Với vị thế là một quận trung tâm của thành phố Hà Nội, quận Đống Đa luôn tiên phong đi đầu trong các kế hoạch phát triển kinh tế, thu hút lớn vốn đầu tư kinh doanh. Đi cùng với sự phát triển lơn mạnh của các Tập đoàn, Công ty thì nhu cầu thành lập Văn phòng đại diện cho các chủ thể này ngày một tăng cao. Qua bài viết kỳ này, Luật sư X xin tư vấn về việc thành lập văn phòng đại diện tại khu vực này với các nội dung chính sau, mời các bạn cùng tham khảo.

Căn cứ pháp lý

• Luật doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Bộ luật Dân sự 2015

Nội dung tư vấn

1. Văn phòng đại diện là gì? Điều kiện thành lập văn phòng đại diện?

a) Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 thì chi nhánh được hiểu như sau: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân; có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân; việc thành lập, chấm dứt chi nhánh, của pháp nhân phải được đăng ký theo quy định của pháp luật và công bố công khai. 

Còn theo Luật doanh nghiệp 2014 thì tại khoản 2 Điều 45 quy định:

“ Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

b) Điều kiện về tên của văn phòng đại diện?

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu; phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”; phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”; phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh và được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh phát hành.

2. So sánh văn phòng đại diện với chi nhánh và địa điêm kinh doanh

3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại quận Đống Đa

a) Cơ quan có thẩm quyền đăng kí thành lập văn phòng đại diện công ty

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP thì khi đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Nội dung thông báo gồm:

a) Mã số doanh nghiệp;

b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

c) Tên chi nhánh, văn phòng đại diện dự định thành lập;

d) Địa chỉ trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện;

đ) Nội dung, phạm vi hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;

e) Thông tin đăng ký thuế;

g) Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;

h) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Như vậy trong trường hợp công ty muốn thành lập văn phòng đại diện tại quận Đống Đa, Hà Nội thì công ty phải nộp hồ sơ đến Phòng đăng kí kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội trụ sở đặt tại Tòa B10A Khu đô thị Nam Trung Yên, Phường Mễ Trì, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.

Lưu ý: thời gian tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội là sáng từ 8h-11h30 (từ thứ 2 tới thứ 7) và chiều từ 13h30- 17h (từ thứ 2 tới thứ 6). Và các tuyến đường để tới Phòng đăng ký kinh doanh tại khu Nam Trung Yên thường xảy ra tắc đường trên các đoạn đường Trung Kính, Nguyễn Chánh. Khi đi nộp hồ sơ nên tránh di chuyển vào giờ cao điểm trên những tuyến đường đó.

b) Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty

–  Bước 1: Nộp hồ sơ

Công ty có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện, chuẩn bị các tài liệu sau và nộp tới Phòng đăng ký kinh doanh, gồm có:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện

• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện

• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân như thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.

• Bản sao có chứng thực của Giấy chứng nhận đăng kí thành lập doanh nghiệp

• Văn bản ủy quyền (nếu có)

–  Bước 2: 

Khi nhận được hồ sơ, trong thời hạn 03 ngày làm việc Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, nếu hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số chi nhánh và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Lưu ý: trong trường hợp, công ty lập văn phòng đại diện khác nơi công ty đặt trụ sở chính, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt văn phòng đại diện.

Ví dụ, công ty có trụ sở chính tại TP.HCM nhưng đặt văn phòng đại diện tại quận Đống Đa-Hà Nội thì Phòng Đăng ký kinh doanh TP.Hà Nội phải gửi thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh TP.HCM với nội dung như trên.

Hiện nay, ngoài cách nộp hò sơ trực tiếp như trên thì công ty có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện có thể nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 37, 38 Nghị định 78/2015/NĐ-CP với trình tự khái quát như sau: 

• Kê khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (các hồ sơ như nộp trực tiếp nhưng dưới dạng file mềm)

• Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người đại diện theo pháp luật sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

• Đợi kết quả và mang theo bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn quy định để đối chiếu.

Trên đây là quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện của tại quận Đống Đa, Hà Nội. Hi vọng bài viết đã mang đến những thông tin bổ ích cho mọi người.

Khuyến nghị

1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư tư vấn doanh nghiệp tại Việt Nam.
2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.