Trong kinh doanh, các doanh nghiệp luôn hướng tới mục tiêu phát triển và mở rộng kinh doanh, thậm chí là bao phủ và thống lĩnh thị trường. Để thực hiện mục tiêu đó, các doanh nghiệp thường thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, tiêu biểu trong số các phương pháp thường xuyên được áp dụng nhất đó là việc thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp tại các địa phương khác, các vùng khác trên toàn quốc hoặc tại nước ngoài để quảng bá hình ảnh và sản phẩm của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tiếp cận và nghiên cứu những thị trường mới phục vụ cho việc triển khai hoạt động kinh doanh của công ty. Quận Ba Định là một quận trung tâm của thủ đô Hà Nội và là nơi có hoạt động kinh doanh diễn ra rất sôi động. Nơi đây hứa hẹn sẽ là thị trường tiềm năng của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ- du lịch khi trên địa bàn quận Ba Đình có rất nhiều địa điểm vui chơi được giới trẻ ưa thích và những địa điểm khác như công viên, di tích lịch sử nổi tiếng. Thông qua bài viết dưới đây, Luật sư X sẽ chia sẻ về thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại địa bàn quận Ba Đình cho các doanh nghiệp có ý định “tấn công” thị trường nơi đây.
Căn cứ:
Luật doanh nghiệp 2014
Nghị định 78/2015/NĐ-CP
Thông tư 02/2019/TT-BTC
Nội dung tư vấn
1. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Thông thường, để mở rộng hoạt động kinh doanh, người ta sẽ thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Thành lập chi nhánh nhằm tiến hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Còn thành lập văn phòng đại diện nhằm mục đích chăm sóc khách hàng, thay mặt doanh nghiệp giải đáp thắc mắc, hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất. Nếu nhu cầu của bạn giống với chức năng của văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện chính là một lựa chọn tiềm năng dành cho ban.
Văn phòng đại diện có nhiệm vụ xúc tiến xây dựng các dự án, chương trình hợp tác kinh tế, khoa học, kĩ thuật, công nghệ được thực hiện tại địa điểm đó. Quan tâm và giám sát việc thực hiện những hợp đồng kinh tế, thương mại, khoa học – kĩ thuật đã được kí kết giữa công ty và đối tác tại địa phương.
Văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh, làm dịch vụ và thu tiền tại Việt Nam dưới mọi hình thức. Trưởng Văn phòng đại diện và nhân viên làm việc trong Văn phòng đại diện không được kí kết hợp đồng kinh tế, thương mại với các doanh nghiệp Việt Nam nếu không có giấy tờ hợp pháp của công ty chủ quản hoặc giám đốc điều hành của tổ chức kinh tế.
Do bản chất văn phòng đại diện không có chức năng kinh Doanh, không được phát sinh doanh thu cũng như ký kết hợp đồng với khách hàng mà chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ. Vì vậy, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được.
Tổng hợp lại, văn phòng đại diện có các đặc điểm sau:
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động với doanh nghiệp với chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch, và thực hiện các công tác hành chính khác.
- Văn phòng đại diện không có bất kì tư cách pháp nhân nào, đây chỉ là nơi đại diện hợp pháp của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.
- Văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác nhằm mục đích phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình. Nhưng Văn phòng đại diện có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác khi có sự ủy quyền của doanh nghiệp.
2. Chuẩn bị bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục mở văn phòng đại diện sẽ phải bắt đầu từ việc chuẩn bị hồ sơ. Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ có sự khác biệt. Hò sơ thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ bao gồm các loại:
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tư nhân
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 1 TV
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 2 TV trở lên
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Chi tiết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện như sau:
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với doanh nghiệp tư nhân
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty TNHH 1 thành viên
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Chủ sở hữu công ty
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty TNHH 2 thành viên
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty cổ phần
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị
- Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Lưu ý: Do hiện nay thành phố Hà Nội quán triệt việc các thủ tục liên quan tới đăng ký doanh nghiệp phải thực hiện thông qua hình thức nộp hồ sơ qua mang. Phòng đăng ký kinh doanh thành phố hiện nay từ chối nhận mọi hồ sơ liên quan đến đăng ký kinh doanh nộp trực tiếp mà chưa thực hiện việc nộp qua mạng. Do vậy, các hồ sơ liên quan phải được lập và lưu trữ dưới dạng flie PDF.
3. Thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện qua mạng
Bước 1: Tạo hồ sơ, nhập thông tin
Trước tiên cần truy cập website của bộ kế hoạch đầu tư ( https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn) thực hiện việc đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh trên đó. Để đăng ký tài khoản anh/chị click vào Đăng ký. Việc đăng ký tài khoản tương đối dễ dàng, sau khi có check email và kích hoạt tài khoản là anh/chị đã sở hữu một tài khoản của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp rồi đó.
Sau đó vào mục Đăng ký doanh nghiệp/ Nộp hồ sơ sử dụng đăng ký kinh doanh:
Chọn Tiếp theo/ Thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc.
Chọn Tiếp theo/ click vào Văn phòng đại diện
Nhập Mã số doanh nghiệp/ Tìm kiếm: Ở đây, tôi lấy ví dụ về một doanh nghiệp là công ty cổ phần có trụ sở tại Tp. Hồ Chí Minh và đang thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại điện trên địa bàn quận Ba Đình
Click Tiếp theo/ Chọn các Chọn giấy tờ nộp qua mạng điện tử:
.
Xác nhận đủ giấy tờ hồ sơ nộp/ bắt đầu
Trong mục Khối dữ liệu hiển thị ô Địa chỉ/ Click vào ô địa chỉ và nhập các thông tin tương ứng về địa chỉ chinh nhánh/ Lưu:
Click vào Ngành nghề kinh doanh/ Sao chép toàn bộ từ doanh nghiệp mẹ/Chọn ngành nghề chính/ Lưu:
Tiếp theo click vào Tên doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc/ Nhập tên Văn phòng đại diện/ Lưu:
Click vào Người đứng đầu đơn vị trực thuộc. Anh/chị điền chính xác các thông tin sau đó click / Lưu:
Click vào Thông tin về thuế/ Điền các thông tin/ Lưu.
Tiếp theo làm cho các mục Người liên hệ/ Người ký/ Người quản lý khác tương tự.
Bước 2: Scan và tải tài liệu đính kèm
Chọn các file hồ sơ dưới dạng file PDF đã chuẩn bị sẵn tương ứng bước 1 đã chọn và xác nhận.
Vào thông báo thành lập văn phòng đại diện/ chọn các file tương ứng bước 1 đã chọn và xác nhận.
Bước 3: Ký/ xác thực hồ sơ
Click vào Người ký/ Nhập mail của người ký số công cộng để tìm kiếm:
Sau đó Trở lại/ vào kiểm tra thông tin, xem các nội dung đã cập nhật chính xác chưa.
Vào Chuẩn bị/ nhập mã xác nhận và xác nhận.
Bước 4: Thanh toán
Vào thanh toán/ Xác nhận đơn hàng/ Đi đến thanh toán điện tử/ Click vào Tôi đồng ý với điều kiện và điều khoản sử dụng:
Vì như đã nêu, hiện nay thủ tục thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp được thực hiện online tại thành phố Hà Nội sẽ được miễn 100% lệ phí đăng ký. Do vậy sẽ không phải thanh toán bất cứ khoản tiền nào ở bước này mà chỉ là thủ tục mà thôi.
Bước 5: Sửa đổi, bổ sung
Nếu trường hợp hồ sơ của anh/chị nộp chưa đầy đủ, hợp lệ và cần bổ sung thì Phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo vào email được đăng ký ở mục thông tin liên lạc. Anh/chị thường xuyên kiểm tra để bổ sung nếu nhận được thông báo yêu cầu
Bước 6: Nhận kết quả
Kết quả sẽ được gửi qua mail đã khai báo ở các bước trên. Sau đó vào Công thông tin điện tử để kiểm tra lại.Hy vọng bài viết có ích đối với quý độc giả
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay
