tuỳ thân; hoặc bằng cấp. Có thể kể đến một số giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn…
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP; thì hợp pháp hoá lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài; để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Ví dụ như một người Hàn Quốc kết hôn với một người Việt Nam tại Hàn Quốc giấy chứng nhận đăng kí kết hôn của họ được cơ quan có thẩm quyền tại Hàn Quốc cấp; sau đó cả hai về Việt Nam sinh sống. Như vậy, hai người phải đến cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận giấy kết hôn đã được cấp tại Hàn Quốc; đây gọi là hợp pháp hoá lãnh sự giấy chứng nhận đăng ký kết hôn. Tuy nhiên, việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên các loại giấy tờ, tài liệu; không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Hợp pháp hoá lãnh sự có phải chứng nhận lãnh sự?
Đặc biệt, cần phân biệt hợp pháp hoá lãnh sự với chứng nhận lãnh sự. Cũng trong Nghị định số 111/2011/NĐ-CP; chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Như vậy, hợp pháp hoá lãnh sự và chứng nhận lãnh sự đều được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Nhưng giấy tờ; tài liệu trong thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự là các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam. Đồng thời; sau khi chứng nhận lãnh sự xong thì các giấy tờ trên không sử dụng tại Việt Nam; mà để được công nhận và sử dụng tại nước ngoài.
Tại sao cần phải hợp pháp hóa lãnh sự?
Sở dĩ đặt ra yêu cần hợp pháp hóa lãnh sự vì: việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của bạn sẽ giúp văn bản nước ngoài có giá trị về mặt pháp lý; sử dụng được tại Việt Nam.
Thủ tục này giúp bảo vệ quyền lợi cho người nước ngoài ở Việt Nam. Đồng thời các cơ quan Nhà Nước cũng dễ dàng hơn khi quản lý người nước ngoài. Như vậy:
Để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam; các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự; trừ trường hợp các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Có thể bạn thích: Lãnh sự quán khác gì đại sứ quán?
Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại điều 10; nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Các loại giấy tờ được miễn thực hiện thủ tục hơp pháp hóa lãnh sự là gì?
Hầu hết các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài đều phải thực hiện thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự. Tuy nhiên; không phải tất cả các giấy tờ; tài liệu của người nước ngoài để sử dụng được tại Việt Nam đều cần hợp pháp hoá lãnh sự. Pháp luật đã quy định một số trường hợp được miễn thực hiện thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP như sau:
Điều 9. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự
1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự; hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp; hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự; hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam; hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Các quốc gia và các loại giấy tờ được miễn HPHLS tại Việt Nam
Có thể kể đến một số quốc gia và các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hoá lãnh sự tại Việt Nam như:
- Cộng hòa An-giê-ri Dân chủ và Nhân dân đối với các giấy tờ; tài liệu dùng trong mục đích tương trợ tư pháp về hình sự; các giấy tờ dân sự, thương mại có chữ ký và con dấu chính thức của cơ quan có thẩm quyền cấp;
- Cộng hòa Ba Lan đối với các loại giấy tờ lao động; dân sự, gia đình, hình sự được cơ quan có thẩm quyền lập, chứng thực; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Cộng hòa Bun-ga-ri đối với các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Cộng hòa Bê-la-rút đối với các loại giấy tờ dân sự (thương mại), gia đình, lao động, hình sự; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Vương quốc Cam-pu-chia đối với giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh; giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài; khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới;
- Cộng hòa Ca-dắc-xtan đối với bản án, quyết định của Tòa án; hoặc trích lục bản án, quyết định của Tòa án; hoặc các tài liệu cần thiết khác có liên quan đến hộ tịch của công dân Bên ký kết;
- Cộng hòa Cu-ba đối với các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự, lao động; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Trung Quốc (Đài Loan) đối với các loại giấy tờ dân sự, thương mại; hôn nhân, gia đình và lao động (Điều 1.2) có chữ ký và con dấu chính thức của cơ quan có thẩm quyền cấp;
- Vương quốc Đan Mạch đối với giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi;
- Vương quốc Hà Lan đối với giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đã được chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam;
- Cộng hòa Hung-ga-ri đối với các giấy tờ công do cơ quan của một Bên ký kết ban hành; hoặc giấy tờ tư có công chứng/chứng thực như chứng nhận đăng ký, chữ ký hoặc nhận dạng; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Cộng hòa I-rắc đối với các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Cộng hòa I-ta-li-a đối với giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi;
- CHDCND Lào đối với các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự; giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn; nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới;
- Mông Cổ đối với các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Liên bang Nga (*) đối với các loại giấy tờ do cơ quan tư pháp lập; hoặc chứng thực (gồm cả bản dịch, trích lục đã được chứng thực); các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Nhật Bản đối với các loại giấy tờ hộ tịch; giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi;
- Cộng hòa Pháp đối với bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự; các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con; giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Ru-ma-ni đối với các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Cộng hòa Séc đối với các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Vương quốc Tây Ban Nha đối với các giấy tờ, tài liệu về hình sự;
- Liên bang Thụy Sỹ đối với giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi;
- Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa (**) đối với các loại giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình và lao động) và hình sự; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự; giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn; nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới;
- U-crai-na đối với các giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình, lao động) và hình sự; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Cộng hòa Xlô-va-ki-a đối với các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự; các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự;
- Cộng hòa In-đô-nê-xi-a đối với các tài liệu, hồ sơ dùng trong mục đích TTTP về hình sự; trừ trường hợp đặc biệt khi Bên được yêu cầu đề nghị rằng các hồ sơ hoặc tài liệu phải được chứng thực.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Để biết được chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là gì, chúng ta cùng tìm hiểu các bước sau:
Bước 1
Chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
– 1 tờ khai theo mẫu quy định sẵn của pháp luật Việt Nam ban hành về hợp pháp hóa lãnh sự; theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
– Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hạn dùng của người nộp bản photo không cần chứng thực (lưu ý: xuất trình bản gốc nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền)
– Giấy tờ, tài liệu được đề nghị HPHLS(đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự ;hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận con dấu, chữ ký).
– 1 Bản photo giấy tờ, tài liệu được đề nghị được HPHLS không cần công chứng. Đối với các giấy tờ như đăng ký kết hôn, học bạ, bằng cấp, chứng nhận ly hôn,… khi đi nộp hồ sơ cần mang theo bản chính để đối chiếu.
– 1 Bản dịch giấy tờ, tài liệu được đề nghị hợp pháo hóa lãnh sự sang tiếng Việt (trường hợp giấy tờ, tại liệu trên được lập ra không bằng thứ tiếng trên)
Bước 2
Đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ nộp trức tiếp hoặc nộp gián tiếp qua đường bưu điện trực tuyến (nếu có)
Bước 3
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định; thì cấp phiếu biên nhận đối với nộp trực tiếp trong vòng 1 ngày; đối với tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự có 11 bản trở lên thời gian giải quyết là 2 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ không đầy đủ thì sẽ hướng dẫn người nộp hoàn thiện, bổ sung hồ sơ.
Hi vọng rằng, bài viết “Hợp pháp hóa lãnh sự là gì” sẽ có ích với bạn. Hãy liên hệ ngay với Luật Sư X để được tư vấn và hỗ trợ về dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự qua liên hệ 0833 102 102
Câu hỏi thường gặp
Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh.
Việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Trường hợp phát hiện giấy tờ, tài liệu được cấp sai thẩm quyền , cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thu giữ giấy tờ, tài liệu đó và thông báo cho các cơ quan chức năng liên quan để xử lý.
Hiện nay, Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Ngoài ra, Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
Liên hệ hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự
Trên đây là tư vấn của Luật sư X về hợp pháp hóa lãnh sự . Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ của luật sư X hãy liên hệ 0936128102.
